Gagasan tentang kantor tanpa kertas (paperless office) sudah ada selama beberapa dekade. Meskipun teknologi untuk mengurangi penggunaan kertas sudah tersedia dan manfaat dari beralih ke sistem tanpa kertas sudah jelas, kemajuannya masih terasa belum cukup cepat. Dokumen digital seperti PDF mudah diakses di semua perangkat. Namun, penggunaan kertas tetap sangat luas.
Kepentingan setiap perusahaan adalah mengoptimalkan kegiatannya untuk menghemat waktu, sumber daya finansial, dan meningkatkan kualitas layanan yang diberikan. Banyak perusahaan telah membawa konsep tanpa kertas ke tingkat berikutnya dan membuktikan bahwa cara berbisnis ini lebih disukai dalam banyak hal.
Beralih ke kantor tanpa kertas tidak serumit kelihatannya. Berikut alasan mengapa beralih ke kantor tanpa kertas merupakan cara yang sangat efisien untuk mengoptimalkan bisnis dan secara signifikan meningkatkan prosesnya.
Digitalisasi adalah inti dari kantor tanpa kertas
Alasan digitalisasi sistem dan proses perusahaan dapat sangat beragam, tetapi yang menyamakannya adalah kebutuhan untuk memikirkan bisnis di masa depan. Perkembangan teknologi informasi yang pesat memudahkan aktivitas bisnis sehari-hari dan memungkinkan penghematan besar. Berinvestasi dalam digitalisasi bisnis berarti berinvestasi dalam kelangsungan dan daya saing di pasar.
Perusahaan dikatakan kompetitif ketika arus informasi antar pihak yang terlibat berlangsung cepat dan efisien. Digitalisasi bisnis meningkatkan efisiensi, membuka peluang inovasi, mengubah rutinitas harian, dan menyederhanakan penggunaan berbagai sistem di dalam perusahaan.
6 Alasan Perusahaan Perlu Beralih ke Sistem Tanpa Kertas
-
Keamanan
Memilih untuk menyimpan dokumen dalam bentuk kertas berarti harus berinvestasi pada lemari dan ruang arsip yang terkunci. Diperlukan aturan penghancuran dokumen untuk menjaga kerahasiaannya. Namun demikian, tidak ada jaminan penuh bahwa dokumen akan tetap aman dan rahasia.
Proses berbasis kertas menimbulkan risiko keamanan yang serius. Tanpa cadangan digital, bisnis tetap rentan terhadap pelanggaran data, kehilangan, pencurian, atau kerusakan akibat bencana alam. Risiko kehilangan informasi dapat berdampak negatif pada kelangsungan operasional perusahaan.
Perangkat lunak manajemen bisnis menjamin kerahasiaan dengan menggunakan protokol keamanan berteknologi tinggi. Ini adalah cara yang efektif untuk menghindari risiko yang dapat membahayakan proses bisnis.
-
Peningkatan proses bisnis
Dengan bantuan perangkat lunak manajemen bisnis, karyawan dapat melihat, mengotorisasi, dan memindahkan informasi hanya dengan satu klik. Hal ini mempercepat proses pengadaan, persetujuan kontrak, pinjaman, laporan biaya, dan lain-lain.
Demikian pula, karyawan dapat berkolaborasi dalam proyek dengan mengerjakan dokumen yang sama secara bersamaan. Pekerjaan selesai lebih cepat dan umpan balik bisa diperoleh segera. Dibandingkan dengan proses digital, proses berbasis kertas memakan waktu dan berdampak negatif pada produktivitas perusahaan: proses ini menghalangi pekerja pengetahuan untuk melakukan tugas yang lebih produktif.
-
Akses dokumen yang lebih mudah
Setelah semua dokumen didigitalisasi, Anda dapat memilih pengguna mana yang boleh melihat dan menggunakannya dan mana yang tidak. Beberapa pengguna dapat mengakses dokumen yang sama secara real-time. Semua pengguna dapat melihat versi dokumen yang sama dan terbaru. Setiap pengeditan dokumen tercatat di log aktivitas sehingga setiap saat jelas siapa melakukan apa. Keuntungan besar lain dari bisnis digital adalah pencadangan data.
