Ang ideya ng isang paperless office ay umiiral na sa loob ng mga dekada. Kahit na mayroon nang mga teknolohiya para mabawasan ang paggamit ng papel at malinaw ang mga benepisyo ng pagiging paperless, tila hindi pa rin sapat ang bilis ng progreso. Madaling ma-access ang mga digital na dokumento, gaya ng PDF, sa lahat ng device. Gayunpaman, nananatiling malawakan ang paggamit ng papel.
Interesado ang bawat kumpanya na i-optimize ang mga aktibidad nito upang makatipid ng oras, mapagkukunan sa pananalapi, at mapabuti ang kalidad ng mga serbisyong ibinibigay. Maraming kumpanya na ang nagdala sa paperless sa mas mataas na antas at napatunayan na mas mainam sa maraming paraan ang ganitong paraan ng pagnenegosyo.
Ang paglipat sa isang paperless office ay hindi kasing komplikado gaya ng maaaring isipin. Narito kung bakit ang paglipat sa isang paperless office ay isang napakaepektibong paraan para i-optimize ang negosyo at malaki ang maitutulong sa pagpapabuti ng mga proseso nito.
Nasa sentro ng paperless office ang digitization
Maaaring magkakaiba ang mga dahilan para sa digitalization ng mga sistema at proseso ng isang kumpanya, ngunit pare-pareho ang mga ito sa pangangailangang pag-isipan ang negosyo ng hinaharap. Pinadadali ng mabilis na pag-unlad ng information technology ang araw-araw na operasyon ng mga kumpanya at nagbibigay-daan sa malaking pagtitipid. Ang pamumuhunan sa digitalization ng negosyo ay pamumuhunan sa patuloy na pag-iral at pagiging kompetitibo sa merkado.
Nagiging kompetitibo ang isang kumpanya kapag mabilis at mahusay ang daloy ng impormasyon sa pagitan ng mga kalahok. Ang digitization ng negosyo ay nakatutulong sa pagiging episyente, lumilikha ng mga pagkakataon para sa inobasyon, binabago ang pang-araw-araw na gawain sa negosyo, at pinapasimple ang paggamit ng maraming sistema sa loob ng kumpanya.
6 na Dahilan Para Maging Paperless ang Kumpanya
-
Seguridad
Kung pipiliing panatilihin ang dokumentasyon sa anyong papel, kailangan ang pag-iinvest sa may kandadong kabinet at mga archive. Kailangan ding magpatupad ng mga patakaran sa pagsira ng mga dokumento upang matiyak ang pagiging kompidensyal ng mga ito. Kahit ganoon, walang ganap na garantiya na mananatiling ligtas at kumpidensyal ang mga dokumento.
Ang mga prosesong nakabatay sa papel ay nagdudulot ng seryosong panganib sa seguridad. Kung walang digital backup, mananatiling bulnerable ang isang negosyo sa data breaches, pagkawala, pagnanakaw, o pinsala dulot ng natural na mga pangyayari. Ang panganib ng pagkawala ng impormasyon ay maaaring negatibong makaapekto sa pagpapatuloy ng operasyon ng kumpanya.
Tinitiyak ng business management software ang pagiging kompidensyal gamit ang mga modernong security protocol. Ito ay isang paraan upang matagumpay na maiwasan ang mga panganib na maaaring makapinsala sa mga proseso ng negosyo.
-
Pagpapabuti ng mga proseso ng negosyo
Sa tulong ng business management software, maaaring mag-view, mag-authorize, at maglipat ng impormasyon ang mga empleyado sa isang click. Pinapabilis nito ang mga proseso ng pagkuha, pag-apruba ng mga kontrata, pautang, ulat ng gastos, at iba pa.
Maaari ring makipagtulungan ang mga empleyado sa mga proyekto sa pamamagitan ng sabayang pagtrabaho sa parehong mga dokumento. Mas mabilis natatapos ang trabaho at agad na nakukuha ang feedback. Kung ikukumpara sa digital na proseso, ang mga prosesong nakabatay sa papel ay matagal gawin at may negatibong epekto sa produktibidad ng kumpanya: hinahadlangan nito ang mga knowledge worker na makagawa ng mas produktibong gawain.
-
Mas pinadaling pag-access sa mga dokumento
Kapag na-digitize na ang lahat ng dokumentasyon, maaaring piliin kung aling mga user ang pinapayagang mag-view at gumamit nito at kung alin ang hindi. Maaaring sabay-sabay na i-access ng maraming user ang parehong dokumento sa real-time. Makikita ng lahat ng user ang parehong pinakabagong bersyon ng dokumento. Bawat pagbabago sa dokumento ay nare-record sa activity log, kaya malinaw sa lahat ng oras kung sino ang gumawa ng ano. Isa pang malaking bentahe ng digital na negosyo ay ang data backup.
