پیپر لیس آفس کا تصور کئی دہائیوں سے موجود ہے۔ کاغذ کے استعمال کو کم کرنے کے لیے دستیاب ٹیکنالوجیز اور پیپر لیس ہونے سے حاصل ہونے والے فوائد کے باوجود، لگتا ہے کہ پیش رفت ابھی تک کافی تیز نہیں ہو رہی۔ ڈیجیٹل دستاویزات، جیسے کہ PDFs، تمام ڈیوائسز پر آسانی سے دستیاب ہیں۔ اس کے باوجود، کاغذ کا استعمال اب بھی بہت عام ہے۔
ہر کمپنی کی دلچسپی کا مرکز یہ ہے کہ وہ اپنا کام اس طرح بہتر بنائے کہ وقت، مالی وسائل کی بچت ہو اور فراہم کی جانے والی سروسز کے معیار میں اضافہ ہو۔ بہت سی کمپنیوں نے پیپر لیس طریقہ کار کو اگلے درجے تک پہنچایا ہے اور ثابت کیا ہے کہ کاروبار کرنے کا یہ طریقہ کئی لحاظ سے زیادہ قابل ترجیح ہے۔
پیپر لیس آفس میں منتقل ہونا اتنا پیچیدہ نہیں جتنا بظاہر لگتا ہے۔ یہاں جانیں کہ پیپر لیس آفس کی طرف جانا کاروبار کو بہتر بنانے اور اس کے عمل میں نمایاں بہتری لانے کا انتہائی مؤثر طریقہ کیوں ہے۔
پیپر لیس آفس کی بنیاد ڈیجیٹائزیشن ہے
کمپنی کے سسٹمز اور پروسیسز کی ڈیجیٹلائزیشن کی وجوہات مختلف ہو سکتی ہیں، لیکن ان سب میں یہ بات مشترک ہے کہ مستقبل کے کاروبار کے بارے میں سوچنا ضروری ہے۔ انفارمیشن ٹیکنالوجی کی تیز رفتار ترقی کمپنیوں کے روزمرہ کے کاموں کو آسان بناتی ہے اور انہیں بڑی بچت کے قابل بناتی ہے۔ کاروبار کی ڈیجیٹلائزیشن میں سرمایہ کاری دراصل مارکیٹ میں بقا اور مسابقت میں سرمایہ کاری ہے۔
کوئی بھی کمپنی اس وقت مسابقتی ہوتی ہے جب شرکا کے درمیان معلومات کا بہاؤ تیز اور مؤثر ہو۔ کاروبار کی ڈیجیٹائزیشن کارکردگی میں اضافہ کرتی ہے، کاروباری جدت کے مواقع پیدا کرتی ہے، روزمرہ کے کاموں کو بدلتی ہے اور کمپنی کے اندر مختلف سسٹمز کے استعمال کو آسان بناتی ہے۔
کمپنی کو پیپر لیس ہونے کے 6 اسباب
-
سکیورٹی
دستاویزی ریکارڈ کو کاغذی شکل میں رکھنے کا مطلب ہے کہ تالہ بند الماریوں اور آرکائیوز میں سرمایہ کاری کرنا۔ دستاویزات کی رازداری یقینی بنانے کے لیے انہیں تلف کرنے کے قواعد لاگو کرنا ضروری ہے۔ اس کے باوجود بھی اس بات کی مکمل ضمانت نہیں ہوتی کہ دستاویزات محفوظ اور خفیہ رہیں گی۔
کاغذ پر مبنی پروسیسز سنگین سکیورٹی رسک پیدا کرتے ہیں۔ ڈیجیٹل بیک اپ کے بغیر، کاروبار ڈیٹا لیک، گم ہونے، چوری یا قدرتی آفات سے ہونے والے نقصان کے خطرات کا شکار رہتا ہے۔ معلومات کھو جانے کا خطرہ کمپنی کے کاروباری تسلسل پر منفی اثر ڈال سکتا ہے۔
بزنس مینجمنٹ سافٹ ویئر جدید سکیورٹی پروٹوکولز کے ذریعے راز داری یقینی بناتا ہے۔ یہ ان خطروں سے بچنے کا مؤثر طریقہ ہے جو کاروباری عمل کو خطرے میں ڈال سکتے ہیں۔
-
بزنس پروسیسز میں بہتری
