Ý tưởng về một văn phòng không giấy tờ đã xuất hiện từ hàng thập kỷ trước. Mặc dù đã có các công nghệ giúp giảm việc sử dụng giấy và những lợi ích đạt được khi làm việc không giấy tờ, có vẻ tiến trình này vẫn chưa diễn ra đủ nhanh. Tài liệu số như PDF có sẵn dễ dàng trên mọi thiết bị. Tuy nhiên, việc sử dụng giấy vẫn còn rất phổ biến.
Lợi ích của mọi công ty là tối ưu hóa hoạt động để tiết kiệm thời gian, nguồn lực tài chính và nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp. Nhiều công ty đã đưa mô hình không giấy tờ lên một tầm cao mới và chứng minh rằng cách làm việc này có nhiều ưu điểm.
Chuyển đổi sang văn phòng không giấy tờ không phức tạp như bạn nghĩ. Dưới đây là lý do vì sao chuyển sang văn phòng không giấy tờ là một cách cực kỳ hiệu quả để tối ưu hóa doanh nghiệp và cải thiện đáng kể các quy trình.
Số hóa là cốt lõi của văn phòng không giấy tờ
Lý do số hóa hệ thống và quy trình của một công ty có thể rất khác nhau, nhưng điểm chung là cần phải nghĩ đến hoạt động kinh doanh của ngày mai. Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin giúp công việc hàng ngày của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn và mang lại nhiều khoản tiết kiệm. Đầu tư vào số hóa doanh nghiệp chính là đầu tư vào sự tồn tại và năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Một công ty có tính cạnh tranh khi dòng chảy thông tin giữa các bên tham gia diễn ra nhanh và hiệu quả. Số hóa hoạt động kinh doanh giúp nâng cao hiệu suất, tạo cơ hội đổi mới, thay đổi thói quen làm việc hàng ngày và đơn giản hóa việc sử dụng nhiều hệ thống trong công ty.
6 lý do để doanh nghiệp chuyển sang mô hình không giấy tờ
-
Bảo mật
Việc lựa chọn lưu trữ tài liệu ở dạng giấy yêu cầu đầu tư vào tủ khóa và kho lưu trữ. Cần phải áp dụng các quy định hủy tài liệu để đảm bảo tính bảo mật. Ngay cả khi đó, không thể đảm bảo hoàn toàn rằng tài liệu sẽ luôn an toàn và giữ được tính bảo mật.
Các quy trình dựa trên giấy tiềm ẩn rủi ro bảo mật nghiêm trọng. Không có bản sao lưu kỹ thuật số, doanh nghiệp dễ bị tấn công dữ liệu, mất mát, trộm cắp hoặc hư hỏng do thiên tai. Nguy cơ mất thông tin có thể tác động tiêu cực đến tính liên tục trong hoạt động kinh doanh.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp đảm bảo tính bảo mật bằng cách sử dụng các giao thức bảo mật công nghệ cao. Đây là cách hiệu quả để tránh các rủi ro có thể đe dọa quy trình kinh doanh.
-
Cải thiện quy trình kinh doanh
Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý doanh nghiệp, nhân viên có thể xem, phê duyệt và chuyển thông tin chỉ với một cú nhấp chuột. Điều này giúp tăng tốc các quy trình như mua sắm, phê duyệt hợp đồng, khoản vay, báo cáo chi phí, v.v.
Tương tự, nhân viên có thể cộng tác trong các dự án bằng cách cùng làm việc trên cùng một tài liệu cùng lúc. Công việc được hoàn thành sớm hơn và phản hồi được nhận ngay lập tức. So với quy trình số, quy trình dựa trên giấy tốn nhiều thời gian và ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất của công ty: chúng ngăn cản nhân sự tri thức thực hiện các công việc có giá trị cao hơn.
-
Dễ dàng truy cập tài liệu
Khi toàn bộ tài liệu đã được số hóa, có thể lựa chọn người dùng nào được phép xem và sử dụng, ai không. Nhiều người dùng có thể truy cập cùng một tài liệu theo thời gian thực. Tất cả đều xem cùng một phiên bản mới nhất. Mọi thao tác chỉnh sửa tài liệu đều được ghi lại trong nhật ký hoạt động, vì vậy luôn rõ ai đã làm gì. Một lợi thế lớn khác của mô hình kinh doanh số là sao lưu dữ liệu.
Ngoài ra, tài liệu số có thể truy cập từ mọi nơi: không còn cần phải có mặt tại văn phòng. Đồng thời, quy trình kinh doanh sẽ không bao giờ bị gián đoạn. Trong thời đại các giải pháp thông minh và xu hướng làm việc tại nhà ngày càng phổ biến, khả năng truy cập tài liệu là vô cùng quan trọng.
