Kağıtsız ofis fikri onlarca yıldır var. Kağıt kullanımını azaltmaya yönelik teknolojiler ve kağıtsız çalışmanın sağladığı avantajlar mevcut olmasına rağmen, ilerlemenin yeterince hızlı olmadığı görülüyor. PDF gibi dijital belgeler tüm cihazlarda kolayca erişilebilir. Ancak kağıt kullanımı hala yaygın.
Her şirketin çıkarı; zamandan, finansal kaynaklardan tasarruf etmek ve sunulan hizmetlerin kalitesini artırmak için faaliyetlerini optimize etmektir. Birçok şirket kağıtsız çalışma modelini ileri seviyeye taşıdı ve bu iş yapma biçiminin birçok açıdan tercih edilir olduğunu kanıtladı.
Kağıtsız ofise geçmek göründüğü kadar karmaşık değildir. İşte kağıtsız ofise geçmenin, bir işletmeyi optimize etmenin ve süreçlerini önemli ölçüde iyileştirmenin son derece verimli bir yolu olmasının nedenleri.
Kağıtsız ofisin temelinde dijitalleştirme var
Bir şirketin sistem ve süreçlerinin dijitalleştirilmesinin nedenleri önemli ölçüde farklı olabilir, ancak hepsinin ortak noktası, yarının iş dünyasını düşünme gerekliliğidir. Bilgi teknolojilerinin hızlı gelişimi, şirketlerin günlük işlerini kolaylaştırarak önemli tasarruflar sağlar. İş süreçlerini dijitalleştirmeye yapılan yatırım, pazarda varlığın ve rekabet gücünün sürdürülmesine yapılan yatırımdır.
Bir şirket, katılımcılar arasındaki bilgi akışı hızlı ve verimli olduğunda rekabetçidir. İş süreçlerinin dijitalleştirilmesi verimliliğe katkıda bulunur, iş inovasyonu için fırsatlar yaratır, günlük iş rutinini değiştirir ve şirket içindeki birçok sistemin kullanımını basitleştirir.
Şirketlerin Kağıtsız Çalışmaya Geçmesi İçin 6 Neden
-
Güvenlik
Belgeleri kağıt ortamında saklamayı tercih etmek, kilitli dolaplara ve arşivlere yatırım yapmayı gerektirir. Gizliliği sağlamak için belgelerin imhasına yönelik kurallar uygulanmalıdır. Yine de belgelerin tamamen güvenli ve gizli kalacağına dair tam bir garanti yoktur.
Kağıt tabanlı süreçler ciddi güvenlik riskleri barındırır. Dijital bir yedek olmadan, işletme veri ihlallerine, kayıp, hırsızlık veya doğal nedenlerle oluşabilecek zararlara karşı savunmasız kalır. Bilgi kaybetme riski, şirketin iş sürekliliği üzerinde olumsuz etki yaratabilir.
İş yönetimi yazılımları, ileri seviye güvenlik protokolleri kullanarak gizliliği sağlar. Bu, iş süreçlerini tehlikeye atabilecek risklerden başarıyla kaçınmanın bir yoludur.
-
İş süreçlerinin iyileştirilmesi
İş yönetimi yazılımlarının yardımıyla çalışanlar bilgileri tek tıkla görüntüleyebilir, onaylayabilir ve aktarabilir. Bu, satın alma, sözleşme onayı, kredi, masraf raporları vb. süreçleri hızlandırır.
Aynı şekilde çalışanlar, aynı belgeler üzerinde eşzamanlı çalışarak projelerde işbirliği yapabilir. İş daha kısa sürede tamamlanır ve geri bildirim hemen alınabilir. Dijital süreçlerle kıyaslandığında, kağıt tabanlı süreçler zaman alır ve şirketin verimliliği üzerinde olumsuz etki yaratır; bilgi çalışanlarının daha üretken işlere odaklanmasını engeller.
-
Belgelere kolay erişim
Tüm belgeler dijitalleştirildikten sonra, hangi kullanıcıların görüntüleme ve kullanma iznine sahip olacağı, hangilerinin olmayacağı belirlenebilir. Birden fazla kullanıcı aynı belgeye gerçek zamanlı erişebilir. Tüm kullanıcılar belgenin aynı, en güncel sürümünü görür. Belgede yapılan her düzenleme, etkinlik günlüğüne kaydedilir; böylece her zaman kimin ne yaptığı açıktır. Dijital iş süreçlerinin bir diğer önemli avantajı da veri yedeklemesidir.
