Η ιδέα ενός γραφείου χωρίς χαρτί υπάρχει εδώ και δεκαετίες. Παρόλο που η τεχνολογία για τη μείωση της χρήσης χαρτιού είναι διαθέσιμη, καθώς και τα οφέλη από την αποχαρτοποίηση, η πρόοδος δεν φαίνεται να γίνεται αρκετά γρήγορα. Τα ψηφιακά έγγραφα, όπως τα PDF, είναι εύκολα διαθέσιμα σε όλες τις συσκευές. Ωστόσο, η χρήση χαρτιού εξακολουθεί να είναι ιδιαίτερα διαδεδομένη.
Συμφέρον κάθε εταιρείας είναι να βελτιστοποιήσει τις δραστηριότητές της ώστε να εξοικονομεί χρόνο, οικονομικούς πόρους και να βελτιώνει την ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών. Πολλές εταιρείες έχουν περάσει την αποχαρτοποίηση στο επόμενο επίπεδο και έχουν αποδείξει ότι αυτός ο τρόπος λειτουργίας είναι προτιμότερος σε πολλά σημεία.
Η μετάβαση σε ένα γραφείο χωρίς χαρτί δεν είναι τόσο περίπλοκη όσο φαίνεται. Δείτε γιατί η μετάβαση σε ένα γραφείο χωρίς χαρτί είναι ένας ιδιαίτερα αποδοτικός τρόπος για να βελτιστοποιήσετε την επιχείρηση και να αναβαθμίσετε σημαντικά τις διαδικασίες της.
Ο ψηφιακός μετασχηματισμός είναι στην καρδιά του γραφείου χωρίς χαρτί
Οι λόγοι για τον ψηφιακό μετασχηματισμό των συστημάτων και διαδικασιών μιας εταιρείας μπορεί να διαφέρουν σημαντικά, αλλά αυτό που τους ενώνει είναι η ανάγκη να σκεφτόμαστε την επιχείρηση του αύριο. Η ταχεία ανάπτυξη της πληροφορικής διευκολύνει την καθημερινή λειτουργία των εταιρειών και τους επιτρέπει σημαντικές εξοικονομήσεις. Η επένδυση στον ψηφιακό μετασχηματισμό είναι επένδυση στην επιβίωση και την ανταγωνιστικότητα στην αγορά.
Μια εταιρεία είναι ανταγωνιστική όταν η ροή πληροφοριών μεταξύ των εμπλεκομένων είναι γρήγορη και αποτελεσματική. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός συμβάλλει στην αποδοτικότητα, δημιουργεί ευκαιρίες για επιχειρηματική καινοτομία, αλλάζει την καθημερινή ρουτίνα εργασίας και απλοποιεί τη χρήση πολλών συστημάτων μέσα στην εταιρεία.
6 λόγοι για μια εταιρεία να γίνει paperless
-
Ασφάλεια
Η επιλογή διατήρησης της τεκμηρίωσης σε έντυπη μορφή απαιτεί επενδύσεις σε κλειδωμένα ντουλάπια και αρχεία. Είναι απαραίτητη η εφαρμογή κανόνων καταστροφής εγγράφων για τη διασφάλιση της εμπιστευτικότητάς τους. Ακόμα και τότε, δεν υπάρχει πλήρης εγγύηση ότι τα έγγραφα θα παραμείνουν ασφαλή και εμπιστευτικά.
Οι διαδικασίες που βασίζονται στο χαρτί ενέχουν σοβαρούς κινδύνους ασφάλειας. Χωρίς ψηφιακό αντίγραφο ασφαλείας, μια επιχείρηση παραμένει ευάλωτη σε παραβίαση δεδομένων, απώλεια, κλοπή ή ζημιά λόγω φυσικών αιτιών. Ο κίνδυνος απώλειας πληροφοριών μπορεί να επηρεάσει αρνητικά τη συνέχεια της επιχειρηματικής δραστηριότητας.
Το λογισμικό διαχείρισης επιχειρήσεων διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα χρησιμοποιώντας εξελιγμένα πρωτόκολλα ασφάλειας. Είναι ένας τρόπος για να αποφύγετε αποτελεσματικά κινδύνους που θα μπορούσαν να θέσουν σε κίνδυνο τις επιχειρηματικές διαδικασίες.
