Idea biura bez papieru istnieje już od dziesięcioleci. Mimo dostępnych technologii pozwalających ograniczyć zużycie papieru i licznych korzyści płynących z tego rozwiązania, wydaje się, że postęp wciąż jest zbyt wolny. Dokumenty cyfrowe, takie jak PDF-y, są łatwo dostępne na wszystkich urządzeniach. Mimo to korzystanie z papieru jest nadal powszechne.
W interesie każdej firmy leży optymalizacja działań, aby oszczędzać czas, zasoby finansowe oraz poprawiać jakość świadczonych usług. Wiele firm weszło na wyższy poziom cyfryzacji i udowodniło, że taki sposób prowadzenia działalności jest pod wieloma względami korzystniejszy.
Przejście na biuro bez papieru nie jest tak skomplikowane, jak mogłoby się wydawać. Oto dlaczego przejście na bezpapierowy obieg dokumentów to bardzo efektywny sposób na optymalizację firmy i znaczącą poprawę jej procesów.
Cyfryzacja jest podstawą biura bez papieru
Powody cyfryzacji systemów i procesów w firmie mogą być bardzo różne, ale łączy je jedno: konieczność myślenia o biznesie jutra. Dynamiczny rozwój technologii informatycznych ułatwia codzienne funkcjonowanie firm i pozwala im na duże oszczędności. Inwestycja w cyfryzację biznesu to inwestycja w przetrwanie i konkurencyjność na rynku.
Firma jest konkurencyjna, gdy przepływ informacji między uczestnikami jest szybki i efektywny. Cyfryzacja działalności zwiększa wydajność, tworzy możliwości dla innowacji biznesowych, zmienia codzienną rutynę pracy i upraszcza korzystanie z wielu systemów w firmie.
6 powodów, dla których firmy powinny przejść na biuro bez papieru
-
Bezpieczeństwo
Utrzymywanie dokumentacji w formie papierowej wymaga inwestycji w zamykane szafki i archiwa. Konieczne jest wdrożenie zasad niszczenia dokumentów w celu zapewnienia ich poufności. Nawet wtedy nie ma pełnej gwarancji, że dokumenty pozostaną bezpieczne i poufne.
Procesy oparte na papierze wiążą się z poważnymi zagrożeniami bezpieczeństwa. Bez cyfrowej kopii zapasowej firma jest narażona na wycieki danych, ich utratę, kradzież lub uszkodzenie wskutek zdarzeń losowych. Ryzyko utraty informacji może negatywnie wpłynąć na ciągłość działalności firmy.
Oprogramowanie do zarządzania firmą zapewnia poufność dzięki zaawansowanym protokołom bezpieczeństwa. To sposób na skuteczne uniknięcie ryzyk, które mogłyby zagrozić procesom biznesowym.
-
Usprawnienie procesów biznesowych
Dzięki oprogramowaniu do zarządzania firmą pracownicy mogą jednym kliknięciem przeglądać, zatwierdzać i przekazywać informacje. Przyspiesza to procesy zakupowe, akceptację umów, kredytów, raportów kosztów itp.
Pracownicy mogą też współpracować przy projektach, pracując jednocześnie na tych samych dokumentach. Praca jest wykonywana szybciej, a informacja zwrotna może zostać udzielona od razu. W porównaniu z procesami cyfrowymi, procesy oparte na papierze są czasochłonne i negatywnie wpływają na produktywność firmy: uniemożliwiają pracownikom wiedzy realizację bardziej wartościowych zadań.
-
Łatwiejszy dostęp do dokumentów
Po cyfryzacji całej dokumentacji można określić, którzy użytkownicy mają prawo ją przeglądać i wykorzystywać, a którzy nie. Wielu użytkowników może mieć dostęp do tego samego dokumentu w czasie rzeczywistym. Wszyscy widzą tę samą, najnowszą wersję dokumentu. Każda edycja jest rejestrowana w dzienniku aktywności, dzięki czemu w każdej chwili wiadomo, kto co zrobił. Kolejną dużą zaletą cyfrowego biznesu jest możliwość tworzenia kopii zapasowych danych.
