পেপারলেস অফিসের ধারণা আজ থেকে বহু দশক ধরে প্রচলিত। কাগজের ব্যবহার কমাতে এবং পেপারলেস হলে যে সুবিধা পাওয়া যায়, সে রকম প্রযুক্তি থাকা সত্ত্বেও অগ্রগতি যেন এখনও যথেষ্ট দ্রুত নয়। PDF এর মতো ডিজিটাল ডকুমেন্ট সব ধরনের ডিভাইসে সহজেই পাওয়া যায়। তবুও কাগজের ব্যবহার আজও ব্যাপক।
প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের স্বার্থেই কার্যক্রম এমনভাবে অপ্টিমাইজ করা জরুরি, যাতে সময় ও আর্থিক সম্পদ সাশ্রয় হয় এবং সেবার মান বাড়ে। অনেক কোম্পানি পেপারলেস ধারণাকে আরও এগিয়ে নিয়ে গেছে এবং প্রমাণ করেছে, এই পদ্ধতিতে ব্যবসা করা নানা দিক থেকে বেশি সুবিধাজনক।
একটি অফিসকে পেপারলেসে রূপান্তর করা যতটা জটিল মনে হয়, বাস্তবে ততটা নয়। নিচে দেওয়া হলো কেন পেপারলেস অফিসে রূপান্তর হওয়া ব্যবসা অপ্টিমাইজ করার এবং প্রক্রিয়া উন্নত করার একটি অত্যন্ত কার্যকর উপায়।
পেপারলেস অফিসের মূল ভিত্তি হলো ডিজিটাইজেশন
কোনো প্রতিষ্ঠানের সিস্টেম ও প্রক্রিয়াকে ডিজিটাল করার কারণ ভিন্ন হতে পারে, তবে সবার মধ্যেই একটি বিষয় সাধারণ: আগামী দিনের ব্যবসা সম্পর্কে ভাবা জরুরি। তথ্যপ্রযুক্তির দ্রুত বিকাশ কোম্পানির দৈনন্দিন কাজকে সহজ করে এবং বড় ধরনের সাশ্রয়ের সুযোগ তৈরি করে। ব্যবসার ডিজিটাইজেশনে বিনিয়োগ মানে বাজারে টিকে থাকা ও প্রতিযোগিতায় এগিয়ে থাকার জন্য বিনিয়োগ।
তথ্য প্রবাহ অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে যত দ্রুত ও কার্যকর হয়, প্রতিষ্ঠান তত বেশি প্রতিযোগিতামূলক হয়। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার ডিজিটাইজেশন দক্ষতা বাড়ায়, উদ্ভাবনের সুযোগ তৈরি করে, দৈনন্দিন কাজের ধরন বদলে দেয় এবং প্রতিষ্ঠানের ভেতরের অনেক সিস্টেম ব্যবহারে সহজতা আনে।
কোম্পানির পেপারলেস হওয়ার ৬টি কারণ
-
নিরাপত্তা
ডকুমেন্ট কাগজ আকারে সংরক্ষণ করতে চাইলে তালাবদ্ধ কেবিনেট ও আর্কাইভে বিনিয়োগ করতে হয়। গোপনীয়তা বজায় রাখতে ডকুমেন্ট ধ্বংসের জন্য নির্দিষ্ট নীতিমালা মেনে চলাও জরুরি। তবুও ডকুমেন্ট শতভাগ সুরক্ষিত ও গোপন থাকবে এমন নিশ্চয়তা থাকে না।
কাগজনির্ভর প্রক্রিয়া গুরুতর নিরাপত্তা ঝুঁকি তৈরি করে। ডিজিটাল ব্যাকআপ না থাকলে কোনো ব্যবসা ডেটা ফাঁস, হারিয়ে যাওয়া, চুরি হওয়া বা প্রাকৃতিক দুর্যোগে ক্ষতির ঝুঁকিতে থাকে। তথ্য হারানোর এই ঝুঁকি প্রতিষ্ঠানের ব্যবসার ধারাবাহিকতার ওপর নেতিবাচক প্রভাব ফেলতে পারে।
বিজনেস ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার উন্নত নিরাপত্তা প্রোটোকল ব্যবহার করে গোপনীয়তা নিশ্চিত করে। এতে ব্যবসার প্রক্রিয়াকে ঝুঁকির মুখে ফেলতে পারে এমন হুমকি সফলভাবে এড়িয়ে যাওয়া সম্ভব হয়।