-
Hiệu quả chi phí
Các doanh nghiệp muốn cắt giảm chi phí nhưng vẫn duy trì lợi nhuận và hiệu quả đang chuyển sang mô hình văn phòng không giấy tờ. Tài liệu giấy tốn kém và ngày càng trở nên không cần thiết khi công nghệ không giấy tờ dần phổ biến và dễ sử dụng.
Bằng cách loại bỏ giấy, không còn cần bảo trì máy in, mua mực (và giấy), thuê nhân sự lưu trữ hồ sơ. Không cần mua hoặc thuê không gian lưu trữ. Diện tích trống ra khi bỏ bớt hồ sơ giấy khỏi kệ có thể dùng để mở rộng văn phòng hoặc đơn giản là tạo môi trường làm việc thoáng và thoải mái hơn.
-
Sự hài lòng của khách hàng
Khi tài liệu được số hóa, khách hàng không phải chờ đợi để nhận dữ liệu cần thiết. Chỉ với một cú nhấp chuột, nhân viên có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm thấy mọi thứ họ cần. Không còn phải tốn thời gian lục tìm trong kho lưu trữ.
Doanh nghiệp có thể duy trì trao đổi thông tin số với khách hàng và gửi cho họ thông tin cần thiết qua email. Sử dụng hóa đơn điện tử qua email để đẩy nhanh quá trình thanh toán. Ngoài việc là một phương thức giao tiếp nhanh và hiệu quả, email còn có thể được lưu như bất kỳ tài liệu nào khác, giúp việc tra cứu lịch sử dễ dàng hơn.
Nói về giao tiếp số, bạn cũng có thể dùng phần mềm hóa đơn điện tử để gửi cả hóa đơn và biên lai cho khách hàng. Việc này cũng giúp loại bỏ chi phí hủy tài liệu giấy trong doanh nghiệp.
-
Bảo vệ môi trường
Mỗi ngày, trên thế giới tiêu thụ một lượng lớn giấy cho hoạt động kinh doanh. Mức tiêu thụ cao không chỉ là chi phí lớn cho doanh nghiệp mà còn đáng lo ngại dưới góc độ môi trường.
Theo Statista: "Mức tiêu thụ toàn cầu của giấy và bìa đạt khoảng 399 triệu tấn vào năm 2020. Dự báo nhu cầu sẽ tăng đều trong thập kỷ tới, đạt khoảng 461 triệu tấn vào năm 2030."
Nhận thức về tác động của con người lên môi trường đang gia tăng từng ngày, và mọi bước tiến hướng đến phát triển bền vững hơn đều được ghi nhận và đánh giá cao. Bằng cách chuyển sang văn phòng số, bạn không chỉ tạo ra thay đổi tích cực cho môi trường mà còn đạt được những khoản tiết kiệm đáng kể.
Làm thế nào để dễ dàng duy trì quy trình làm việc mới không giấy tờ?
Sau khi triển khai thành công các quy trình kinh doanh số, phần lớn công việc của bạn đã được hoàn thành. Khi bạn chuyển sang văn phòng không giấy tờ và giảm tải lượng tài liệu của công ty, việc duy trì mô hình kinh doanh không giấy tờ trở nên khá đơn giản.
Để dễ dàng xử lý nhiều loại tệp, chỉnh sửa và chuyển đổi tài liệu đã số hóa, hãy cân nhắc sử dụng các giải pháp phần mềm dựa trên web.
PDF2Go, trình chuyển đổi PDF trực tuyến, cung cấp hơn 20 công cụ mạnh mẽ để: chuyển đổi tài liệu sang PDF, chỉnh sửa PDF bằng cách xoay trang, gộp tệp PDF, thêm hoặc xóa mật khẩu bảo vệ khỏi tệp PDF, cùng nhiều tính năng khác.
Sử dụng OCR, phần mềm nhận dạng ký tự quang học, biến đổi tài liệu PDF được quét thành các tệp có thể tìm kiếm theo nội dung văn bản. Các tệp PDF này sau đó có thể dễ dàng tích hợp vào các quy trình kinh doanh thông thường. Để lưu trữ và bảo quản lâu dài tài liệu số, việc chuyển đổi sang định dạng PDF/A là rất được khuyến nghị.
Với PDF2Go, không có tác vụ nào liên quan đến PDF mà bạn không thể xử lý! Nâng cao năng suất của bạn, dù làm việc tại văn phòng, tại nhà hay khi đang di chuyển.
