Идея офиса без бумаги существует уже несколько десятилетий. Несмотря на наличие технологий для сокращения использования бумаги и все выгоды перехода на безбумажные процессы, прогресс до сих пор идет недостаточно быстро. Цифровые документы, такие как PDF, легко доступны на всех устройствах. Тем не менее, использование бумаги по-прежнему широко распространено.
В интересах каждой компании оптимизировать свою деятельность, чтобы экономить время, финансовые ресурсы и повышать качество предоставляемых услуг. Многие компании сделали безбумажный подход следующим этапом развития и доказали, что такой способ ведения бизнеса во многих отношениях предпочтителен.
Переход к офису без бумаги не так сложен, как может показаться. Вот почему переход на безбумажный офис является крайне эффективным способом оптимизации бизнеса и существенного улучшения его процессов.
Цифровизация в основе офиса без бумаги
Причины цифровизации систем и процессов компании могут существенно различаться, но их объединяет необходимость думать о бизнесе завтрашнего дня. Стремительное развитие информационных технологий упрощает ежедневную работу компаний и позволяет значительно экономить. Инвестиции в цифровизацию бизнеса это инвестиции в выживание и конкурентоспособность на рынке.
Компания конкурентоспособна, когда поток информации между участниками быстрый и эффективный. Цифровизация бизнеса повышает эффективность, создает возможности для инноваций, меняет повседневную рутину и упрощает использование многих систем внутри компании.
6 причин для компании перейти на офис без бумаги
-
Безопасность
Хранение документации в бумажном виде требует вложений в закрывающиеся шкафы и архивы. Необходимо применять правила уничтожения документов, чтобы обеспечить их конфиденциальность. Даже в этом случае нет полной гарантии, что документы останутся защищенными и конфиденциальными.
Бумажные процессы создают серьезные риски для безопасности. Без цифровой резервной копии бизнес уязвим к утечкам данных, их потере, краже или повреждению вследствие природных факторов. Риск утраты информации может негативно сказаться на непрерывности деятельности компании.
Программное обеспечение для управления бизнесом обеспечивает конфиденциальность за счет использования современных протоколов безопасности. Это способ успешно избежать рисков, которые могут поставить под угрозу бизнес-процессы.
-
Улучшение бизнес-процессов
С помощью программного обеспечения для управления бизнесом сотрудники могут просматривать, утверждать и передавать информацию в один клик. Это ускоряет процессы закупок, согласования договоров, кредитов, отчетов о расходах и т. д.
Также сотрудники могут совместно работать над проектами, одновременно используя одни и те же документы. Работа выполняется быстрее, а обратную связь можно получить сразу. По сравнению с цифровыми процессами, работа с бумагой отнимает много времени и негативно сказывается на продуктивности компании: она мешает специалистам заниматься более полезными задачами.
-
Упрощенный доступ к документам
После оцифровки всей документации можно настроить, какие пользователи имеют право ее просматривать и использовать, а какие нет. Несколько пользователей могут одновременно получать доступ к одному и тому же документу в режиме реального времени. Все пользователи видят одну и ту же, актуальную версию документа. Каждое редактирование фиксируется в журнале активности, поэтому всегда понятно, кто что сделал. Еще одно важное преимущество цифрового бизнеса резервное копирование данных.
Кроме того, к цифровым документам можно получить доступ из любой точки: больше не нужно физически находиться в офисе. При этом бизнес-процессы не прерываются. В современную эпоху умных решений и растущей популярности удаленной работы возможность доступа к документам особенно важна.
-
Экономическая эффективность
Компании, которые хотят снизить расходы, оставаясь прибыльными и эффективными, переходят к офису без бумаги. Бумажная документация стоит дорого и становится все менее необходимой по мере того, как безбумажные технологии получают широкое распространение и становятся проще в использовании.
Отказавшись от бумаги, больше не нужно обслуживать принтеры, покупать тонеры (и бумагу), нанимать сотрудников для ведения архивов. Нет необходимости покупать или арендовать архивные помещения. Освободившееся после удаления папок с полок пространство можно использовать для расширения офиса или просто сделать рабочую среду более комфортной и менее загроможденной.
-
Удовлетворенность клиентов
Когда документы оцифрованы, клиентам не нужно ждать, чтобы получить нужные им данные. В один клик сотрудники могут легко и быстро найти все, что им нужно. Больше не нужно тратить время на поиски в архивах.
Можно поддерживать цифровую коммуникацию с клиентами и отправлять им необходимую информацию по электронной почте. Используйте счета по email, чтобы ускорить процесс оплаты. Помимо того, что это быстрый и эффективный способ общения, письма можно сохранять как любые другие документы, что упрощает поиск по истории.
Говоря о цифровой коммуникации, вы также можете использовать программное обеспечение для электронного выставления счетов, чтобы отправлять клиентам и счета, и квитанции. Это также позволит исключить расходы на уничтожение бумаги.
-
Защита окружающей среды
Каждый день в мире потребляется значительный объем офисной бумаги. Высокий уровень потребления это не только большие расходы для компаний, но и повод для беспокойства с точки зрения экологии.
По данным Statista: "Мировое потребление бумаги и картона в 2020 году составило, по оценкам, 399 миллионов метрических тонн. Ожидается, что спрос будет стабильно расти в течение следующего десятилетия и к 2030 году достигнет примерно 461 миллиона метрических тонн."
Осознание влияния человека на окружающую среду растет с каждым днем, и каждый шаг к большей устойчивости ценится и поддерживается. Переходя к цифровому офису, вы не только вносите положительный вклад в защиту окружающей среды, но и достигаете значительной экономии.
Как просто поддерживать новый безбумажный рабочий процесс?
После успешного внедрения цифровых бизнес-процессов основная часть работы уже выполнена. Как только вы переходите на офис без бумаги и сокращаете перегрузку компании документами, поддерживать безбумажный формат работы становится несложно.
Для удобного управления различными типами файлов, редактирования и конвертирования оцифрованных документов стоит рассмотреть использование веб-ориентированных программных решений.
PDF2Go, онлайн-конвертер PDF, который предоставляет более 20 мощных инструментов для: конвертации документов в PDF, редактирования PDF путем поворота страниц, объединения файлов PDF, добавления или удаления защиты паролем из PDF-файла и многого другого.
Использование OCR, программного обеспечения оптического распознавания символов, преобразует отсканированные PDF-документы в документы с возможностью полнотекстового поиска. Затем такие PDF-файлы можно легко интегрировать в стандартные бизнес-процессы. Для архивирования и долгосрочного хранения цифровых документов рекомендуется конвертация в формат PDF/A настоятельно рекомендуется.
С PDF2Go не останется ни одной задачи, связанной с PDF, которую вы не сможете решить! Повышайте свою продуктивность, работая из офиса, из дома или в пути.
