แนวคิดเรื่อง สำนักงานไร้กระดาษ มีมานานหลายทศวรรษแล้ว แม้จะมีเทคโนโลยีที่ช่วยลดการใช้กระดาษและประโยชน์มากมายจากการทำงานแบบไร้กระดาษ แต่ความก้าวหน้ากลับยังไม่เร็วพอ เอกสารดิจิทัลอย่างเช่น PDF สามารถใช้งานได้ง่ายบนทุกอุปกรณ์ อย่างไรก็ตาม การใช้กระดาษก็ยังคงแพร่หลายอยู่มาก
ในผลประโยชน์ของทุกบริษัทคือการปรับปรุงกิจกรรมต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพ เพื่อประหยัดเวลา ทรัพยากรทางการเงิน และยกระดับคุณภาพการให้บริการ หลายบริษัทได้นำแนวคิดไร้กระดาษไปใช้ในระดับที่สูงขึ้น และพิสูจน์แล้วว่าวิธีการทำธุรกิจแบบนี้มีข้อดีหลายด้าน
การเปลี่ยนมาใช้สำนักงานไร้กระดาษไม่ซับซ้อนอย่างที่คิด ต่อไปนี้คือเหตุผลว่าทำไมการเปลี่ยนมาใช้สำนักงานไร้กระดาษจึงเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่งในการปรับปรุงธุรกิจและพัฒนากระบวนการทำงานให้ดีขึ้นอย่างมาก
ดิจิทัลคือหัวใจของสำนักงานไร้กระดาษ
เหตุผลของการทำระบบและกระบวนการของบริษัทให้เป็นดิจิทัลอาจแตกต่างกันไปมาก แต่สิ่งที่เหมือนกันคือจำเป็นต้องคิดถึงธุรกิจในวันข้างหน้า การพัฒนาอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้การดำเนินธุรกิจประจำวันของบริษัทง่ายขึ้นและประหยัดมากขึ้น การลงทุนในด้านดิจิทัลของธุรกิจจึงเท่ากับการลงทุนเพื่อการอยู่รอดและความสามารถในการแข่งขันในตลาด
บริษัทจะมีความสามารถในการแข่งขันเมื่อการไหลเวียนของข้อมูลระหว่างผู้เกี่ยวข้องเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ การทำธุรกิจให้เป็นดิจิทัลช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ สร้างโอกาสด้านนวัตกรรม เปลี่ยนรูปแบบการทำงานประจำวัน และทำให้การใช้งานระบบต่างๆ ภายในบริษัทง่ายขึ้น
6 เหตุผลที่บริษัทควรเปลี่ยนมาใช้ระบบไร้กระดาษ
-
ความปลอดภัย
การเลือกเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษจำเป็นต้องลงทุนกับตู้และห้องเก็บเอกสารที่ล็อกได้ ต้องมีกฎเกณฑ์ในการทำลายเอกสารเพื่อรักษาความลับ แม้กระนั้นก็ยังไม่มีการรับประกันอย่างเต็มที่ว่าเอกสารจะปลอดภัยและเป็นความลับเสมอไป
กระบวนการทำงานที่อาศัยกระดาษมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยอย่างมาก หากไม่มีข้อมูลสำรองแบบดิจิทัล ธุรกิจจะเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูล การสูญหาย การโจรกรรม หรือความเสียหายจากสาเหตุทางธรรมชาติ ความเสี่ยงในการสูญเสียข้อมูลเหล่านี้อาจส่งผลกระทบด้านลบต่อความต่อเนื่องของการดำเนินธุรกิจของบริษัท
ซอฟต์แวร์บริหารจัดการธุรกิจช่วยรับรองความลับด้วยการใช้โปรโตคอลรักษาความปลอดภัยขั้นสูง เป็นวิธีช่วยหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่อาจทำให้กระบวนการทางธุรกิจสะดุด