بزنس مینجمنٹ سافٹ ویئر کی مدد سے ملازمین ایک کلک سے معلومات دیکھ، منظوری دے اور منتقل کر سکتے ہیں۔ اس سے خریداری، کنٹریکٹس کی منظوری، قرضوں، اخراجات کی رپورٹس وغیرہ کے عمل میں تیزی آتی ہے۔
اسی طرح ملازمین ایک ہی وقت میں ایک ہی دستاویزات پر کام کر کے پروجیکٹس پر تعاون کر سکتے ہیں۔ کام جلد مکمل ہوتا ہے اور فوری فیڈ بیک مل جاتا ہے۔ ڈیجیٹل پروسیسز کے مقابلے میں کاغذ پر مبنی پروسیسز وقت طلب ہوتے ہیں اور کمپنی کی پیداواریت پر منفی اثر ڈالتے ہیں، کیونکہ یہ نالج ورکرز کو زیادہ کارآمد کاموں سے روکتے ہیں۔
-
دستاویزات تک آسان رسائی
جب تمام دستاویزات ڈیجیٹائز ہو جائیں تو یہ طے کرنا ممکن ہوتا ہے کہ کون سے یوزرز انہیں دیکھ اور استعمال کر سکتے ہیں اور کون نہیں۔ متعدد یوزرز حقیقی وقت میں ایک ہی دستاویز تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔ تمام یوزرز ایک ہی تازہ ترین ورژن دیکھ سکتے ہیں۔ دستاویز میں ہر ترمیم ایکٹیویٹی لاگ میں محفوظ ہوتی ہے، اس لیے ہر وقت واضح رہتا ہے کہ کس نے کیا کیا۔ ڈیجیٹل کاروبار کا ایک اور بڑا فائدہ ڈیٹا بیک اپ ہے۔
اس کے علاوہ، ڈیجیٹل دستاویزات کہیں سے بھی دستیاب ہوتی ہیں: اب دفتر میں جسمانی طور پر موجود ہونا ضروری نہیں۔ اسی وقت کاروباری عمل میں رکاوٹ نہیں آتی۔ اسمارٹ سلوشنز کے دور اور ہوم آفس کی بڑھتی ہوئی مقبولیت میں، دستاویزات تک رسائی کی صلاحیت انتہائی اہم ہے۔
-
لاگت میں بچت
وہ کاروبار جو اخراجات کم کرتے ہوئے منافع بخش اور مؤثر رہنا چاہتے ہیں، پیپر لیس آفس کی طرف جا رہے ہیں۔ کاغذی دستاویزات مہنگی اور پیپر لیس ٹیکنالوجیز کے عام اور آسان ہونے کے ساتھ ساتھ بڑھتی ہوئی حد تک غیر ضروری ہو چکی ہیں۔
کاغذ ختم کرنے سے پرنٹرز کی دیکھ بھال، ٹونر (اور کاغذ) خریدنے، اور آرکائیوز سنبھالنے کے لیے عملہ رکھنے کی ضرورت نہیں رہتی۔ آرکائیو کی جگہ خریدنے یا کرائے پر لینے کی بھی ضرورت نہیں ہوتی۔ شیلفوں سے فزیکل فولڈرز ہٹا کر جو جگہ خالی ہوتی ہے اسے دفتر میں توسیع کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے یا صرف زیادہ آرام دہ اور کم بھیڑ والے ورک ماحول میں مدد مل سکتی ہے۔
-
گاہکوں کی تسلی
دستاویزات ڈیجیٹل ہونے کے بعد گاہکوں کو مطلوبہ ڈیٹا کے لیے انتظار نہیں کرنا پڑتا۔ ملازمین ایک کلک سے مطلوبہ معلومات آسانی اور تیزی سے تلاش کر سکتے ہیں۔ آرکائیوز میں تلاش پر وقت ضائع کرنے کی ضرورت نہیں رہتی۔
