페이퍼리스 오피스라는 개념은 수십 년 전부터 존재해 왔습니다. 종이 사용을 줄일 수 있는 기술과 페이퍼리스 전환으로 얻을 수 있는 이점이 있음에도 불구하고, 그 전환 속도는 여전히 충분히 빠르지 않은 것처럼 보입니다. PDF와 같은 디지털 문서는 모든 기기에서 쉽게 사용할 수 있습니다. 그럼에도 불구하고 종이 사용은 여전히 광범위하게 이어지고 있습니다.
모든 기업은 시간을 절약하고 재정을 효율적으로 사용하며 제공 서비스의 품질을 높이기 위해 업무를 최적화하는 데 관심이 있습니다. 많은 기업들이 페이퍼리스를 한 단계 더 발전시켜 다양한 면에서 더 나은 비즈니스 방식임을 입증했습니다.
페이퍼리스 오피스로 전환하는 것은 생각만큼 복잡하지 않습니다. 다음은 페이퍼리스 오피스로의 전환이 비즈니스를 최적화하고 프로세스를 크게 개선하는 매우 효율적인 방법인 이유입니다.
페이퍼리스 오피스의 핵심은 디지털 전환입니다
기업의 시스템과 프로세스를 디지털화하는 이유는 다양할 수 있지만, 공통점은 모두 내일의 비즈니스를 생각해야 한다는 점입니다. 정보기술의 빠른 발전은 기업의 일상적인 업무를 지원하여 큰 비용 절감을 가능하게 합니다. 비즈니스 디지털화에 투자하는 것은 시장에서의 생존과 경쟁력에 투자하는 것입니다.
참여자 간 정보 흐름이 빠르고 효율적일 때 기업은 경쟁력을 갖게 됩니다. 비즈니스의 디지털 전환은 효율성을 높이고, 비즈니스 혁신 기회를 만들며, 일상의 업무 방식을 바꾸고, 기업 내 다양한 시스템 사용을 단순화합니다.
기업이 페이퍼리스로 전환해야 하는 6가지 이유
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보안
문서를 종이 형태로 보관하기로 선택하면 잠금장치가 있는 캐비닛과 보관소에 투자해야 합니다. 기밀을 보장하기 위해 문서를 폐기하는 규정을 적용해야 합니다. 그럼에도 문서의 보안과 기밀이 완전히 보장된다고 볼 수는 없습니다.
종이에 기반한 프로세스는 심각한 보안 위험을 초래합니다. 디지털 백업이 없으면 기업은 데이터 유출, 분실, 도난, 자연재해로 인한 훼손에 취약합니다. 정보 손실 위험은 기업의 비즈니스 연속성에 부정적인 영향을 줄 수 있습니다.
비즈니스 관리 소프트웨어는 첨단 보안 프로토콜을 사용해 기밀성을 보장합니다. 이를 통해 비즈니스 프로세스를 위협할 수 있는 위험을 효과적으로 피할 수 있습니다.
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비즈니스 프로세스 개선
비즈니스 관리 소프트웨어를 사용하면 직원들은 클릭 한 번으로 정보를 조회, 승인 및 전달할 수 있습니다. 이를 통해 구매, 계약 승인, 대출, 비용 보고 등 다양한 프로세스가 빨라집니다.
또한 직원들은 동일한 문서를 동시에 작업하며 프로젝트를 함께 진행할 수 있습니다. 작업이 더 빨리 완료되고, 피드백도 즉시 받을 수 있습니다. 디지털 프로세스와 비교했을 때, 종이 기반 프로세스는 시간이 많이 들고 기업의 생산성에 부정적인 영향을 미쳐, 지식 근로자가 더 생산적인 업무를 수행하지 못하게 합니다.
