Ідея офісу без паперу існує вже десятиліттями. Попри доступні технології для скорочення використання паперу та очевидні переваги переходу на безпаперові процеси, прогрес усе ще відбувається недостатньо швидко. Цифрові документи, зокрема PDF, легко доступні на всіх пристроях. Водночас використання паперу й надалі залишається дуже поширеним.
Інтерес будь-якої компанії полягає в оптимізації своєї діяльності, щоб заощаджувати час, фінансові ресурси та підвищувати якість наданих послуг. Багато компаній вийшли на новий рівень безпаперових процесів і довели, що такий спосіб ведення бізнесу має багато переваг.
Перехід до офісу без паперу не такий складний, як може здаватися. Ось чому перехід на безпаперовий офіс є надзвичайно ефективним способом оптимізувати бізнес і суттєво покращити його процеси.
Диджиталізація в основі офісу без паперу
Причини диджиталізації систем і процесів компанії можуть суттєво відрізнятися, але їх об'єднує одне: необхідність думати про бізнес завтрашнього дня. Стрімкий розвиток інформаційних технологій полегшує щоденну діяльність компаній і дає змогу досягати значної економії. Інвестиції в цифровізацію бізнесу - це інвестиції в його виживання та конкурентоспроможність на ринку.
Компанія є конкурентоспроможною, коли потік інформації між учасниками є швидким та ефективним. Диджиталізація бізнесу підвищує ефективність, створює можливості для бізнес-інновацій, змінює щоденні робочі рутини та спрощує використання багатьох систем усередині компанії.
6 причин для компанії перейти на безпаперовий формат
-
Безпека
Вибір зберігати документацію в паперовому вигляді вимагає інвестицій у сейфи, шафи під замком та архіви. Необхідно впроваджувати правила знищення документів, щоб гарантувати їх конфіденційність. Та навіть тоді немає повної гарантії, що документи залишаться захищеними та конфіденційними.
Паперові процеси становлять серйозний ризик для безпеки. Без цифрової резервної копії бізнес залишається вразливим до витоків даних, втрати, крадіжки або пошкодження внаслідок природних причин. Ризик втрати інформації може негативно вплинути на безперервність роботи компанії.
Програмне забезпечення для управління бізнесом забезпечує конфіденційність завдяки використанню високотехнологічних протоколів безпеки. Це спосіб успішно уникати ризиків, які можуть поставити під загрозу бізнес-процеси.
-
Удосконалення бізнес-процесів
За допомогою програмного забезпечення для управління бізнесом співробітники можуть переглядати, погоджувати й передавати інформацію в один клік. Це прискорює процеси закупівель, погодження договорів, кредитів, звітів про витрати тощо.
Так само співробітники можуть працювати над проєктами разом, одночасно редагуючи одні й ті самі документи. Робота виконується швидше, а зворотний зв'язок можна отримати одразу. Порівняно з цифровими процесами, паперові є трудомісткими та негативно впливають на продуктивність компанії: вони не дають працівникам знань зосередитися на більш продуктивних завданнях.
-
Спрощений доступ до документів
Після оцифрування всієї документації можна визначити, які користувачі мають право її переглядати та використовувати, а які ні. Кілька користувачів можуть одночасно працювати з одним і тим самим документом у режимі реального часу. Усі бачать одну й ту саму, найновішу версію документа. Кожне редагування фіксується в журналі активності, тож завжди зрозуміло, хто і що змінив. Ще одна велика перевага цифрового бізнесу - резервне копіювання даних.
Крім того, цифрові документи доступні з будь-якого місця: більше не потрібно фізично бути в офісі. При цьому бізнес-процес не переривається. У сучасних умовах розумних рішень і зростаючої популярності віддаленої роботи можливість доступу до документів має вирішальне значення.
-
Економічність
Компанії, які прагнуть скоротити витрати й водночас залишатися прибутковими та ефективними, переходять на безпаперові офіси. Паперова документація є дорогою й дедалі менш потрібною, адже безпаперові технології стають основними та простими у використанні.
Відмовившись від паперу, більше не потрібно обслуговувати принтери, купувати тонер (і папір), наймати працівників для ведення архівів. Немає потреби купувати чи орендувати архівні приміщення. Простір, що звільняється завдяки видаленню фізичних папок із полиць, можна використати для розширення офісу або просто зробити робоче середовище комфортнішим і менш захаращеним.
-
Задоволеність клієнтів
Коли документи оцифровані, клієнтам не потрібно чекати на отримання потрібних даних. В один клік співробітники можуть легко й швидко знайти все необхідне. Більше немає потреби витрачати час на пошук в архівах.
Можна підтримувати цифрову комунікацію з клієнтами та надсилати їм необхідну інформацію електронною поштою. Використовуйте електронні рахунки, щоб прискорити процес оплати. Окрім того, що це швидкий та ефективний спосіб зв'язку, електронні листи можна зберігати, як і будь-який інший документ, що полегшує пошук історії.
Говорячи про цифрову комунікацію, ви також можете використовувати програмне забезпечення для електронного виставлення рахунків, щоб надсилати клієнтам як рахунки, так і квитанції. Це також дозволить усунути витрати на знищення паперових документів у вашому бізнесі.
-
Захист довкілля
Щодня у світі споживаються значні обсяги паперу для бізнес-потреб. Високий рівень споживання не лише означає великі витрати для компаній, а й викликає занепокоєння з погляду впливу на довкілля.
Згідно з даними Statista: "Світове споживання паперу та картону в 2020 році становило приблизно 399 мільйонів метричних тонн. Очікується, що протягом наступного десятиліття попит стабільно зростатиме й досягне близько 461 мільйона метричних тонн у 2030 році."
Усвідомлення впливу людини на довкілля зростає з кожним днем, і кожен крок до більшої сталості вітається та цінується. Переходячи на цифровий офіс, ви не лише робите позитивний внесок у захист довкілля, а й досягаєте значної економії.
Як легко підтримувати новий безпаперовий робочий процес?
Після успішної імплементації цифрових бізнес-процесів основну частину роботи вже виконано. Коли ви переходите на офіс без паперу та зменшуєте перевантаження компанії документами, подальша підтримка безпаперових процесів стає простою.
Щоб легко працювати з різними типами файлів, редагувати та конвертувати оцифровані документи, варто розглянути використання веборієнтованих програмних рішень.
PDF2Go, онлайн-конвертер PDF, який пропонує понад 20 універсальних інструментів для: конвертації документів у PDF, редагування PDF шляхом обертання сторінок, об'єднання PDF-файлів, додавання або видалення захисту паролем із PDF-файлу тощо.
Використання OCR, програмного забезпечення для оптичного розпізнавання символів, дає змогу перетворити скановані PDF-документи на такі, в яких можна виконувати пошук за текстом. Такі PDF-файли потім легко інтегрувати в регулярні бізнес-процеси. Для архівування та довгострокового збереження цифрових документів рекомендовано конвертувати їх у формат PDF/A це настійно рекомендується.
З PDF2Go немає жодного PDF-завдання, яке ви не змогли б виконати! Підвищуйте свою продуктивність, працюючи в офісі, вдома або в дорозі.