-
การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ
ด้วยซอฟต์แวร์บริหารจัดการธุรกิจ พนักงานสามารถดู อนุมัติ และส่งต่อข้อมูลได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว ช่วยเร่งขั้นตอนต่างๆ เช่น การจัดซื้อ การอนุมัติสัญญา เงินกู้ รายงานค่าใช้จ่าย เป็นต้น
ในทำนองเดียวกัน พนักงานสามารถทำงานร่วมกันในโครงการเดียวกันโดยแก้ไขเอกสารเดียวกันได้พร้อมกัน งานจึงเสร็จเร็วขึ้น และได้รับข้อเสนอแนะได้ทันที เมื่อเทียบกับกระบวนการแบบดิจิทัล การใช้กระดาษใช้เวลามากกว่าและส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานของบริษัท เพราะทำให้พนักงานที่มีทักษะต้องเสียเวลาไปกับงานที่ไม่ก่อให้เกิดมูลค่าสูง
-
การเข้าถึงเอกสารที่สะดวกขึ้น
เมื่อเอกสารทั้งหมดถูกแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว สามารถกำหนดได้ว่าให้ผู้ใช้คนใดดูและใช้งานเอกสารได้หรือไม่ได้ ผู้ใช้หลายคนสามารถเข้าถึงเอกสารเดียวกันได้แบบเรียลไทม์ ทุกคนจะเห็นเอกสารเวอร์ชันล่าสุดเหมือนกันทุกประการ การแก้ไขทุกครั้งจะถูกบันทึกในบันทึกกิจกรรม ทำให้เห็นได้ตลอดเวลาว่าใครทำอะไร อีกหนึ่งข้อดีของธุรกิจดิจิทัลคือการสำรองข้อมูล
นอกจากนี้ เอกสารดิจิทัลยังเข้าถึงได้จากทุกที่ ไม่จำเป็นต้องอยู่ในสำนักงานอีกต่อไป ขณะเดียวกัน กระบวนการทางธุรกิจก็จะไม่สะดุด ในยุคของโซลูชันอัจฉริยะและการทำงานจากบ้านที่ได้รับความนิยม ความสามารถในการเข้าถึงเอกสารจึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง
-
ความคุ้มค่า
ธุรกิจที่ต้องการลดค่าใช้จ่ายแต่ยังคงความสามารถในการทำกำไรและประสิทธิภาพ เลือกหันมาใช้สำนักงานไร้กระดาษ เอกสารกระดาษมีต้นทุนสูงและยิ่งไม่จำเป็นมากขึ้นเรื่อยๆ เมื่อเทคโนโลยีไร้กระดาษกลายเป็นมาตรฐานและใช้งานได้ง่าย
ด้วยการตัดกระดาษออกไป ไม่จำเป็นต้องดูแลเครื่องพิมพ์ ซื้อหมึกพิมพ์ (และกระดาษ) หรือจ้างพนักงานมาจัดเก็บเอกสาร ไม่มีความจำเป็นต้องซื้อหรือเช่าพื้นที่เก็บเอกสาร พื้นที่ที่ได้คืนมาจากการนำแฟ้มกระดาษออกจากชั้นเก็บของ สามารถนำไปใช้ขยายพื้นที่สำนักงาน หรือทำให้สภาพแวดล้อมการทำงานโปร่งโล่งและสบายขึ้น
-
ความพึงพอใจของลูกค้า
เมื่อเอกสารถูกทำให้เป็นดิจิทัล ลูกค้าไม่จำเป็นต้องรอเพื่อรับข้อมูลที่ต้องการ พนักงานสามารถค้นหาทุกอย่างที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว ไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาเอกสารจากคลังเก็บ
