Die Idee eines papierlosen Büros gibt es nun schon seit Jahrzehnten. Obwohl Technologien verfügbar sind, um den Papierverbrauch zu reduzieren, und der Umstieg auf papierlose Prozesse viele Vorteile bietet, scheint der Fortschritt noch immer nicht schnell genug zu sein. Digitale Dokumente wie PDFs sind auf allen Geräten leicht zugänglich. Dennoch ist die Nutzung von Papier weiterhin weit verbreitet.
Im Interesse jedes Unternehmens liegt es, seine Aktivitäten zu optimieren, um Zeit und finanzielle Ressourcen zu sparen und gleichzeitig die Qualität der angebotenen Dienstleistungen zu steigern. Viele Unternehmen sind beim Thema papierlos einen Schritt weiter gegangen und haben bewiesen, dass diese Art der Geschäftsabwicklung in vielerlei Hinsicht vorteilhaft ist.
Der Umstieg auf ein papierloses Büro ist nicht so kompliziert, wie er vielleicht erscheint. Hier erfahren Sie, warum der Wechsel zu einem papierlosen Büro eine äußerst effiziente Möglichkeit ist, ein Unternehmen zu optimieren und seine Prozesse deutlich zu verbessern.
Die Digitalisierung steht im Mittelpunkt des papierlosen Büros
Die Gründe für die Digitalisierung der Systeme und Prozesse eines Unternehmens können sehr unterschiedlich sein, aber allen ist gemeinsam, dass es notwendig ist, an das Geschäft von morgen zu denken. Die rasante Entwicklung der Informationstechnologie erleichtert den Unternehmensalltag und ermöglicht große Einsparungen. In die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu investieren, bedeutet, in das Überleben und die Wettbewerbsfähigkeit am Markt zu investieren.
Ein Unternehmen ist wettbewerbsfähig, wenn der Informationsfluss zwischen den Beteiligten schnell und effizient ist. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen trägt zur Effizienz bei, schafft Möglichkeiten für Innovationen, verändert den Geschäftsalltag und vereinfacht die Nutzung vieler Systeme innerhalb des Unternehmens.
6 Gründe für Unternehmen, papierlos zu arbeiten
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Sicherheit
Die Entscheidung, Dokumente in Papierform aufzubewahren, erfordert Investitionen in verschließbare Schränke und Archive. Es ist notwendig, Regeln zur Vernichtung von Dokumenten anzuwenden, um ihre Vertraulichkeit zu gewährleisten. Selbst dann gibt es keine vollständige Garantie dafür, dass die Dokumente sicher und vertraulich bleiben.
Papierbasierte Prozesse bergen ernsthafte Sicherheitsrisiken. Ohne digitale Sicherung bleibt ein Unternehmen anfällig für Datenpannen, Verlust, Diebstahl oder Schäden durch höhere Gewalt. Das Risiko des Informationsverlusts kann sich negativ auf die Kontinuität der Geschäftstätigkeit auswirken.
Business-Management-Software gewährleistet Vertraulichkeit durch den Einsatz moderner Sicherheitsprotokolle. So lassen sich Risiken vermeiden, die Geschäftsprozesse gefährden könnten.
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Verbesserung von Geschäftsprozessen
Mit Hilfe von Business-Management-Software können Mitarbeitende Informationen mit einem Klick einsehen, freigeben und weiterleiten. Das beschleunigt Prozesse wie Beschaffung, Vertragsfreigaben, Kredite, Spesenabrechnungen usw.
Ebenso können Mitarbeitende gemeinsam an Projekten arbeiten, indem sie gleichzeitig an denselben Dokumenten arbeiten. Die Arbeit wird schneller erledigt und Feedback ist sofort möglich. Im Vergleich zu digitalen Prozessen sind papierbasierte Abläufe zeitaufwendig und wirken sich negativ auf die Produktivität des Unternehmens aus: Sie hindern Wissensarbeiter daran, produktivere Aufgaben zu übernehmen.
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Erleichterter Zugriff auf Dokumente
Sobald alle Unterlagen digitalisiert sind, lässt sich festlegen, welche Nutzer sie einsehen und verwenden dürfen und welche nicht. Mehrere Nutzer können in Echtzeit auf dasselbe Dokument zugreifen. Alle sehen stets dieselbe, aktuelle Version des Dokuments. Jede Bearbeitung wird im Aktivitätenprotokoll erfasst, sodass jederzeit klar ist, wer was gemacht hat. Ein weiterer großer Vorteil digitaler Geschäftsprozesse ist die Datensicherung.
