Idea tentang pejabat tanpa kertas (paperless office) telah wujud selama beberapa dekad. Walaupun teknologi untuk mengurangkan penggunaan kertas sudah tersedia dan faedah bekerja tanpa kertas sudah jelas, kemajuannya masih dilihat agak perlahan. Dokumen digital seperti PDF mudah diakses pada semua peranti. Namun begitu, penggunaan kertas masih sangat meluas.
Setiap syarikat berminat untuk mengoptimumkan aktiviti mereka bagi menjimatkan masa, sumber kewangan dan meningkatkan kualiti perkhidmatan yang diberikan. Banyak syarikat telah membawa konsep tanpa kertas ke tahap seterusnya dan membuktikan bahawa cara menjalankan perniagaan ini lebih digemari dalam banyak aspek.
Beralih kepada pejabat tanpa kertas tidaklah serumit yang disangka. Berikut adalah sebab mengapa beralih kepada pejabat tanpa kertas merupakan cara yang sangat cekap untuk mengoptimumkan perniagaan dan memperbaiki prosesnya dengan ketara.
Pendigitalan ialah teras kepada pejabat tanpa kertas
Sebab-sebab pendigitalan sistem dan proses sesebuah syarikat boleh berbeza dengan ketara, tetapi apa yang sama ialah keperluan untuk memikirkan perniagaan masa hadapan. Perkembangan pesat teknologi maklumat memudahkan urusan harian syarikat dan membolehkan penjimatan besar. Melabur dalam pendigitalan perniagaan bermakna melabur dalam kelangsungan dan daya saing di pasaran.
Sebuah syarikat menjadi kompetitif apabila aliran maklumat antara pihak-pihak yang terlibat adalah pantas dan cekap. Pendigitalan perniagaan menyumbang kepada kecekapan, mewujudkan peluang inovasi, mengubah rutin harian perniagaan dan memudahkan penggunaan banyak sistem dalam syarikat.
6 Sebab Syarikat Perlu Beralih Kepada Pejabat Tanpa Kertas
-
Keselamatan
Memilih untuk menyimpan dokumentasi dalam bentuk kertas memerlukan pelaburan dalam loker berkunci dan arkib. Peraturan untuk memusnahkan dokumen perlu dilaksanakan bagi memastikan kerahsiaannya. Walaupun begitu, masih tiada jaminan penuh bahawa dokumen akan kekal selamat dan sulit.
Proses berasaskan kertas menimbulkan risiko keselamatan yang serius. Tanpa sandaran digital, perniagaan terdedah kepada kebocoran data, kehilangan, kecurian atau kerosakan akibat sebab-sebab semula jadi. Risiko kehilangan maklumat boleh memberikan kesan negatif kepada kesinambungan operasi syarikat.
Perisian pengurusan perniagaan memastikan kerahsiaan dengan menggunakan protokol keselamatan berteknologi tinggi. Ini ialah cara berkesan untuk mengelakkan risiko yang boleh menjejaskan proses perniagaan.
-
Penambahbaikan proses perniagaan
Dengan bantuan perisian pengurusan perniagaan, pekerja boleh melihat, meluluskan dan memindahkan maklumat dengan satu klik. Ini mempercepatkan proses perolehan, kelulusan kontrak, pinjaman, laporan kos dan sebagainya.
Begitu juga, pekerja boleh bekerjasama dalam projek dengan bekerja pada dokumen yang sama pada masa yang sama. Kerja siap lebih awal dan maklum balas boleh diperoleh serta-merta. Berbanding proses digital, proses berasaskan kertas memakan masa dan memberi kesan negatif kepada produktiviti syarikat: ia menghalang pekerja berpengetahuan daripada melakukan tugas yang lebih produktif.
-
Akses dokumen yang lebih mudah
Setelah semua dokumentasi didigitalkan, adalah mungkin untuk memilih pengguna mana yang dibenarkan melihat dan menggunakannya dan mana yang tidak. Berbilang pengguna boleh mengakses dokumen yang sama secara masa nyata. Semua pengguna dapat melihat versi dokumen yang sama dan terkini. Setiap penyuntingan dokumen direkodkan dalam log aktiviti, jadi pada setiap masa jelas siapa melakukan apa. Satu lagi kelebihan besar perniagaan digital ialah sandaran data.
