L'idée d'un bureau sans papier existe depuis des décennies. Malgré les technologies disponibles pour réduire l'utilisation du papier et les avantages du passage au numérique, les progrès semblent encore trop lents. Les documents numériques, comme les PDF, sont facilement accessibles sur tous les appareils. Pourtant, l'utilisation du papier reste très répandue.
Dans l'intérêt de chaque entreprise, il est essentiel d'optimiser ses activités pour gagner du temps, réduire les coûts et améliorer la qualité des services fournis. Beaucoup d'entreprises sont allées plus loin dans leur démarche sans papier et ont prouvé que cette façon de travailler est préférable à bien des égards.
Passer à un bureau sans papier n'est pas aussi compliqué qu'il n'y paraît. Voici pourquoi adopter un bureau sans papier est une façon très efficace d'optimiser une entreprise et d'améliorer considérablement ses processus.
La numérisation est au cœur du bureau sans papier
Les raisons de la numérisation des systèmes et processus d'une entreprise peuvent être très diverses, mais elles ont en commun la nécessité de penser à l'entreprise de demain. Le développement rapide des technologies de l'information facilite le quotidien des entreprises et leur permet de réaliser d'importantes économies. Investir dans la numérisation de l'activité, c'est investir dans la survie et la compétitivité sur le marché.
Une entreprise est compétitive lorsque le flux d'informations entre les acteurs est rapide et efficace. La numérisation de l'activité contribue à l'efficacité, crée des opportunités d'innovation, modifie la routine quotidienne et simplifie l'utilisation de nombreux systèmes au sein de l'entreprise.
6 raisons pour une entreprise de passer au sans papier
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Sécurité
Choisir de conserver la documentation sous forme papier implique d'investir dans des armoires fermant à clé et des archives. Il est nécessaire de mettre en place des règles de destruction des documents afin de garantir leur confidentialité. Même dans ce cas, il n'y a aucune garantie que les documents resteront totalement sûrs et confidentiels.
Les processus basés sur le papier présentent de sérieux risques de sécurité. Sans sauvegarde numérique, une entreprise reste vulnérable aux violations de données, à la perte, au vol ou aux dommages dus à des causes naturelles. Le risque de perte d'informations peut avoir un impact négatif sur la continuité de l'activité de l'entreprise.
Les logiciels de gestion d'entreprise garantissent la confidentialité grâce à des protocoles de sécurité de pointe. C'est un moyen d'éviter efficacement les risques qui pourraient compromettre les processus métier.
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Amélioration des processus métier
Avec l'aide de logiciels de gestion d'entreprise, les employés peuvent consulter, valider et transférer des informations en un clic. Cela accélère les processus d'approvisionnement, d'approbation de contrats, de prêts, de notes de frais, etc.
De même, les employés peuvent collaborer sur des projets en travaillant simultanément sur les mêmes documents. Le travail est terminé plus rapidement et les retours peuvent être obtenus immédiatement. Comparés aux processus numériques, les processus basés sur le papier prennent du temps et ont un impact négatif sur la productivité de l'entreprise : ils empêchent les profils qualifiés de se consacrer à des tâches plus productives.
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Accès facilité aux documents
Une fois toute la documentation numérisée, il est possible de définir quels utilisateurs sont autorisés à la consulter et à l'utiliser, et lesquels ne le sont pas. Plusieurs utilisateurs peuvent accéder au même document en temps réel. Tous voient la même version, la plus récente, du document. Chaque modification est enregistrée dans le journal d'activité, ce qui permet de savoir à tout moment qui a fait quoi. Un autre grand avantage du numérique est la sauvegarde des données.
De plus, les documents numériques sont accessibles de n'importe où : il n'est plus nécessaire d'être physiquement au bureau. Dans le même temps, le processus métier ne peut jamais être interrompu. À l'ère des solutions intelligentes et de la popularité croissante du télétravail, la possibilité d'accéder aux documents est extrêmement importante.
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Rentabilité
Les entreprises qui souhaitent réduire leurs coûts tout en restant rentables et efficaces se tournent vers des bureaux sans papier. La documentation papier est coûteuse et de plus en plus inutile à mesure que les technologies sans papier deviennent courantes et faciles à utiliser.
En supprimant le papier, il n'est plus nécessaire de maintenir des imprimantes, d'acheter des toners (et du papier) ou d'employer du personnel pour gérer les archives. Il n'est pas non plus nécessaire d'acheter ou de louer un espace d'archivage. L'espace libéré en retirant les classeurs des étagères peut être utilisé pour agrandir les bureaux ou simplement contribuer à un environnement de travail plus confortable et moins encombré.
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Satisfaction client
Avec des documents numérisés, les clients n'ont plus à attendre pour obtenir les données dont ils ont besoin. En un clic, les employés peuvent facilement et rapidement trouver tout ce qu'ils recherchent. Il n'est plus nécessaire de perdre du temps à fouiller dans les archives.
Il est possible de maintenir une communication numérique avec les clients et de leur envoyer les informations nécessaires par email. Utilisez une facture par email pour accélérer le processus de paiement. En plus d'être un moyen de communication rapide et efficace, les emails peuvent être enregistrés comme n'importe quel autre document, ce qui facilite la recherche dans l'historique.
En parlant de communication numérique, vous pouvez également utiliser un logiciel de facturation électronique pour envoyer factures et reçus aux clients. Cette action éliminera aussi les coûts de destruction des documents papier.
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Protection de l'environnement
Des quantités importantes de papier à usage professionnel sont consommées chaque jour dans le monde. Ce niveau élevé de consommation représente non seulement un coût important pour les entreprises, mais il est aussi préoccupant d'un point de vue environnemental.
Selon Statista : "La consommation mondiale de papier et de carton était estimée à 399 millions de tonnes métriques en 2020. On prévoit que la demande augmentera régulièrement au cours de la prochaine décennie pour atteindre environ 461 millions de tonnes métriques en 2030."
La prise de conscience de l'impact de l'homme sur l'environnement grandit de jour en jour, et chaque avancée vers une plus grande durabilité est saluée et appréciée. En passant à un bureau numérique, vous apporterez non seulement un changement positif pour l'environnement, mais vous réaliserez également des économies significatives.
Comment maintenir facilement le nouveau flux de travail sans papier ?
Après la mise en place réussie de processus numériques, l'essentiel du travail est fait. Une fois que vous avez adopté un bureau sans papier et réduit la surcharge de documents de l'entreprise, le maintien de cette organisation est simple.
Pour faciliter la manipulation de différents types de fichiers, l'édition et la conversion de documents numérisés, pensez à utiliser des solutions logicielles en ligne.
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Utiliser l'OCR, logiciel de reconnaissance optique de caractères, transformer des documents PDF scannés en documents dont le texte est interrogeable. Ces PDF peuvent ensuite être facilement intégrés aux processus métier habituels. Pour l'archivage et la conservation à long terme des documents numériques, il est fortement recommandé de les convertir au format PDF/A il est fortement recommandé.
Avec PDF2Go, il n'y a aucune tâche liée aux PDF que vous ne puissiez accomplir. Améliorez votre productivité, que vous travailliez au bureau, à la maison ou en déplacement.