-
Βελτίωση επιχειρηματικών διαδικασιών
Με τη βοήθεια λογισμικού διαχείρισης επιχειρήσεων, οι εργαζόμενοι μπορούν με ένα κλικ να προβάλουν, να εγκρίνουν και να μεταφέρουν πληροφορίες. Αυτό επιταχύνει τις διαδικασίες προμηθειών, έγκρισης συμβάσεων, δανείων, αναφορών εξόδων κ.λπ.
Επίσης, οι εργαζόμενοι μπορούν να συνεργάζονται σε έργα δουλεύοντας ταυτόχρονα στα ίδια έγγραφα. Η δουλειά ολοκληρώνεται νωρίτερα και η ανατροφοδότηση λαμβάνεται άμεσα. Σε σύγκριση με τις ψηφιακές διαδικασίες, οι διαδικασίες με χαρτί είναι χρονοβόρες και επηρεάζουν αρνητικά την παραγωγικότητα της εταιρείας, καθώς εμποδίζουν τους εργαζόμενους γνώσης να ασχοληθούν με πιο παραγωγικές εργασίες.
-
Ευκολότερη πρόσβαση στα έγγραφα
Αφού ψηφιοποιηθεί όλη η τεκμηρίωση, είναι δυνατό να οριστεί ποιοι χρήστες επιτρέπεται να τη βλέπουν και να τη χρησιμοποιούν και ποιοι όχι. Πολλοί χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στο ίδιο έγγραφο σε πραγματικό χρόνο. Όλοι βλέπουν την ίδια, πιο πρόσφατη έκδοση του εγγράφου. Κάθε επεξεργασία του εγγράφου καταγράφεται στο ημερολόγιο δραστηριότητας, ώστε να είναι πάντα σαφές ποιος έκανε τι. Ένα ακόμη σημαντικό πλεονέκτημα του ψηφιακού επιχειρείν είναι τα αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων.
Επιπλέον, τα ψηφιακά έγγραφα είναι προσβάσιμα από οπουδήποτε· δεν είναι πλέον απαραίτητη η φυσική παρουσία στο γραφείο. Ταυτόχρονα, η επιχειρηματική διαδικασία δεν διακόπτεται. Στη σημερινή εποχή των «έξυπνων» λύσεων και της αυξανόμενης δημοφιλίας της εργασίας από το σπίτι, η δυνατότητα πρόσβασης στα έγγραφα είναι εξαιρετικά σημαντική.
-
Κοστολογική αποδοτικότητα
Οι επιχειρήσεις που θέλουν να μειώσουν τα κόστη τους, παραμένοντας παράλληλα κερδοφόρες και αποδοτικές, στρέφονται σε γραφεία χωρίς χαρτί. Η έντυπη τεκμηρίωση είναι δαπανηρή και ολοένα λιγότερο απαραίτητη, καθώς οι τεχνολογίες paperless επικρατούν και είναι εύχρηστες.
Με την κατάργηση του χαρτιού, δεν είναι πλέον απαραίτητη η συντήρηση εκτυπωτών, η αγορά μελανιών (και χαρτιού) ή η πρόσληψη προσωπικού για τη φύλαξη αρχείων. Δεν χρειάζεται να αγοράζετε ή να ενοικιάζετε χώρο αρχείου. Ο χώρος που ελευθερώνεται αφαιρώντας φυσικούς φακέλους από τα ράφια μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την επέκταση του γραφείου ή απλώς να συμβάλει σε ένα πιο άνετο και λιγότερο φορτωμένο εργασιακό περιβάλλον.
-
Ικανοποίηση πελατών
Με τα έγγραφα ψηφιοποιημένα, οι πελάτες δεν χρειάζεται να περιμένουν για να λάβουν τα δεδομένα που χρειάζονται. Με ένα κλικ, οι εργαζόμενοι μπορούν εύκολα και γρήγορα να βρουν ό,τι αναζητούν. Δεν υπάρχει λόγος να χάνεται χρόνος ψάχνοντας στα αρχεία.
