لقد وُجدت فكرةالمكتب بدون أوراقمنذ عقود. على الرغم من توفر تقنيات تقلل من استهلاك الورق، والفوائد المتحققة عند التحول إلى العمل بدون أوراق، يبدو أن التقدم ما زال لا يحدث بالسرعة الكافية. المستندات الرقمية مثلملفات PDFمتاحة بسهولة على جميع الأجهزة، ومع ذلك لا يزال استخدام الورق واسع الانتشار.
من مصلحة كل شركة أن تُحسّن أنشطتها لتوفير الوقت والموارد المالية وتحسين جودة الخدمات المقدَّمة. لقد أخذت العديد من الشركات مفهوم العمل بدون أوراق إلى مستوى متقدم وأثبتت أن هذا الأسلوب في العمل مفضّل من نواحٍ عديدة.
التحول إلى مكتب بدون أوراق ليس معقدًا كما قد يبدو. إليك أسباب كون الانتقال إلى مكتب بدون أوراق طريقة فعّالة جدًا لتحسين الأعمال وتحسين العمليات بشكل كبير.
التحول الرقمي في صميم المكتب بدون أوراق
قد تختلف أسباب أتمتة أنظمة الشركة وعملياتها رقميًا بشكل كبير، لكن ما يجمعها هو ضرورة التفكير في أعمال الغد. يسهّل التطور السريع في تكنولوجيا المعلومات الأعمال اليومية للشركات ويتيح لها تحقيق وفورات كبيرة. الاستثمار في رقمنة الأعمال هو استثمار في بقاء الشركة وقدرتها التنافسية في السوق.
تكون الشركة قادرة على المنافسة عندما يكون تدفق المعلومات بين المشاركين سريعًا وفعّالًا. يساهم التحول الرقمي للأعمال في تحسين الكفاءة، وخلق فرص للابتكار، وتغيير الروتين اليومي للعمل، وتبسيط استخدام العديد من الأنظمة داخل الشركة.
6 أسباب تدفع الشركات إلى العمل بدون أوراق
-
الأمان
اختيار الاحتفاظ بالمستندات في شكل ورقي يتطلب الاستثمار في خزائن وأرشيفات مقفلة. من الضروري تطبيق قواعد لإتلاف المستندات لضمان سريتها. وحتى مع ذلك، لا توجد أي ضمانات كاملة بأن تظل المستندات آمنة وسرية.
تشكل العمليات المعتمدة على الورق مخاطر أمنية جسيمة. من دون نسخة احتياطية رقمية، تبقى الشركة عرضة لاختراق البيانات أو فقدانها أو سرقتها أو تلفها بسبب العوامل الطبيعية. قد يكون لمخاطر فقدان المعلومات تأثير سلبي في استمرارية أعمال الشركة.
تضمن برمجيات إدارة الأعمال السرية باستخدام بروتوكولات أمان متقدمة. وهي وسيلة فعّالة لتجنب المخاطر التي قد تعرض العمليات التجارية للخطر.
-
تحسين العمليات التجارية
بمساعدة برمجيات إدارة الأعمال يمكن للموظفين عرض المعلومات وتفويضها ونقلها بنقرة واحدة. وهذا يسرّع عمليات الشراء والموافقة على العقود والقروض وتقارير التكاليف وغير ذلك.
كذلك يمكن للموظفين التعاون في المشاريع من خلال العمل على المستندات نفسها في الوقت نفسه. يُنجز العمل في وقت أقصر، ويمكن الحصول على الملاحظات فورًا. مقارنة بالعمليات الرقمية، تكون العمليات الورقية مضيعة للوقت ولها تأثير سلبي في إنتاجية الشركة، إذ تمنع العاملين المعرفيين من أداء مهام أكثر إنتاجية.
-
تسهيل الوصول إلى المستندات
بعد رقمنة جميع المستندات، يمكن تحديد المستخدمين المسموح لهم بعرضها واستخدامها، والمستخدمين غير المسموح لهم بذلك. يمكن لعدة مستخدمين الوصول إلى المستند نفسه في الوقت الفعلي. يستطيع جميع المستخدمين الاطلاع على أحدث نسخة من المستند. يتم تسجيل كل تعديل على المستند في سجل النشاط، بحيث يكون واضحًا في كل الأوقات من قام بماذا. ومن المزايا الكبيرة الأخرى للأعمال الرقمية النسخ الاحتياطي للبيانات.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن الوصول إلى المستندات الرقمية من أي مكان، فلم يعد من الضروري التواجد فعليًا في المكتب. وفي الوقت نفسه، لا يمكن تعطيل سير العمل. في زمن الحلول الذكية والانتشار المتزايد للعمل من المنزل، تعد القدرة على الوصول إلى المستندات أمرًا مهمًا للغاية.