Selain itu, dokumen digital dapat diakses dari mana saja: tidak lagi perlu berada secara fisik di kantor. Pada saat yang sama, proses bisnis tidak akan terganggu. Di era solusi pintar dan meningkatnya popularitas kerja dari rumah, kemampuan untuk mengakses dokumen menjadi sangat penting.
-
Efisiensi biaya
Bisnis yang ingin memangkas biaya sekaligus tetap menguntungkan dan efisien beralih ke kantor tanpa kertas. Dokumentasi berbasis kertas mahal dan semakin tidak diperlukan karena teknologi tanpa kertas makin umum dan mudah digunakan.
Dengan menghilangkan kertas, tidak perlu lagi merawat printer, membeli toner (dan kertas), atau mempekerjakan pekerja untuk mengelola arsip. Tidak ada kebutuhan untuk membeli atau menyewa ruang arsip. Ruang yang dibebaskan dengan menghilangkan map fisik dari rak dapat digunakan untuk memperluas kantor atau sekadar menciptakan lingkungan kerja yang lebih nyaman dan tidak sesak.
-
Kepuasan pelanggan
Dengan dokumen yang sudah didigitalisasi, pelanggan tidak perlu menunggu untuk mendapatkan data yang mereka perlukan. Dengan satu klik, karyawan dapat dengan mudah dan cepat menemukan semua yang mereka cari. Tidak perlu lagi membuang waktu mencari di arsip.
Anda dapat menjaga komunikasi digital dengan pelanggan dan mengirimkan informasi yang dibutuhkan melalui email. Gunakan faktur email untuk mempercepat proses pembayaran. Selain menjadi cara komunikasi yang cepat dan efisien, email dapat disimpan seperti dokumen lainnya sehingga riwayatnya mudah ditelusuri.
Berbicara tentang komunikasi digital, Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak penagihan elektronik untuk mengirimkan faktur dan tanda terima kepada pelanggan. Langkah ini juga akan menghilangkan biaya penghancuran dokumen dalam bisnis Anda.
-
Perlindungan lingkungan
Setiap hari, jumlah kertas bisnis yang sangat besar dikonsumsi di seluruh dunia. Tingkat konsumsi yang tinggi bukan hanya biaya besar bagi perusahaan, tetapi juga mengkhawatirkan dari sisi lingkungan.
Menurut Statista: "Konsumsi global kertas dan karton diperkirakan mencapai 399 juta metrik ton pada tahun 2020. Permintaan diperkirakan akan meningkat secara bertahap dalam dekade berikutnya dan mencapai sekitar 461 juta metrik ton pada tahun 2030."
Kesadaran akan dampak manusia terhadap lingkungan meningkat dari hari ke hari, dan setiap langkah menuju keberlanjutan yang lebih baik diapresiasi. Dengan beralih ke kantor digital, Anda tidak hanya membuat perubahan positif bagi lingkungan, tetapi juga mencapai penghematan yang signifikan.
Bagaimana cara mudah mempertahankan alur kerja baru yang tanpa kertas?
Setelah berhasil menerapkan proses bisnis digital, sebagian besar pekerjaan Anda sudah selesai. Setelah beralih ke kantor tanpa kertas dan mengurangi penumpukan dokumen perusahaan, mempertahankan bisnis tanpa kertas menjadi sederhana.
Untuk memudahkan pengelolaan berbagai jenis file, mengedit, dan mengonversi dokumen yang sudah didigitalisasi, pertimbangkan untuk menggunakan solusi perangkat lunak berbasis web.
PDF2Go, konverter PDF online, menyediakan lebih dari 20 alat lengkap untuk: konversi dokumen ke PDF, pengeditan PDF dengan memutar halaman, menggabungkan file PDF, menambah atau menghapus perlindungan kata sandi dari file PDF, dan banyak lagi.
Menggunakan OCR, perangkat lunak pengenalan karakter optik, mengonversi dokumen PDF hasil pemindaian menjadi dokumen yang dapat dicari teksnya. PDF ini kemudian dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam proses bisnis reguler. Untuk tujuan pengarsipan dan pelestarian jangka panjang dokumen digital, konversi ke format PDF\/A sangat direkomendasikan.
Dengan PDF2Go, tidak ada tugas terkait PDF yang tidak dapat Anda selesaikan! Tingkatkan produktivitas Anda, baik saat bekerja dari kantor, dari rumah, maupun saat bepergian.