-
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া উন্নয়ন
বিজনেস ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারের সাহায্যে কর্মীরা এক ক্লিকেই তথ্য দেখা, অনুমোদন করা এবং শেয়ার করতে পারেন। এর ফলে ক্রয়, চুক্তি অনুমোদন, ঋণ, খরচের রিপোর্ট ইত্যাদি প্রক্রিয়া দ্রুত সম্পন্ন হয়।
একইভাবে, কর্মীরা একই ডকুমেন্টে একসঙ্গে কাজ করে প্রজেক্টে সহযোগিতা করতে পারেন। কাজ দ্রুত শেষ হয় এবং তাৎক্ষণিকভাবে ফিডব্যাক পাওয়া যায়। ডিজিটাল প্রক্রিয়ার তুলনায় কাগজনির্ভর প্রক্রিয়া বেশি সময় নেয় এবং কোম্পানির প্রোডাক্টিভিটিতে নেতিবাচক প্রভাব ফেলে; এতে জ্ঞানভিত্তিক কর্মীরা বেশি মূল্যবান কাজে সময় দিতে পারেন না।
-
ডকুমেন্টে সহজ প্রবেশাধিকার
সব ডকুমেন্ট ডিজিটাইজ করার পর, কোন ব্যবহারকারী দেখতে ও ব্যবহার করতে পারবে আর কে পারবে না তা নির্ধারণ করা সম্ভব হয়। একাধিক ব্যবহারকারী একই ডকুমেন্টে রিয়েল-টাইমে প্রবেশ করতে পারেন। সবাই ডকুমেন্টের একই, সর্বশেষ সংস্করণ দেখতে পান। প্রতিটি সম্পাদনা অ্যাক্টিভিটি লগে রেকর্ড হয়, তাই সবসময় পরিষ্কার থাকে কে কী করেছে। ডিজিটাল ব্যবসার আরেকটি বড় সুবিধা হলো ডেটা ব্যাকআপ।
এছাড়া, ডিজিটাল ডকুমেন্ট যেকোনো জায়গা থেকে অ্যাক্সেস করা যায়; আর শুধুমাত্র অফিসে শারীরিকভাবে উপস্থিত থাকার প্রয়োজন হয় না। একই সঙ্গে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া বাধাগ্রস্ত হয় না। স্মার্ট সলিউশন এবং হোম অফিসের জনপ্রিয়তার এই সময়ে ডকুমেন্টে অনায়াস অ্যাক্সেস থাকা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
-
খরচ সাশ্রয়
যেসব ব্যবসা খরচ কমিয়ে একই সঙ্গে লাভজনক ও দক্ষ থাকতে চায়, তারা পেপারলেস অফিসের দিকে ঝুঁকছে। কাগজনির্ভর ডকুমেন্টেশন ব্যয়বহুল এবং পেপারলেস প্রযুক্তি যত বেশি জনপ্রিয় ও সহজলভ্য হচ্ছে, ততই তা অপ্রয়োজনীয় হয়ে পড়ছে।
কাগজ ব্যবহার বন্ধ করলে প্রিন্টার রক্ষণাবেক্ষণ, টোনার (এবং কাগজ) কেনা, আর্কাইভ রাখার জন্য কর্মী নিয়োগের প্রয়োজন থাকে না। আলাদা আর্কাইভ স্পেস কেনা বা ভাড়াও লাগে না। তাক থেকে ফিজিক্যাল ফোল্ডার সরিয়ে ফাঁকা হওয়া জায়গা অফিস সম্প্রসারণে ব্যবহার করা যায় বা কেবলমাত্র আরও আরামদায়ক ও কম ভিড়যুক্ত কর্মপরিবেশ গড়ে তুলতে সহায়তা করে।
-
গ্রাহক সন্তুষ্টি
ডকুমেন্ট ডিজিটাইজড থাকলে গ্রাহকদের আর প্রয়োজনীয় তথ্যের জন্য অপেক্ষা করতে হয় না। এক ক্লিকেই কর্মীরা দ্রুত ও সহজে কাঙ্ক্ষিত সব তথ্য পেয়ে যান। আর্কাইভ ঘাটাঘাটিতে সময় নষ্ট করার প্রয়োজন পড়ে না।