Ayrıca dijital belgelere her yerden erişilebilir; artık fiziksel olarak ofiste bulunmak gerekmez. Aynı zamanda, iş süreci kesintiye uğramaz. Akıllı çözümlerin ve evden çalışmanın giderek yaygınlaştığı günümüzde, belgelere erişim imkanı son derece önemlidir.
-
Maliyet etkinliği
Maliyetleri düşürürken karlı ve verimli kalmak isteyen işletmeler, kağıtsız ofislere yöneliyor. Kağıt belgeler maliyetlidir ve kağıtsız teknolojiler yaygınlaşıp kullanımı kolaylaştıkça giderek gereksiz hale gelmektedir.
Kağıdı ortadan kaldırarak, yazıcıları çalışır durumda tutmak, toner (ve kağıt) satın almak, arşivleri düzenlemek için personel istihdam etmek gerekmez. Arşiv alanı satın almaya veya kiralamaya ihtiyaç kalmaz. Raflardan fiziksel klasörlerin kaldırılmasıyla açılan alan, ofisi büyütmek için kullanılabilir veya daha ferah, daha az kalabalık bir çalışma ortamına katkı sağlar.
-
Müşteri memnuniyeti
Belgeler dijitalleştirildiğinde, müşterilerin ihtiyaç duydukları verilere ulaşmak için beklemeleri gerekmez. Çalışanlar tek tıkla aradıkları her şeyi hızlı ve kolay bir şekilde bulabilir. Arşivlerde zaman kaybederek arama yapmaya gerek kalmaz.
Müşterilerle dijital iletişimi sürdürmek ve onlara gerekli bilgileri e-posta ile göndermek mümkündür. Ödeme sürecini hızlandırmak için e-posta faturaları kullanın. Hızlı ve verimli bir iletişim yöntemi olmasının yanı sıra, e-postalar da diğer belgeler gibi saklanabilir ve geçmişe yönelik aramayı kolaylaştırır.
Dijital iletişimden söz etmişken, müşterilere hem faturaları hem de makbuzları iletmek için elektronik faturalama yazılımları da kullanabilirsiniz. Bu adım, işinizdeki imha (kağıt öğütme) maliyetlerini de ortadan kaldırır.
-
Çevrenin korunması
Dünyada her gün önemli miktarda iş kağıdı tüketilmektedir. Yüksek tüketim seviyesi, sadece şirketler için büyük bir maliyet olmakla kalmaz, aynı zamanda çevresel açıdan da endişe vericidir.
Statista'ya göre: "2020 yılında küresel kağıt ve karton tüketimi yaklaşık 399 milyon metrik ton olarak gerçekleşti. Talebin önümüzdeki on yıl boyunca istikrarlı bir şekilde artarak 2030 yılında yaklaşık 461 milyon metrik tona ulaşması bekleniyor."
İnsan faaliyetlerinin çevre üzerindeki etkisine dair farkındalık günden güne artıyor ve daha sürdürülebilirliğe yönelik her adım takdir ediliyor. Dijital ofise geçerek yalnızca çevre lehine olumlu bir değişim yaratmakla kalmaz, aynı zamanda önemli tasarruflar da sağlarsınız.
Yeni kağıtsız iş akışını nasıl kolayca sürdürebilirsiniz?
Dijital iş süreçlerini başarıyla uyguladıktan sonra işinizin büyük kısmı tamamlanmış olur. Kağıtsız ofise geçip şirketin belge yükünü azalttığınızda, kağıtsız iş yapısını sürdürmek oldukça kolaydır.
Farklı dosya türlerini kolayca düzenlemek, dönüştürmek ve dijitalleştirilmiş belgelerle çalışmak için web tabanlı yazılım çözümleri kullanmayı düşünebilirsiniz.
PDF2Go, çevrimiçi bir PDF dönüştürücüsüdür ve şu işlemler için 20'den fazla gelişmiş araç sunar: belgeleri PDF'ye dönüştürme, PDF'yi sayfaları döndürerek düzenleme, PDF dosyalarını birleştirme, bir PDF dosyasına parola koruması ekleme veya kaldırma ve çok daha fazlası.
OCR Kullanımı, optik karakter tanıma yazılımı, ile taratılmış PDF belgeleri metin içinde arama yapılabilir hale getirilir. Bu PDF'ler daha sonra standart iş süreçlerine kolayca entegre edilebilir. Dijital belgelerin arşivlenmesi ve uzun süreli saklanması için, PDF/A formatına dönüştürme şiddetle tavsiye edilir..
PDF2Go ile çözemeyeceğiniz PDF ile ilgili bir görev yok! İster ofisten, ister evden, ister hareket halindeyken çalışın, üretkenliğinizi artırın.