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문서 접근성 향상
모든 문서를 디지털화한 후에는, 어떤 사용자가 문서를 열람하고 사용할 수 있는지 권한을 설정할 수 있습니다. 여러 사용자가 동시에 동일한 문서에 실시간으로 접근할 수 있습니다. 모든 사용자는 항상 동일한 최신 버전의 문서를 볼 수 있습니다. 문서의 모든 수정 내역은 활동 로그에 기록되므로, 언제나 누가 무엇을 했는지 명확하게 확인할 수 있습니다. 디지털 비즈니스의 또 다른 큰 장점은 데이터 백업입니다.
또한 디지털 문서는 어디서나 접근할 수 있어 더 이상 사무실에 물리적으로 있을 필요가 없습니다. 동시에 비즈니스 프로세스가 중단될 일도 없습니다. 스마트 솔루션과 재택근무가 확산되는 오늘날, 문서 접근성은 매우 중요합니다.
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비용 효율성
비용을 절감하면서도 수익성과 효율성을 유지하려는 기업들은 페이퍼리스 오피스로 전환하고 있습니다. 페이퍼리스 기술이 보편화되고 사용이 쉬워지면서, 종이 문서는 비용이 많이 들고 점점 불필요해지고 있습니다.
종이를 없애면 프린터를 유지 관리하고, 토너(및 용지)를 구입하고, 보관소를 관리할 인력을 고용할 필요가 없습니다. 보관 공간을 구매하거나 임대할 필요도 없습니다. 선반에서 물리적인 폴더를 치워 확보한 공간은 사무실 확장에 사용할 수 있고, 그렇지 않더라도 더 쾌적하고 덜 혼잡한 업무 환경을 조성하는 데 도움이 됩니다.
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고객 만족도
문서가 디지털화되어 있으면 고객은 필요한 데이터를 기다릴 필요가 없습니다. 직원은 클릭 한 번으로 원하는 정보를 쉽고 빠르게 찾을 수 있습니다. 보관 문서를 뒤져가며 시간을 낭비할 필요가 없습니다.
고객과 디지털로 소통하며 필요한 정보를 이메일로 보낼 수 있습니다. 이메일 인보이스를 사용해 결제 절차를 더 빠르게 진행할 수 있습니다. 이메일은 빠르고 효율적인 커뮤니케이션 수단일 뿐만 아니라, 다른 문서처럼 저장할 수 있어 이력 검색도 더 쉬워집니다.
디지털 커뮤니케이션 측면에서, 전자 청구 소프트웨어를 사용해 고객에게 송장과 영수증을 함께 전송할 수도 있습니다. 이를 통해 문서 파쇄와 관련된 비용도 없앨 수 있습니다.
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환경 보호
전 세계적으로 매일 상당한 양의 비즈니스용 종이가 사용되고 있습니다. 높은 소비 수준은 기업에 큰 비용 부담일 뿐 아니라 환경적인 측면에서도 우려할 만한 문제입니다.
환경에 대한 인간 활동의 영향에 대한 인식은 날로 높아지고 있으며, 지속 가능성을 향한 모든 단계는 환영받고 있습니다. 디지털 오피스로 전환하면 환경에 긍정적인 변화를 가져올 뿐 아니라 상당한 비용 절감도 달성할 수 있습니다.
새로운 페이퍼리스 워크플로를 쉽게 유지하는 방법
디지털 비즈니스 프로세스를 성공적으로 도입했다면, 해야 할 일의 대부분은 끝난 것입니다. 페이퍼리스 오피스로 전환하고 회사의 문서 과부하를 줄이면, 이를 유지하는 일은 비교적 간단합니다.
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OCR 사용, 광학 문자 인식 소프트웨어, 을 사용해 스캔된 PDF 문서 를 텍스트 검색이 가능한 문서로 변환합니다. 이러한 PDF는 이후 정규 비즈니스 프로세스에 쉽게 통합할 수 있습니다. 디지털 문서의 보관 및 장기 보존을 위해서는 PDF\/A 형식 으로 변환하는 것이 매우 권장됩니다.
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