Selain itu, dokumen digital boleh diakses dari mana-mana sahaja: tidak lagi perlu berada secara fizikal di pejabat. Pada masa yang sama, proses perniagaan tidak akan terganggu. Dalam era penyelesaian pintar dan peningkatan populariti pejabat di rumah, keupayaan untuk mengakses dokumen amat penting.
-
Menjimatkan kos
Perniagaan yang ingin mengurangkan kos sambil kekal menguntungkan dan cekap semakin beralih kepada pejabat tanpa kertas. Dokumentasi kertas adalah mahal dan semakin tidak diperlukan apabila teknologi tanpa kertas menjadi dominan dan mudah digunakan.
Dengan menghapuskan kertas, tidak perlu lagi menyelenggara pencetak, membeli toner (dan kertas), atau menggaji pekerja untuk menyimpan arkib. Tiada keperluan untuk membeli atau menyewa ruang arkib. Ruang yang dibebaskan dengan mengeluarkan fail fizikal dari rak boleh digunakan untuk mengembangkan pejabat atau sekurang-kurangnya menyumbang kepada persekitaran kerja yang lebih selesa dan kurang sesak.
-
Kepuasan pelanggan
Dengan dokumen yang telah didigitalkan, pelanggan tidak perlu menunggu untuk mendapatkan data yang mereka perlukan. Dengan satu klik, pekerja boleh mencari semua yang mereka cari dengan mudah dan pantas. Tidak perlu membuang masa mencari di arkib.
Adalah mungkin untuk mengekalkan komunikasi digital dengan pelanggan dan menghantar maklumat yang diperlukan melalui emel. Gunakan invois emel untuk mempercepatkan proses pembayaran. Selain menjadi cara komunikasi yang pantas dan cekap, emel boleh disimpan seperti dokumen lain, menjadikan sejarah lebih mudah untuk dicari.
Bercakap tentang komunikasi digital, anda juga boleh menggunakan perisian pengebilan elektronik untuk menghantar invois dan resit kepada pelanggan. Tindakan ini juga akan menghapuskan kos pemusnahan dokumen kertas dalam perniagaan anda.
-
Perlindungan alam sekitar
Jumlah kertas perniagaan yang besar digunakan di seluruh dunia setiap hari. Tahap penggunaan yang tinggi bukan sahaja kos yang besar bagi syarikat, malah membimbangkan dari segi alam sekitar.
Menurut Statista: "The global consumption of paper and board amounted to an estimated 399 million metric tons in 2020. It is expected that demand will increase steadily over the next decade, reaching approximately 461 million metric tons in 2030."
Kesedaran tentang kesan manusia terhadap alam sekitar semakin meningkat dari hari ke hari, dan setiap langkah ke arah kemampanan yang lebih baik amat dihargai. Dengan beralih kepada pejabat digital, anda bukan sahaja membuat perubahan positif untuk alam sekitar, malah anda juga akan mencapai penjimatan yang ketara.
Bagaimana untuk mengekalkan aliran kerja tanpa kertas yang baharu dengan mudah?
Selepas pelaksanaan proses perniagaan digital yang berjaya, sebahagian besar kerja anda telah selesai. Sebaik sahaja anda beralih kepada pejabat tanpa kertas dan mengurangkan lambakan dokumen syarikat, mengekalkan operasi tanpa kertas menjadi mudah.
Untuk memudahkan pengendalian pelbagai jenis fail, menyunting dan menukar dokumen yang telah didigitalkan, pertimbangkan untuk menggunakan perisian berasaskan web.
PDF2Go, penukar PDF dalam talian, menawarkan lebih daripada 20 alat Ultimate untuk: menukar dokumen kepada PDF, menyunting PDF dengan memutar halaman, menggabungkan fail PDF, menambah atau membuang perlindungan kata laluan daripada fail PDF, dan banyak lagi.
Menggunakan OCR, perisian pengecaman aksara optik, menukar dokumen PDF yang diimbas kepada dokumen yang boleh dicari teksnya. PDF ini kemudiannya boleh disepadukan dengan mudah ke dalam proses perniagaan biasa. Untuk tujuan pengarkiban dan pemeliharaan jangka panjang dokumen digital, penukaran ke format PDF\/A sangat digalakkan.
Dengan PDF2Go, tiada tugas berkaitan PDF yang anda tidak boleh selesaikan! Tingkatkan produktiviti anda, sama ada anda bekerja dari pejabat, dari rumah atau ketika dalam perjalanan.