Außerdem sind digitale Dokumente von überall aus zugänglich: Es ist nicht mehr nötig, physisch im Büro anwesend zu sein. Gleichzeitig werden Geschäftsprozesse nicht mehr unterbrochen. In Zeiten smarter Lösungen und der zunehmenden Beliebtheit von Homeoffice ist die Möglichkeit, auf Dokumente zuzugreifen, von entscheidender Bedeutung.
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Kosteneffizienz
Unternehmen, die Kosten senken und gleichzeitig profitabel und effizient bleiben möchten, setzen auf papierlose Büros. Papierdokumentation ist teuer und zunehmend überflüssig, da papierlose Technologien sich durchsetzen und einfach zu bedienen sind.
Durch die Abschaffung von Papier ist es nicht mehr notwendig, Drucker zu warten, Toner (und Papier) zu kaufen oder Mitarbeitende für die Archivverwaltung einzustellen. Es ist nicht nötig, Archivräume zu kaufen oder zu mieten. Der Platz, der durch das Entfernen physischer Ordner aus Regalen frei wird, kann zur Erweiterung des Büros genutzt werden oder schlicht zu einer komfortableren und weniger überfüllten Arbeitsumgebung beitragen.
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Kundenzufriedenheit
Mit digitalisierten Dokumenten müssen Kunden nicht mehr warten, um die benötigten Daten zu erhalten. Mit einem Klick können Mitarbeitende alles schnell und einfach finden. Es ist nicht mehr nötig, Zeit mit der Suche im Archiv zu verschwenden.
Die digitale Kommunikation mit Kunden lässt sich problemlos aufrechterhalten, und notwendige Informationen können per E-Mail versendet werden. Nutzen Sie E-Mail-Rechnungen, um den Zahlungsprozess zu beschleunigen. E-Mails sind nicht nur eine schnelle und effiziente Art der Kommunikation, sondern können wie jedes andere Dokument gespeichert werden, wodurch sich der Verlauf leichter durchsuchen lässt.
Apropos digitale Kommunikation: Sie können auch elektronische Abrechnungssoftware nutzen, um Kunden sowohl Rechnungen als auch Quittungen zuzustellen. Dadurch entfallen außerdem die Kosten für das Schreddern von Unterlagen.
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Umweltschutz
Weltweit werden täglich erhebliche Mengen an Geschäftspapier verbraucht. Ein hoher Verbrauch ist nicht nur ein großer Kostenfaktor für Unternehmen, sondern auch aus ökologischer Sicht bedenklich.
Laut Statista: "The global consumption of paper and board amounted to an estimated 399 million metric tons in 2020. It is expected that demand will increase steadily over the next decade, reaching approximately 461 million metric tons in 2030."
Das Bewusstsein für den menschlichen Einfluss auf die Umwelt wächst von Tag zu Tag, und jeder Schritt in Richtung größerer Nachhaltigkeit wird anerkannt und geschätzt. Durch den Umstieg auf ein digitales Büro leisten Sie nicht nur einen positiven Beitrag für die Umwelt, sondern erzielen auch erhebliche Einsparungen.
Wie lässt sich der neue papierlose Workflow einfach aufrechterhalten?
Nach der erfolgreichen Implementierung digitaler Geschäftsprozesse ist der größte Teil der Arbeit erledigt. Sobald Sie auf ein papierloses Büro umgestellt und die Dokumentenflut im Unternehmen reduziert haben, ist die Pflege papierloser Abläufe unkompliziert.
Um verschiedene Dateitypen einfach zu bearbeiten und digitalisierte Dokumente zu editieren und zu konvertieren, sollten Sie webbasierte Softwarelösungen in Betracht ziehen.
PDF2Go, ein Online-PDF-Konverter, bietet mehr als 20 leistungsstarke Tools für: die Konvertierung von Dokumenten in PDF, das Bearbeiten von PDFs durch Drehen von Seiten, das Zusammenführen von PDF-Dateien, das Hinzufügen oder Entfernen von Passwortschutz einer PDF-Datei und vieles mehr.
Verwendung von OCR, Optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition), transformiert gescannte PDF-Dokumente in durchsuchbare Textdokumente. Diese PDFs lassen sich anschließend problemlos in reguläre Geschäftsprozesse integrieren. Für die Archivierung und langfristige Aufbewahrung digitaler Dokumente wird die Konvertierung in ein PDF/A-Format dringend empfohlen.
Mit PDF2Go gibt es keine PDF-bezogene Aufgabe, die Sie nicht lösen können! Steigern Sie Ihre Produktivität, egal ob Sie im Büro, im Homeoffice oder unterwegs arbeiten.