Είναι δυνατό να διατηρείτε ψηφιακή επικοινωνία με τους πελάτες και να τους στέλνετε τις απαραίτητες πληροφορίες μέσω email. Χρησιμοποιήστε ηλεκτρονικό τιμολόγιο για να επιταχύνετε τη διαδικασία πληρωμής. Εκτός από το ότι είναι ένας γρήγορος και αποδοτικός τρόπος επικοινωνίας, τα email μπορούν να αποθηκευτούν όπως κάθε άλλο έγγραφο, διευκολύνοντας την αναζήτηση του ιστορικού.
Μιλώντας για ψηφιακή επικοινωνία, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε λογισμικό ηλεκτρονικής τιμολόγησης για να αποστέλλετε τόσο τιμολόγια όσο και αποδείξεις στους πελάτες. Αυτή η ενέργεια θα εξαλείψει επίσης τα κόστη καταστροφής εγγράφων από την επιχείρησή σας.
-
Προστασία περιβάλλοντος
Σημαντικές ποσότητες χαρτιού για επιχειρηματική χρήση καταναλώνονται καθημερινά σε όλο τον κόσμο. Το υψηλό επίπεδο κατανάλωσης δεν αποτελεί μόνο τεράστιο κόστος για τις εταιρείες, αλλά είναι και ανησυχητικό από περιβαλλοντική άποψη.
Σύμφωνα με το Statista: "Η παγκόσμια κατανάλωση χαρτιού και χαρτονιού ανήλθε σε περίπου 399 εκατομμύρια μετρικούς τόνους το 2020. Αναμένεται ότι η ζήτηση θα αυξάνεται σταθερά την επόμενη δεκαετία, φτάνοντας περίπου τους 461 εκατομμύρια μετρικούς τόνους το 2030."
Η επίγνωση της ανθρώπινης επίδρασης στο περιβάλλον αυξάνεται καθημερινά και κάθε βήμα προς μεγαλύτερη βιωσιμότητα αναγνωρίζεται και εκτιμάται. Με τη μετάβαση σε ένα ψηφιακό γραφείο, όχι μόνο θα επιφέρετε μια θετική αλλαγή υπέρ του περιβάλλοντος, αλλά θα πετύχετε και σημαντική εξοικονόμηση.
Πώς να διατηρείτε εύκολα τη νέα paperless ροή εργασίας;
Μετά την επιτυχημένη υλοποίηση των ψηφιακών επιχειρηματικών διαδικασιών, η βασική δουλειά σας έχει γίνει. Αφού μεταβείτε σε ένα γραφείο χωρίς χαρτί και μειώσετε την υπερφόρτωση εγγράφων της εταιρείας, η διατήρηση της paperless λειτουργίας είναι απλή.
Για εύκολο χειρισμό διαφορετικών τύπων αρχείων, επεξεργασία και μετατροπή ψηφιοποιημένων εγγράφων, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε λύσεις λογισμικού που λειτουργούν μέσω web.
PDF2Go, ένας online μετατροπέας PDF, προσφέρει πάνω από 20 προηγμένα εργαλεία για: μετατροπή εγγράφων σε PDF, επεξεργασία PDF με περιστροφή σελίδων, συγχώνευση αρχείων PDF, προσθήκη ή αφαίρεση προστασίας με κωδικό πρόσβασης από ένα αρχείο PDF και πολλά ακόμα.
Χρησιμοποιώντας OCR, λογισμικό οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (Optical Character Recognition), μετατρέψτε σκαναρισμένα έγγραφα PDF σε έγγραφα με δυνατότητα αναζήτησης κειμένου. Αυτά τα PDF μπορούν στη συνέχεια να ενσωματωθούν εύκολα στις κανονικές επιχειρηματικές διαδικασίες. Για σκοπούς αρχειοθέτησης και μακροχρόνιας διατήρησης ψηφιακών εγγράφων, η μετατροπή σε μορφότυπο PDF/A συνιστάται ιδιαίτερα.
Με το PDF2Go, δεν υπάρχει εργασία σχετική με PDF που να μην μπορείτε να ολοκληρώσετε! Βελτιώστε την παραγωγικότητά σας, είτε εργάζεστε από το γραφείο, από το σπίτι είτε εν κινήσει.