สามารถสื่อสารกับลูกค้าในรูปแบบดิจิทัลและส่งข้อมูลที่จำเป็นให้ทางอีเมลได้ ใช้ใบแจ้งหนี้ทางอีเมลเพื่อเร่งกระบวนการชำระเงิน นอกจากจะเป็นวิธีสื่อสารที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพแล้ว อีเมลยังสามารถจัดเก็บไว้เหมือนเอกสารอื่นๆ ทำให้ง่ายต่อการค้นหาย้อนหลัง
ในแง่ของการสื่อสารแบบดิจิทัล คุณยังสามารถใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เพื่อส่งทั้งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จให้กับลูกค้าได้อีกด้วย ซึ่งยังช่วยตัดค่าใช้จ่ายในการทำลายเอกสารออกจากธุรกิจของคุณด้วย
-
การปกป้องสิ่งแวดล้อม
ในแต่ละวันมีการใช้กระดาษทางธุรกิจเป็นปริมาณมากทั่วโลก ระดับการใช้ที่สูงไม่เพียงเป็นต้นทุนมหาศาลสำหรับบริษัทเท่านั้น แต่ยังเป็นเรื่องที่น่ากังวลในมุมมองด้านสิ่งแวดล้อมด้วย
จากข้อมูลของ Statista: "ปริมาณการใช้กระดาษและกระดาษแข็งทั่วโลกอยู่ที่ประมาณ 399 ล้านตันในปี 2020 และคาดว่าความต้องการจะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องในอีกทศวรรษข้างหน้า จนถึงราว 461 ล้านตันในปี 2030"
ความตระหนักถึงผลกระทบของมนุษย์ต่อสิ่งแวดล้อมเพิ่มขึ้นทุกวัน และทุกก้าวสู่ความยั่งยืนที่มากขึ้นล้วนได้รับการยอมรับและชื่นชม ด้วยการเปลี่ยนมาใช้สำนักงานดิจิทัล คุณไม่เพียงสร้างการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีต่อสิ่งแวดล้อม แต่ยังช่วยให้ธุรกิจประหยัดต้นทุนได้อย่างชัดเจน
จะรักษากระบวนการทำงานแบบไร้กระดาษใหม่นี้ได้อย่างง่ายดายได้อย่างไร?
หลังจากดำเนินกระบวนการธุรกิจดิจิทัลได้สำเร็จ งานส่วนใหญ่ของคุณก็เสร็จสิ้นแล้ว เมื่อคุณเปลี่ยนมาใช้สำนักงานไร้กระดาษและลดปริมาณเอกสารของบริษัทลง การดูแลให้ธุรกิจดำเนินไปแบบไร้กระดาษต่อไปก็เป็นเรื่องไม่ซับซ้อน
เพื่อให้จัดการไฟล์ประเภทต่างๆ แก้ไข และแปลงเอกสารดิจิทัลได้อย่างสะดวก ควรพิจารณาใช้โซลูชันซอฟต์แวร์บนเว็บ
PDF2Go, เครื่องมือแปลง PDF ออนไลน์ มาพร้อมเครื่องมือขั้นสูงมากกว่า 20 รายการ สำหรับ: การแปลงเอกสารเป็น PDF การแก้ไข PDF ด้วยการหมุนหน้า การรวมไฟล์ PDF การเพิ่มหรือลบการป้องกันด้วยรหัสผ่านจากไฟล์ PDF และอื่นๆ อีกมากมาย
การใช้ OCR, ซอฟต์แวร์จดจำอักขระจากภาพ, เพื่อแปลง เอกสาร PDF ที่สแกนแล้ว ให้เป็นเอกสารที่ค้นหาข้อความได้ จากนั้นจึงสามารถผสานรวม PDF เหล่านี้เข้ากับกระบวนการทางธุรกิจปกติได้อย่างง่ายดาย เพื่อการจัดเก็บถาวรและการเก็บรักษาเอกสารดิจิทัลในระยะยาว การแปลงไฟล์ไปเป็น รูปแบบ PDF/A ถือว่าแนะนำอย่างยิ่ง.
ด้วย PDF2Go จะไม่มีงานใดที่เกี่ยวกับ PDF ที่คุณไม่สามารถจัดการได้ ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ ไม่ว่าคุณจะทำงานจากสำนักงาน ที่บ้าน หรือระหว่างเดินทาง