গ্রাহকদের সঙ্গে ডিজিটালভাবে যোগাযোগ রাখা এবং প্রয়োজনীয় তথ্য ইমেইলের মাধ্যমে পাঠানো সম্ভব। পেমেন্ট প্রক্রিয়া দ্রুত করতে ইমেইল ইনভয়েস ব্যবহার করুন। দ্রুত ও কার্যকর যোগাযোগের মাধ্যম হওয়ার পাশাপাশি, ইমেইল অন্যান্য ডকুমেন্টের মতোই সংরক্ষণ করা যায়, ফলে আগের রেকর্ড খোঁজাও সহজ হয়।
ডিজিটাল যোগাযোগের প্রসঙ্গে, আপনি ইলেকট্রনিক বিলিং সফটওয়্যার ব্যবহার করে গ্রাহকদের কাছে ইনভয়েস ও রসিদ দুটিই পাঠাতে পারেন। এতে ব্যবসা থেকে ডকুমেন্ট শ্রেডিংয়ের খরচও বাদ যাবে।
-
পরিবেশ সুরক্ষা
প্রতিদিন সারা বিশ্বে বিপুল পরিমাণ ব্যবসায়িক কাগজ ব্যবহার হয়। এই উচ্চমাত্রার ব্যবহার শুধু কোম্পানিগুলোর জন্য বড় ব্যয়ই নয়, পরিবেশগত দৃষ্টিকোণ থেকেও উদ্বেগজনক।
Statista অনুযায়ী: "২০২০ সালে কাগজ ও বোর্ডের বৈশ্বিক ব্যবহার আনুমানিক ৩৯৯ মিলিয়ন মেট্রিক টন ছিল। ধারণা করা হচ্ছে, আগামী এক দশকে এ চাহিদা ধীরে ধীরে বাড়তে থাকবে এবং ২০৩০ সালে প্রায় ৪৬১ মিলিয়ন মেট্রিক টনে পৌঁছাবে।"
পরিবেশের ওপর মানুষের প্রভাব সম্পর্কে সচেতনতা দিন দিন বাড়ছে এবং টেকসইয়ের দিকে নেওয়া প্রতিটি পদক্ষেপই মূল্যায়িত হচ্ছে। একটি ডিজিটাল অফিসে রূপান্তরিত হয়ে আপনি শুধু পরিবেশের পক্ষে ইতিবাচক পরিবর্তনই আনবেন না, বরং উল্লেখযোগ্য সাশ্রয়ও অর্জন করবেন।
নতুন পেপারলেস ওয়ার্কফ্লো কীভাবে সহজে বজায় রাখবেন?
ডিজিটাল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া সফলভাবে বাস্তবায়ন করার পর মূল কাজের বেশির ভাগই সম্পন্ন হয়ে যায়। একবার অফিসকে পেপারলেসে রূপান্তর করে ডকুমেন্টের অতিরিক্ত চাপ কমাতে পারলে পেপারলেস ব্যবসা বজায় রাখা অনেক সহজ হয়।
বিভিন্ন ধরনের ফাইল সহজে ম্যানিপুলেট, সম্পাদনা ও ডিজিটাইজড ডকুমেন্ট কনভার্ট করার জন্যওয়েব-ভিত্তিক সফটওয়্যার সলিউশনব্যবহার করার কথা ভাবতে পারেন।
PDF2Go, একটি অনলাইন PDF কনভার্টার, যা২০টিরও বেশি উন্নত টুলপ্রদান করে: ডকুমেন্টকে PDF-এ কনভার্ট করা, পেজ ঘুরিয়ে PDF এডিট করা, একাধিক PDF ফাইল মার্জ করা, কোনো PDF ফাইল থেকে পাসওয়ার্ড প্রোটেকশন যোগ বা অপসারণ করা এবং আরও অনেক কিছু।
OCR ব্যবহার, অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন সফটওয়্যার, রূপান্তর করুন স্ক্যান করা PDF ডকুমেন্ট টেক্সট-সার্চযোগ্য ফাইলে। এরপর এসব PDF সহজেই নিয়মিত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ায় ইন্টিগ্রেট করা যায়। ডিজিটাল ডকুমেন্ট আর্কাইভ করা এবং দীর্ঘমেয়াদে সংরক্ষণের উদ্দেশ্যে রূপান্তর করে নিন PDF/A ফরম্যাটে এটি অত্যন্ত সুপারিশকৃত.
PDF2Go দিয়ে এমন কোনো PDF-সংক্রান্ত কাজ নেই, যা আপনি সমাধান করতে পারবেন না! আপনি অফিসে থাকুন, বাসা থেকে কাজ করুন বা যাত্রাপথে থাকুন, সব ক্ষেত্রেই আপনার প্রোডাক্টিভিটি বাড়ান।
