Ngày nay, hầu hết tài liệu được gửi dưới dạng kỹ thuật số và chúng thường được gửi dưới dạng PDF. PDF là một trong những định dạng tệp được sử dụng rộng rãi nhất là có lý do. Tài liệu PDF có thể được xem và in trên bất kỳ thiết bị nào, không phụ thuộc vào hệ điều hành hay phần mềm. Quy trình lưu hầu như mọi tài liệu thành PDF trên Mac của bạn rất đơn giản. Nhưng bạn không cần chỉ tin vào lời chúng tôi. Hãy tự mình thử. Cách tạo PDF trên Mac như sau!
Cách tạo PDF từ một tài liệu có sẵn trên Mac
Giả sử bạn có một tài liệu muốn chia sẻ dưới dạng tệp PDF. Tất cả những gì bạn cần làm là chuyển đổi tài liệu hiện có sang định dạng PDF. OS X giúp việc này trở nên rất dễ dàng.
Mở tài liệu bạn muốn lưu trong ứng dụng gốc của nó. Việc tạo PDF được thực hiện thông qua hộp thoại in. Để mở hộp thoại này:
- Chọn "File > Print", hoặc dùng phím tắt Command + P.
- Ở góc bên trái của hộp thoại In, bạn sẽ thấy "PDF" menu.
- Nhấp nút PDF hoặc nhấp mũi tên xuống để mở menu bật lên PDF.
Nhấp vào menu này để truy cập các tùy chọn khác có sẵn.
Có một số tùy chọn để chọn, nhưng vì bạn muốn tạo PDF nên bạn cần nhấp vào "Save as PDF". Các tùy chọn khác cho phép bạn, ví dụ, lưu PDF vào iCloud Drive hoặc tạo email và gửi qua Mail App.
Sau khi chọn "Save as PDF", hãy chọn tên và vị trí lưu tệp PDF. Nhập thông tin bạn muốn trong các trường Title, Author, Subject và Keywords. Sau này, bạn có thể tìm kiếm trong nội dung các trường đó bằng Spotlight.
Nếu bạn muốn bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu, hãy nhấp vào "Security Options…". Giờ đây bạn có thể yêu cầu mật khẩu để mở tài liệu. Ngoài ra, bạn còn có thể thêm các lớp bảo mật khác, bao gồm mật khẩu để sao chép văn bản, hình ảnh và nội dung khác từ tài liệu, hoặc mật khẩu để in tài liệu.
Cách tạo PDF từ hình ảnh và tài liệu trong Preview
Chúng tôi đã giải thích cách lưu một tài liệu thành PDF từ tài liệu có sẵn. Nhưng nếu bạn muốn gộp nhiều tài liệu và/hoặc hình ảnh vào một tệp PDF thì sao? Để combine PDFs on Mac, bạn sẽ phải dùng Preview.
Lưu ý: Bạn không thể chỉnh sửa tài liệu mới được chuyển đổi trong Preview. Bạn chỉ có thể gộp các tệp hiện có. Trước khi mở tài liệu trong Preview, hãy chắc chắn rằng bạn đã hài lòng với nội dung và mọi thứ đã được viết chính xác.
Cách gộp các tệp PDF trên Mac
- Trong Preview app, hãy mở các tệp PDF bạn muốn gộp.
- Trong mỗi tệp PDF đang mở, chọn View > Thumbnails (để hiển thị hình thu nhỏ trang ở thanh bên).
- Để thêm toàn bộ một tệp PDF vào đầu hoặc cuối một tệp PDF khác, chỉ cần kéo hình thu nhỏ vào thanh bên của tài liệu đang mở. Bạn có thể thêm trang vào cuối tài liệu hoặc chèn giữa các trang trong tài liệu. Kéo các hình thu nhỏ để sắp xếp lại. Dùng Command-click để chọn các hình thu nhỏ không liền kề.
LƯU Ý: Mọi thay đổi bạn thực hiện với tài liệu trong Preview đều được lưu tự động. Nếu muốn giữ các tệp PDF gốc, hãy chọn File > Duplicate để tạo một bản sao của mỗi PDF trước khi gộp chúng.
Để hình dung rõ hơn, hãy xem hình bên dưới. Hình đã thêm được hiển thị ở thanh bên là Trang 2.
Khi đã sắp xếp và tổ chức xong, hãy lưu tệp PDF mới. Press Command + S trên bàn phím hoặc nhấp File > Save trên thanh menu.
Xuất PDF từ menu Tệp
Có một cách khác. Nếu bạn vào File > Export trong thanh menu của ứng dụng đang dùng, bạn cũng có thể lưu tài liệu dưới dạng PDF. Trong các tùy chọn có Export to, Export as và trong trường hợp của Preview là Export as PDF. Khi bạn nhấp "Export", bạn có thể chọn định dạng trước khi lưu tệp mới.
Tạo PDF với Quick Actions
Một cách khác là dùng menu Quick Actions của Finder. Cách chuyển đổi hình ảnh sang PDF bằng Quick Actions như sau:
- Mở Finder và tìm hình ảnh bạn muốn chuyển đổi.
- Control-click vào tệp.
- Chọn Quick Actions > Create PDF.
- Đặt tên cho tài liệu mới.
Finder sẽ tự động tạo PDF tại vị trí của tệp gốc. Nếu thiếu một số Quick Actions, hãy vào System Preferences > Extensions và chỉnh sửa menu. Chọn Finder trong menu bên và chọn các mục phù hợp.
Chuyển đổi tài liệu của bạn sang PDF trực tuyến
Bạn muốn chuyển đổi tài liệu của mình trực tuyến? Bạn có thể dễ dàng thực hiện bằng cách sử dụng phần mềm PDF trực tuyến như PDF2Go.
Thực hiện theo các bước đơn giản sau:
- Mở website pdf2go.com trong Safari hoặc bất kỳ trình duyệt nào bạn dùng.
- Chọn công cụ Convert to PDF để chuyển đổi mọi loại tài liệu, sách điện tử, bảng tính, bản trình bày hoặc hình ảnh sang PDF.
- Tải lên hình ảnh hoặc tài liệu của bạn.
- Chọn "Use OCR" nếu bạn muốn trích xuất văn bản từ hình ảnh.
- Nhấp "Start".
- Tải PDF xuống.
Kết luận
Như bạn thấy, việc lưu tài liệu dưới dạng PDF rất đơn giản khi dùng Mac. Nếu bạn muốn thêm các PDF khác vào tệp hiện có và gộp chúng thành một PDF mới, phương pháp được trình bày ở trên rất hữu ích trong những trường hợp này. Việc chuyển đổi và merging documents online cũng là một giải pháp tiện lợi khác. Hãy thử và tạo PDF trên Mac của bạn ngay hôm nay!
