A ideia de um escritório sem papel existe há décadas. Apesar das tecnologias disponíveis para reduzir o uso de papel e dos benefícios de eliminar o papel, o progresso ainda parece lento demais. Documentos digitais, como PDFs, estão facilmente disponíveis em todos os dispositivos. Ainda assim, o uso de papel continua muito difundido.
É de interesse de toda empresa otimizar suas atividades para economizar tempo, recursos financeiros e melhorar a qualidade dos serviços prestados. Muitas empresas levaram o conceito de escritório sem papel a outro nível e provaram que essa forma de fazer negócios é preferível em muitos aspectos.
A migração para um escritório sem papel não é tão complicada quanto parece. Veja por que adotar um escritório sem papel é uma forma extremamente eficiente de otimizar o negócio e melhorar significativamente seus processos.
A digitalização está no centro do escritório sem papel
Os motivos para a digitalização dos sistemas e processos de uma empresa podem ser bastante diferentes, mas todos têm em comum o fato de que é necessário pensar no negócio de amanhã. O rápido desenvolvimento da tecnologia da informação facilita o dia a dia das empresas, possibilitando grandes economias. Investir na digitalização do negócio é investir na sobrevivência e na competitividade no mercado.
Uma empresa é competitiva quando o fluxo de informações entre os participantes é rápido e eficiente. A digitalização do negócio contribui para a eficiência, cria oportunidades de inovação, muda a rotina diária e simplifica o uso de muitos sistemas dentro da empresa.
6 motivos para a empresa adotar o escritório sem papel
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Segurança
Optar por manter a documentação em papel exige investimento em armários trancados e arquivos físicos. É necessário aplicar regras de destruição de documentos para garantir sua confidencialidade. Mesmo assim, não há garantia total de que os documentos permanecerão seguros e confidenciais.
Processos baseados em papel representam sérios riscos de segurança. Sem um backup digital, a empresa fica vulnerável a vazamentos de dados, perda, roubo ou danos causados por fatores naturais. O risco de perda de informações pode ter um impacto negativo na continuidade dos negócios da empresa.
Softwares de gestão empresarial garantem a confidencialidade usando protocolos de segurança avançados. Essa é uma forma de evitar com sucesso riscos que possam comprometer os processos de negócio.
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Melhoria de processos de negócio
Com a ajuda de softwares de gestão empresarial, os colaboradores podem visualizar, autorizar e transferir informações com um clique. Isso acelera os processos de compras, aprovação de contratos, empréstimos, relatórios de despesas etc.
Da mesma forma, os colaboradores podem trabalhar em conjunto em projetos, atuando nos mesmos documentos ao mesmo tempo. O trabalho é concluído mais rápido e o feedback pode ser obtido imediatamente. Em comparação com processos digitais, processos baseados em papel consomem tempo e impactam negativamente a produtividade da empresa: eles impedem que profissionais do conhecimento executem tarefas mais produtivas.
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Acesso facilitado aos documentos
Depois que toda a documentação é digitalizada, é possível escolher quais usuários podem visualizá-la e utilizá-la e quais não podem. Vários usuários podem acessar o mesmo documento em tempo real. Todos conseguem ver a mesma versão, sempre a mais recente. Toda edição do documento é registrada no log de atividades, para que fique claro em todos os momentos quem fez o quê. Outra grande vantagem do negócio digital é o backup de dados.
Além disso, documentos digitais são acessíveis de qualquer lugar: não é mais necessário estar fisicamente no escritório. Ao mesmo tempo, o processo de negócios nunca precisa ser interrompido. Na era das soluções inteligentes e da crescente popularidade do home office, a capacidade de acessar documentos é extremamente importante.
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Custo-benefício
Empresas que desejam reduzir custos e continuar lucrativas e eficientes estão adotando escritórios sem papel. Documentação em papel é cara e cada vez mais desnecessária, à medida que as tecnologias sem papel se tornam predominantes e fáceis de usar.
Ao eliminar o papel, não é mais necessário manter impressoras, comprar toners (e papel) ou contratar funcionários para armazenar arquivos físicos. Não há necessidade de comprar ou alugar espaço para arquivo. O espaço liberado com a remoção de pastas físicas das prateleiras pode ser usado para ampliar o escritório ou simplesmente contribuir para um ambiente de trabalho mais confortável e menos congestionado.
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Satisfação do cliente
Com os documentos digitalizados, os clientes não precisam esperar para obter os dados de que precisam. Com um clique, os colaboradores podem encontrar fácil e rapidamente tudo o que procuram. Não é necessário perder tempo procurando em arquivos físicos.
É possível manter uma comunicação digital com os clientes e enviar as informações necessárias por e-mail. Use uma fatura por e-mail para acelerar o processo de pagamento. Além de ser uma forma rápida e eficiente de comunicação, os e-mails podem ser salvos como qualquer outro documento, facilitando a pesquisa do histórico.
Falando em comunicação digital, você também pode usar um software de faturamento eletrônico para entregar tanto faturas quanto recibos aos clientes. Essa ação também eliminará da sua empresa os custos de triturar papel.
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Proteção ambiental
Grandes quantidades de papel corporativo são consumidas no mundo todos os dias. O alto nível de consumo não é apenas um grande custo para as empresas, mas também preocupante do ponto de vista ambiental.
De acordo com a Statista: "O consumo global de papel e papelão foi estimado em 399 milhões de toneladas métricas em 2020. Espera-se que a demanda aumente de forma constante na próxima década, chegando a aproximadamente 461 milhões de toneladas métricas em 2030."
A conscientização sobre o impacto humano no meio ambiente cresce dia após dia, e cada passo em direção a uma maior sustentabilidade é valorizado e apreciado. Ao migrar para um escritório digital, você não só fará uma mudança positiva em favor do meio ambiente, como também obterá economias significativas.
Como manter facilmente o novo fluxo de trabalho sem papel?
Após a implementação bem-sucedida de processos de negócios digitais, a maior parte do trabalho está concluída. Quando você adota um escritório sem papel e reduz a sobrecarga de documentos da empresa, manter o funcionamento sem papel se torna simples.
Para facilitar a manipulação de diferentes tipos de arquivo, bem como a edição e conversão de documentos digitalizados, considere usar soluções de software baseadas na web.
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