无纸化办公室的概念已经提出数十年了。尽管已经有各种技术可以减少纸张使用，并且无纸化也带来了许多好处，但无纸化的进展似乎仍不够快。包括PDF 文件在内的数字文档在各类设备上都可以轻松获取，但纸张的使用仍然非常普遍。
每家公司的共同目标，都是通过优化业务活动来节省时间和资金，并提升所提供服务的质量。许多公司已经将无纸化提升到了新水平，并证明这种业务方式在许多方面都更具优势。
转向无纸化办公室并没有看起来那么复杂。以下是将办公环境转变为无纸化，是优化业务并显著改进流程的一种高效方式的原因。
数字化是无纸化办公室的核心
企业系统和流程实现数字化的原因可能各不相同，但共同点在于：必须着眼于未来的业务发展。信息技术的快速发展简化了企业的日常运营，并带来了可观的成本节省。对业务数字化的投入，就是对企业未来生存和市场竞争力的投资。
当参与者之间的信息流转快速且高效时，公司才具备竞争力。业务数字化有助于提升效率，创造业务创新的机会，改变日常业务模式，并简化公司内部多个系统的使用。
企业迈向无纸化的 6 大理由
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安全性
选择以纸质形式保存文档，就需要投入资金用于加锁文件柜和档案室。同时必须制定销毁文件的规则，以确保其保密性。即便如此，也无法保证文件绝对安全和保密。
以纸质为基础的流程存在严重的安全风险。没有数字备份时，企业更容易遭遇数据泄露、丢失、盗窃或自然灾害造成的损坏。信息丢失的风险会对企业业务的连续性产生负面影响。
业务管理软件通过采用高技术安全协议来确保机密性，从而有效规避可能危及业务流程的风险。
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优化业务流程
借助业务管理软件，员工只需轻点一下就能查看、授权和传递信息。这大大加快了采购、合同审批、贷款、费用报表等流程。
同样，员工也可以同时在同一份文档上协作完成项目。工作可以更快完成，并能即时获得反馈。与数字流程相比，纸质流程耗时更长，对企业生产力产生负面影响，使知识型员工无法投入到更具价值的工作中。
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更便捷的文档访问
在所有文档完成数字化后，可以自由设置哪些用户有权查看和使用，哪些没有。多个用户可以实时访问同一份文档，所有用户看到的都是同一个最新版本。每一次编辑都会记录在活动日志中，因此可以随时清楚地追踪是谁做了什么。数字化业务的另一个重要优势是数据备份。
此外，数字文档可以在任何地方访问，不再需要员工必须在办公室内办公。与此同时，业务流程不会因此中断。在如今智能解决方案盛行、居家办公日益普及的时代，随时访问文档的能力尤为重要。
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成本效益
在希望降低成本、同时保持盈利能力和效率的企业中，无纸化办公已成为趋势。随着无纸化技术的普及和易用，纸质文档不仅成本高昂，而且越来越不必要。
通过取消纸张使用，无需再维护打印机、购买墨粉（和纸张）、雇人管理档案，也不必购买或租用档案存放空间。清理掉书架上的实体文件夹后，释放出的空间可以用于扩展办公区域，或只是让办公环境更舒适、更整洁。
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客户满意度
文档数字化后，客户无需再等待获取所需数据。员工只需点击一次，就能轻松快速地找到所需的一切，不必再浪费时间在档案中翻找。
企业可以通过数字方式与客户沟通，并以电子邮件向他们发送所需信息。使用电子邮件账单可以加快付款流程。电子邮件不仅是快速高效的沟通方式，也可以像其他文档一样保存，便于日后查询记录。
说到数字化沟通，你还可以使用电子账单软件，将发票和收据一并发送给客户。这一做法还可以减少企业在纸质文档粉碎处理上的开支。
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环境保护
世界各地每天都会消耗大量办公用纸。高消耗不仅给企业带来巨额成本，从环保角度来看也令人担忧。
根据 Statista 数据：“2020 年全球纸张和纸板消费量估计为 3.99 亿公吨。预计未来十年需求将稳步增长，到 2030 年将达到约 4.61 亿公吨。”
人类活动对环境影响的意识正在与日俱增，每一步迈向更高可持续性的行动都值得认可和重视。通过转向数字化办公，你不仅能为环境带来积极改变，还能实现显著的成本节省。
如何轻松维护新的无纸化工作流程？
在成功实施数字化业务流程后，你的主要工作基本已经完成。一旦转变为无纸化办公室并减少公司的文档负担，后续维护无纸化业务就会变得非常简单。
为了便捷地处理不同类型文件、编辑和转换数字化文档，建议使用基于网页的软件解决方案。
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