گاہکوں کے ساتھ ڈیجیٹل کمیونی کیشن برقرار رکھنا اور انہیں مطلوبہ معلومات ای میل کے ذریعے بھیجنا ممکن ہے۔ ادائیگی کے عمل کو تیز کرنے کے لیے ای میل انوائس استعمال کریں۔ رابطے کا تیز اور مؤثر طریقہ ہونے کے ساتھ ساتھ، ای میلز کو کسی بھی دوسری دستاویز کی طرح محفوظ کیا جا سکتا ہے، جس سے ہسٹری تلاش کرنا آسان ہو جاتا ہے۔
ڈیجیٹل کمیونی کیشن کی بات کرتے ہوئے، آپ الیکٹرانک بلنگ سافٹ ویئر بھی استعمال کر سکتے ہیں تاکہ انوائسز اور رسیدیں دونوں گاہکوں کو پہنچائی جا سکیں۔ اس سے کاروبار میں شریڈنگ کے اخراجات بھی ختم ہو جائیں گے۔
-
ماحول کا تحفظ
دنیا بھر میں روزانہ بڑی مقدار میں کاروباری کاغذ استعمال ہوتا ہے۔ بلند سطح کا استعمال نہ صرف کمپنیوں کے لیے بہت بڑا خرچ ہے بلکہ ماحولیاتی نقطہ نظر سے بھی تشویش ناک ہے۔
Statista کے مطابق: "The global consumption of paper and board amounted to an estimated 399 million metric tons in 2020. It is expected that demand will increase steadily over the next decade, reaching approximately 461 million metric tons in 2030."
ماحول پر انسانی اثرات کے بارے میں آگاہی روز بروز بڑھ رہی ہے، اور پائیداری کی طرف ہر قدم کو سراہا اور قدر کی نگاہ سے دیکھا جاتا ہے۔ ڈیجیٹل آفس پر جانے سے آپ نہ صرف ماحول کے حق میں مثبت تبدیلی لائیں گے بلکہ نمایاں مالی بچت بھی حاصل کریں گے۔
نئے پیپر لیس ورک فلو کو آسانی سے کیسے برقرار رکھیں؟
ڈیجیٹل کاروباری پروسیسز کو کامیابی سے نافذ کرنے کے بعد آپ کا زیادہ تر کام مکمل ہو جاتا ہے۔ جب آپ پیپر لیس آفس میں تبدیل ہو جاتے ہیں اور کمپنی کی دستاویزات کے بوجھ کو کم کر دیتے ہیں تو پیپر لیس کاروبار کو برقرار رکھنا سیدھا سادہ ہو جاتا ہے۔
مختلف فائل ٹائپس کے ساتھ آسانی سے کام کرنے، انہیں ایڈٹ اور ڈیجیٹائزڈ دستاویزات کو کنورٹ کرنے کے لیے ویب بیسڈ سافٹ ویئر سلوشنز استعمال کرنے پر غور کریں۔
PDF2Go, ایک آن لائن PDF کنورٹر، جو درج ذیل کے لیے 20 سے زائد طاقتور ٹولز فراہم کرتا ہے: دستاویزات کو PDF میں کنورٹ کرنا، PDF میں صفحات کو گھما کر ایڈٹ کرنا، PDF فائلز کو مرج کرنا، PDF فائل سے پاس ورڈ پروٹیکشن شامل یا ہٹانا، اور بہت کچھ۔
OCR کا استعمال, optical character recognition software, بدلیں scanned PDF documents کو ٹیکسٹ میں تلاش کے قابل فائلز میں۔ ان PDFs کو پھر آسانی سے معمول کے کاروباری پروسیسز میں شامل کیا جا سکتا ہے۔ ڈیجیٹل دستاویزات کو آرکائیو کرنے اور طویل مدتی محفوظ رکھنے کے لیے انہیں کنورٹ کر کے PDF/A فارمیٹ میں تبدیل کرنا انتہائی تجویز کردہ ہے.
PDF2Go کے ساتھ کوئی بھی PDF سے متعلق کام ایسا نہیں جو آپ حل نہ کر سکیں! اپنی پروڈکٹیویٹی بہتر بنائیں، چاہے آپ دفتر سے کام کر رہے ہوں، گھر سے یا سفر میں۔