-
الكلفة والفعالية
تلجأ الشركات التي تسعى إلى خفض التكاليف مع البقاء مربحة وفعّالة إلى المكاتب بدون أوراق. فالمستندات الورقية مكلفة وتزداد عدم ضرورتها مع انتشار تقنيات العمل بدون أوراق وسهولة استخدامها.
من خلال الاستغناء عن الورق، لن تعود هناك حاجة لصيانة الطابعات أو شراء الأحبار (والورق) أو توظيف عمال لإدارة الأرشيف. ولا حاجة لشراء أو استئجار مساحة للأرشيف. يمكن استخدام المساحة التي تم توفيرها بإزالة الملفات الورقية من الأرفف لتوسيع المكتب أو للمساهمة ببساطة في توفير بيئة عمل أكثر راحة وأقل ازدحامًا.
-
رضا العملاء
مع رقمنة المستندات، لا يضطر العملاء للانتظار للحصول على البيانات التي يحتاجونها. بنقرة واحدة يمكن للموظفين العثور بسهولة وسرعة على كل ما يبحثون عنه. لا حاجة لإضاعة الوقت في البحث في الأرشيف.
من الممكن الحفاظ على تواصل رقمي مع العملاء وإرسال المعلومات اللازمة لهم عبر البريد الإلكتروني. استخدم الفواتير الإلكترونية عبر البريد لتسريع عملية الدفع. بالإضافة إلى كون البريد الإلكتروني وسيلة سريعة وفعّالة للتواصل، يمكن حفظ الرسائل مثل أي مستند آخر، مما يسهل البحث في السجل.
وعند الحديث عن التواصل الرقمي، يمكنك أيضًا استخدام برمجيات الفوترة الإلكترونية لإرسال الفواتير والإيصالات للعملاء. سيساعد ذلك أيضًا في التخلص من تكاليف إتلاف الورق في شركتك.
-
حماية البيئة
يُستهلك يوميًا في العالم كميات كبيرة من الورق في الأعمال. ولا تمثل هذه المستويات العالية من الاستهلاك تكاليف كبيرة للشركات فحسب، بل تثير القلق أيضًا من منظور بيئي.
وفقًا لموقع Statista: "بلغ الاستهلاك العالمي للورق والورق المقوى نحو 399 مليون طن متري في عام 2020. ومن المتوقع أن يرتفع الطلب تدريجيًا خلال العقد المقبل ليصل إلى حوالي 461 مليون طن متري في عام 2030."
يزداد الوعي بتأثير الإنسان في البيئة يومًا بعد يوم، ويُقدَّر كل خطوة نحو مزيد من الاستدامة. من خلال التحول إلى مكتب رقمي، لن تُحدث تغييرًا إيجابيًا لصالح البيئة فحسب، بل ستحقق أيضًا وفورات كبيرة.
كيف تحافظ بسهولة على سير العمل الجديد بدون أوراق؟
بعد التنفيذ الناجح للعمليات الرقمية، يكون الجزء الأكبر من العمل قد اكتمل. بمجرد التحول إلى مكتب بدون أوراق وتقليل عبء المستندات في الشركة، يصبح الحفاظ على العمل بدون أوراق أمرًا بسيطًا.
لتسهيل التعامل مع أنواع الملفات المختلفة وتحرير المستندات الرقمية وتحويلها، فكّر في استخدامحلول برمجية مستندة إلى الويب.
PDF2Go, محول PDF عبر الإنترنت يوفرأكثر من 20 أداة متقدمةلـ: تحويل المستندات إلى PDF، وتحرير ملفات PDF عن طريق تدوير الصفحات، ودمج ملفات PDF، وإضافة أو إزالة حماية كلمة المرور من ملف PDF، وغير ذلك الكثير.
باستخدام OCR, برنامج التعرف البصري على الأحرف, تحويل مستندات PDF الممسوحة ضوئيًا إلى مستندات قابلة للبحث عن طريق النص. بعد ذلك يمكن دمج هذه الملفات بسهولة في العمليات التجارية المعتادة. لأغراض الأرشفة والحفظ طويل الأمد للمستندات الرقمية، يوصى بشدة بالتحويل إلى تنسيق PDF/A موصى به بشدة.
معPDF2Goلن يكون هناك أي مهمة متعلقة بملفات PDF لن تتمكن من إنجازها! حسّن إنتاجيتك سواء كنت تعمل من المكتب أو من المنزل أو أثناء التنقل.