Bukod pa rito, ma-a-access ang mga digital na dokumento mula saan mang lokasyon: hindi na kailangang pisikal na nasa opisina. Kasabay nito, hindi kailanman dapat maantala ang proseso ng negosyo. Sa panahon ngayon ng matatalinong solusyon at tumataas na kasikatan ng work-from-home, napakahalaga ng kakayahang makapag-access ng mga dokumento.
-
Cost-effectiveness
Ang mga negosyong nais magbawas ng gastos habang nananatiling kumikita at episyente ay lumilipat sa paperless office. Magastos at unti-unti nang nagiging hindi kailangan ang dokumentasyong nakabatay sa papel habang dumarami at mas pinapadali ang paggamit ng paperless technologies.
Sa pag-aalis ng papel, hindi na kailangang mag-maintain ng mga printer, bumili ng toner (at papel), at mag-hire ng mga tauhan para mag-imbak ng mga archive. Hindi na kailangang bumili o umupa ng espasyo para sa archive. Ang espasyong nakalaya sa pagtatanggal ng mga physical folder sa mga istante ay maaaring gamitin para palawakin ang opisina o para lang magbigay ng mas kumportable at hindi masikip na kapaligiran sa trabaho.
-
Kasiyahan ng customer
Sa pag-digitize ng mga dokumento, hindi na kailangang maghintay ang mga customer para makuha ang datos na kailangan nila. Sa isang click, madaling at mabilis na mahahanap ng mga empleyado ang anumang kanilang hinahanap. Hindi na kailangang mag-aksaya ng oras sa paghahalungkat ng mga archive.
Posibleng panatilihin ang digital na komunikasyon sa mga customer at ipadala sa kanila ang kinakailangang impormasyon sa pamamagitan ng email. Gumamit ng email invoice upang pabilisin ang proseso ng pagbabayad. Bukod sa pagiging mabilis at episyenteng paraan ng pakikipag-ugnayan, maaaring i-save ang mga email tulad ng anumang dokumento, kaya mas madaling hanapin ang history.
Sa usapin ng digital na komunikasyon, maaari ka ring gumamit ng electronic billing software para ihatid sa mga customer ang parehong invoices at resibo. Sa hakbang na ito, matatanggal mo rin ang mga gastusin para sa shredding sa iyong negosyo.
-
Proteksyon sa kapaligiran
Napakalaking dami ng business paper ang nagagamit sa buong mundo araw-araw. Ang mataas na antas ng konsumo ay hindi lang malaking gastos para sa mga kumpanya, kundi nakababahala rin mula sa pananaw ng kalikasan.
Ayon sa Statista: "The global consumption of paper and board amounted to an estimated 399 million metric tons in 2020. It is expected that demand will increase steadily over the next decade, reaching approximately 461 million metric tons in 2030."
Tumataas araw-araw ang kamalayan tungkol sa epekto ng tao sa kapaligiran, at ang bawat hakbang tungo sa higit na sustainability ay kinikilala at pinahahalagahan. Sa paglipat sa isang digital office, hindi ka lang gagawa ng positibong pagbabago para sa kalikasan, makakamit mo rin ang malaking pagtitipid.
Paano madaling mapanatili ang bagong paperless workflow?
Matapos ang matagumpay na pagpapatupad ng mga digital na proseso ng negosyo, karamihan sa trabaho ay nagawa mo na. Kapag nakapag-convert ka na sa paperless office at nabawasan ang sobrang dokumento ng kumpanya, magiging simple na ang pagpapanatili ng paperless na operasyon.
Para sa mas madaling pag-manipulate ng iba't ibang uri ng file, pag-edit, at pag-convert ng mga na-digitize na dokumento, isaalang-alang ang paggamit ng mga web-based software solution.
PDF2Go, isang online PDF converter, na nagbibigay ng higit sa 20 Ultimate tools para sa: pag-convert ng mga dokumento sa PDF, pag-edit ng PDF sa pamamagitan ng pag-ikot ng mga page, pag-merge ng mga PDF file, pagdagdag o pag-alis ng password protection mula sa isang PDF file, at marami pang iba.
Paggamit ng OCR, optical character recognition software, na mag-transform sa mga scanned PDF document sa mga dokumentong searchable ang text. Madali nang maisasama ang mga PDF na ito sa regular na mga proseso ng negosyo. Para sa pag-archive at pangmatagalang pagpreserba ng mga digital na dokumento, ang pag-convert sa PDF/A format ay lubos na inirerekomenda.
Sa PDF2Go, walang PDF-related na gawain na hindi mo magagawa! I-level up ang iyong productivity, kahit nagtatrabaho ka sa opisina, sa bahay, o habang nasa biyahe.
