La idea de una oficina sin papel existe desde hace décadas. A pesar de contar con tecnologías para reducir el uso de papel y de los beneficios de trabajar sin papel, el progreso sigue sin ser lo suficientemente rápido. Los documentos digitales, como los PDF, están fácilmente disponibles en todos los dispositivos. Sin embargo, el uso del papel sigue siendo muy extendido.
Es de interés para toda empresa optimizar sus actividades para ahorrar tiempo, recursos económicos y mejorar la calidad de los servicios prestados. Muchas empresas han llevado la eliminación del papel al siguiente nivel y han demostrado que esta forma de hacer negocios es preferible en muchos aspectos.
Convertirse en una oficina sin papel no es tan complicado como parece. A continuación se explica por qué pasar a una oficina sin papel es una forma muy eficiente de optimizar un negocio y mejorar significativamente sus procesos.
La digitalización está en el núcleo de la oficina sin papel
Las razones para la digitalización de los sistemas y procesos de una empresa pueden ser muy diferentes, pero todas tienen en común la necesidad de pensar en la empresa del mañana. El rápido desarrollo de las tecnologías de la información facilita el trabajo diario de las empresas y les permite grandes ahorros. Invertir en la digitalización del negocio es invertir en la supervivencia y competitividad en el mercado.
Una empresa es competitiva cuando el flujo de información entre los participantes es rápido y eficiente. La digitalización del negocio contribuye a la eficiencia, crea oportunidades de innovación, cambia la rutina diaria y simplifica el uso de muchos sistemas internos.
6 razones para que la empresa deje de usar papel
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Seguridad
Elegir mantener la documentación en papel requiere invertir en armarios con llave y archivos. Es necesario aplicar normas para destruir documentos a fin de garantizar su confidencialidad. Aun así, no existe ninguna garantía total de que los documentos seguirán siendo seguros y confidenciales.
Los procesos basados en papel plantean graves riesgos de seguridad. Sin una copia de seguridad digital, la empresa sigue siendo vulnerable a brechas de datos, pérdidas, robos o daños por causas naturales. El riesgo de perder información puede afectar negativamente la continuidad del negocio.
El software de gestión empresarial garantiza la confidencialidad mediante protocolos de seguridad de alta tecnología. Es una forma eficaz de evitar riesgos que podrían poner en peligro los procesos empresariales.
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Mejora de los procesos empresariales
Con la ayuda de un software de gestión empresarial, los empleados pueden ver, autorizar y transferir información con un solo clic. Esto acelera los procesos de compras, aprobación de contratos, préstamos, informes de gastos, etc.
Del mismo modo, los empleados pueden colaborar en proyectos trabajando en los mismos documentos al mismo tiempo. El trabajo se realiza antes y el feedback puede obtenerse de inmediato. En comparación con los procesos digitales, los procesos en papel consumen mucho tiempo y afectan negativamente la productividad de la empresa: impiden que los profesionales del conocimiento realicen tareas más productivas.
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Acceso facilitado a los documentos
Una vez que toda la documentación se ha digitalizado, es posible definir qué usuarios pueden verla y utilizarla y cuáles no. Varios usuarios pueden acceder al mismo documento en tiempo real. Todos los usuarios pueden ver la misma versión más reciente del documento. Cada edición del documento se registra en el historial de actividad, por lo que siempre está claro quién hizo qué. Otra gran ventaja del negocio digital es la copia de seguridad de datos.
Además, los documentos digitales son accesibles desde cualquier lugar: ya no es necesario estar físicamente en la oficina. Al mismo tiempo, el proceso empresarial nunca se ve interrumpido. En la actualidad, con soluciones inteligentes y la creciente popularidad de la oficina en casa, la posibilidad de acceder a los documentos es extremadamente importante.
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Rentabilidad
Las empresas que quieren reducir costos y seguir siendo rentables y eficientes recurren a oficinas sin papel. La documentación en papel es costosa y cada vez más innecesaria a medida que las tecnologías sin papel se vuelven predominantes y fáciles de usar.
Al eliminar el papel, ya no es necesario mantener impresoras, comprar tóner (y papel) ni contratar personal para gestionar archivos. No hace falta comprar o alquilar espacio de archivo. El espacio liberado al retirar carpetas físicas de las estanterías puede utilizarse para ampliar la oficina o simplemente contribuir a un entorno de trabajo más cómodo y menos congestionado.
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Satisfacción del cliente
Con los documentos digitalizados, los clientes no tienen que esperar para obtener los datos que necesitan. Con un solo clic, los empleados pueden encontrar fácil y rápidamente todo lo que buscan. No hay necesidad de perder tiempo buscando en los archivos.
Es posible mantener una comunicación digital con los clientes y enviarles la información necesaria por correo electrónico. Utilice una factura por correo electrónico para agilizar el proceso de pago. Además de ser una forma rápida y eficiente de comunicarse, los correos electrónicos pueden guardarse como cualquier otro documento, lo que facilita la búsqueda del historial.
Hablando de comunicación digital, también puede usar un software de facturación electrónica para entregar tanto facturas como recibos a los clientes. Esta acción también eliminará los gastos de destrucción de documentos de su negocio.
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Protección del medio ambiente
Cada día se consumen grandes cantidades de papel de uso empresarial en todo el mundo. Un nivel tan alto de consumo no solo representa un coste enorme para las empresas, sino que también es preocupante desde el punto de vista medioambiental.
Según Statista: "El consumo mundial de papel y cartón ascendió a unos 399 millones de toneladas métricas en 2020. Se espera que la demanda aumente de forma constante durante la próxima década, hasta alcanzar aproximadamente 461 millones de toneladas métricas en 2030."
La conciencia del impacto humano en el medio ambiente crece día a día y cada paso hacia una mayor sostenibilidad es valorado y apreciado. Al pasar a una oficina digital no solo generará un cambio positivo a favor del medio ambiente, sino que también logrará un ahorro significativo.
¿Cómo mantener fácilmente el nuevo flujo de trabajo sin papel?
Tras la correcta implementación de los procesos empresariales digitales, la mayor parte del trabajo ya está hecho. Una vez que se convierte en una oficina sin papel y reduce la sobrecarga de documentos de la empresa, el mantenimiento de la operación sin papel es sencillo.
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