Ponadto dokumenty cyfrowe są dostępne z dowolnego miejsca: nie ma już potrzeby fizycznej obecności w biurze. Jednocześnie procesy biznesowe nie muszą być przerywane. W dzisiejszych czasach inteligentnych rozwiązań i rosnącej popularności pracy zdalnej możliwość dostępu do dokumentów ma kluczowe znaczenie.
-
Opłacalność
Firmy, które chcą ograniczyć koszty, a jednocześnie pozostać rentowne i efektywne, przechodzą na biura bez papieru. Dokumentacja papierowa jest kosztowna i coraz mniej potrzebna, ponieważ technologie bezpapierowe stają się powszechne i łatwe w użyciu.
Eliminując papier, nie trzeba już serwisować drukarek, kupować tonerów (i papieru) ani zatrudniać pracowników do obsługi archiwów. Nie ma też konieczności zakupu lub wynajmu przestrzeni archiwum. Miejsce zwolnione po usunięciu fizycznych segregatorów z półek można wykorzystać na powiększenie biura lub po prostu stworzyć bardziej komfortowe i mniej zagracone środowisko pracy.
-
Zadowolenie klientów
Dzięki cyfryzacji dokumentów klienci nie muszą czekać na potrzebne im dane. Jednym kliknięciem pracownicy mogą łatwo i szybko znaleźć wszystko, czego szukają. Nie trzeba tracić czasu na przeszukiwanie archiwów.
Możliwe jest utrzymanie cyfrowej komunikacji z klientami i wysyłanie im niezbędnych informacji e-mailem. Wystawiaj faktury e-mailem, aby przyspieszyć proces płatności. Oprócz tego, że jest to szybki i efektywny sposób komunikacji, wiadomości e-mail można zapisywać jak każdy inny dokument, co ułatwia przeszukiwanie historii.
Pozostając przy komunikacji cyfrowej, możesz korzystać także z oprogramowania do e-fakturowania, aby dostarczać klientom zarówno faktury, jak i potwierdzenia płatności. Pozwoli to również wyeliminować koszty niszczenia dokumentów w firmie.
-
Ochrona środowiska
Każdego dnia na świecie zużywane są ogromne ilości papieru biurowego. Wysokie zużycie to nie tylko duży koszt dla firm, ale także powód do niepokoju z punktu widzenia ochrony środowiska.
Według danych serwisu Statista: "Globalne zużycie papieru i tektury wyniosło w 2020 roku szacunkowo 399 mln ton. Oczekuje się, że popyt będzie stale rósł w nadchodzącej dekadzie, osiągając około 461 mln ton w 2030 roku."
Świadomość wpływu człowieka na środowisko rośnie z dnia na dzień, a każdy krok w stronę większej zrównoważoności jest zauważany i doceniany. Przechodząc na cyfrowe biuro, nie tylko wprowadzisz pozytywną zmianę dla środowiska, ale również osiągniesz znaczące oszczędności.
Jak łatwo utrzymać nowy bezpapierowy obieg dokumentów?
Po pomyślnym wdrożeniu cyfrowych procesów biznesowych większość pracy jest już za Tobą. Gdy przekształcisz firmę w biuro bez papieru i ograniczysz nadmiar dokumentów, utrzymanie takiego sposobu pracy jest proste.
Aby ułatwić pracę z różnymi typami plików, ich edycję i konwersję zdigitalizowanych dokumentów, rozważ użycie rozwiązań programowych w chmurze.
PDF2Go, internetowy konwerter PDF, oferuje ponad 20 zaawansowanych narzędzi do: konwersji dokumentów do PDF, edycji PDF przez obracanie stron, łączenia plików PDF, dodawania lub usuwania ochrony hasłem z pliku PDF i wielu innych zadań.
Korzystając z OCR, oprogramowania do optycznego rozpoznawania znaków, przekształcaj zeskanowane dokumenty PDF w pliki z możliwością wyszukiwania tekstu. Tak przygotowane pliki PDF można następnie łatwo włączyć do standardowych procesów biznesowych. Na potrzeby archiwizacji i długoterminowego przechowywania dokumentów cyfrowych zalecana jest konwersja do formatu PDF/A jest wysoce zalecana.
Z PDF2Go nie ma zadania związanego z PDF, którego nie będziesz w stanie wykonać! Zwiększ swoją produktywność, niezależnie od tego, czy pracujesz z biura, z domu, czy w podróży.
