L'idea di un ufficio senza carta esiste ormai da decenni. Nonostante le tecnologie disponibili per ridurre l'uso della carta e i vantaggi ottenuti passando al digitale, i progressi non sembrano ancora abbastanza rapidi. I documenti digitali, come i PDF, sono facilmente disponibili su tutti i dispositivi. Tuttavia, l'uso della carta continua a essere molto diffuso.
Per ogni azienda è fondamentale ottimizzare le proprie attività per risparmiare tempo, risorse economiche e migliorare la qualità dei servizi offerti. Molte aziende hanno portato il paperless a un livello successivo e hanno dimostrato che questo modo di fare business è preferibile sotto molti aspetti.
Convertire un ufficio in paperless non è così complicato come può sembrare. Ecco perché passare a un ufficio senza carta è un modo estremamente efficace per ottimizzare il business e migliorare significativamente i processi.
La digitalizzazione è al centro dell'ufficio senza carta
Le motivazioni per la digitalizzazione dei sistemi e dei processi di un'azienda possono essere molto diverse, ma ciò che le accomuna è la necessità di pensare al business di domani. Il rapido sviluppo delle tecnologie informatiche facilita le attività quotidiane delle aziende permettendo loro grandi risparmi. Investire nella digitalizzazione del business significa investire nella sopravvivenza e nella competitività sul mercato.
Un'azienda è competitiva quando il flusso di informazioni tra i partecipanti è rapido ed efficiente. La digitalizzazione del business contribuisce all'efficienza, crea opportunità di innovazione, cambia la routine quotidiana e semplifica l'uso di molti sistemi interni all'azienda.
6 motivi per cui un'azienda dovrebbe diventare paperless
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Sicurezza
Scegliere di mantenere la documentazione in formato cartaceo richiede investimenti in armadietti e archivi chiusi a chiave. È necessario applicare regole per la distruzione dei documenti al fine di garantirne la riservatezza. Anche così, non c'è alcuna garanzia che i documenti rimangano completamente sicuri e confidenziali.
I processi basati sulla carta comportano seri rischi per la sicurezza. Senza un backup digitale, un'azienda rimane vulnerabile a violazioni dei dati, perdita, furto o danni dovuti a cause naturali. Il rischio di perdere informazioni può avere un impatto negativo sulla continuità operativa dell'azienda.
I software di gestione aziendale garantiscono la riservatezza utilizzando protocolli di sicurezza avanzati. È un modo efficace per evitare i rischi che potrebbero compromettere i processi aziendali.
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Miglioramento dei processi aziendali
Con l'aiuto di software di gestione aziendale, i dipendenti possono visualizzare, autorizzare e trasferire informazioni con un solo clic. Ciò velocizza i processi di approvvigionamento, approvazione di contratti, prestiti, note spese, ecc.
Allo stesso modo, i dipendenti possono collaborare ai progetti lavorando sugli stessi documenti contemporaneamente. Il lavoro viene completato prima e il feedback può essere ottenuto immediatamente. Rispetto ai processi digitali, quelli basati sulla carta richiedono più tempo e hanno un impatto negativo sulla produttività dell'azienda: impediscono ai knowledge worker di svolgere attività più produttive.
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Accesso facilitato ai documenti
Una volta digitalizzata tutta la documentazione, è possibile scegliere quali utenti sono autorizzati a visualizzarla e utilizzarla e quali no. Più utenti possono accedere allo stesso documento in tempo reale. Tutti gli utenti possono vedere la stessa versione aggiornata del documento. Ogni modifica al documento viene registrata nel log delle attività, quindi è sempre chiaro chi ha fatto cosa. Un altro grande vantaggio del business digitale è il backup dei dati.
Inoltre, i documenti digitali sono accessibili da qualsiasi luogo: non è più necessario essere fisicamente in ufficio. Allo stesso tempo, il processo aziendale non viene mai interrotto. Nell'epoca delle soluzioni smart e della crescente diffusione del lavoro da casa, la possibilità di accedere ai documenti è estremamente importante.
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Convenienza economica
Le aziende che desiderano ridurre i costi continuando a essere redditizie ed efficienti si stanno orientando verso uffici senza carta. La documentazione cartacea è costosa e sempre meno necessaria, man mano che le tecnologie paperless diventano predominanti e facili da usare.
Eliminando la carta, non è più necessario mantenere le stampanti, acquistare toner (e carta), assumere personale per gestire gli archivi. Non c'è bisogno di acquistare o affittare spazi di archiviazione. Lo spazio liberato rimuovendo i raccoglitori fisici dagli scaffali può essere utilizzato per ampliare l'ufficio o semplicemente contribuire a un ambiente di lavoro più confortevole e meno congestionato.
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Soddisfazione del cliente
Con i documenti digitalizzati, i clienti non devono più aspettare per ottenere i dati di cui hanno bisogno. Con un clic, i dipendenti possono trovare facilmente e rapidamente tutto ciò che cercano. Non è necessario perdere tempo a cercare negli archivi.
È possibile mantenere una comunicazione digitale con i clienti e inviare loro le informazioni necessarie via email. Utilizzare una fattura via email accelera il processo di pagamento. Oltre a essere un modo rapido ed efficiente di comunicare, le email possono essere salvate come qualsiasi altro documento, rendendo la cronologia più facile da consultare.
Parlando di comunicazione digitale, è possibile utilizzare anche software di fatturazione elettronica per inviare ai clienti sia le fatture sia le ricevute. Questa azione eliminerà anche i costi di distruzione dei documenti cartacei.
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Tutela dell'ambiente
Nel mondo vengono consumate ogni giorno quantità significative di carta per uso aziendale. Un livello di consumo così elevato non rappresenta solo un enorme costo per le aziende, ma è anche preoccupante dal punto di vista ambientale.
Secondo Statista: "Il consumo globale di carta e cartone è stato stimato a 399 milioni di tonnellate metriche nel 2020. Si prevede che la domanda aumenterà costantemente nel prossimo decennio, raggiungendo circa 461 milioni di tonnellate metriche nel 2030."
La consapevolezza dell'impatto umano sull'ambiente cresce di giorno in giorno e ogni passo verso una maggiore sostenibilità è riconosciuto e apprezzato. Passando a un ufficio digitale non solo apporterai un cambiamento positivo a favore dell'ambiente, ma otterrai anche notevoli risparmi.
Come mantenere facilmente il nuovo flusso di lavoro paperless?
Dopo la corretta implementazione dei processi aziendali digitali, il grosso del lavoro è fatto. Una volta che converti l'ufficio in paperless e riduci il sovraccarico di documenti dell'azienda, mantenere il business senza carta diventa semplice.
Per semplificare la gestione dei diversi tipi di file, la modifica e la conversione dei documenti digitalizzati, prendi in considerazione l'uso di soluzioni software basate sul web.
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