La idea d'una oficina sense paper fa dècades que existeix. Tot i disposar de tecnologies per reduir l'ús de paper i dels beneficis d'anar sense paper, sembla que el progrés encara no és prou ràpid. Els documents digitals, com ara els PDF, són fàcilment accessibles a tots els dispositius. Tanmateix, l'ús de paper continua estant molt estès.
A qualsevol empresa li interessa optimitzar les seves activitats per estalviar temps, recursos econòmics i millorar la qualitat dels serveis que ofereix. Moltes empreses han portat el concepte de treball sense paper a un altre nivell i han demostrat que aquesta manera de fer negocis és preferible en molts aspectes.
Convertir una oficina en una oficina sense paper no és tan complicat com pot semblar. A continuació expliquem per què passar a una oficina sense paper és una manera molt eficient d'optimitzar un negoci i millorar-ne significativament els processos.
La digitalització és al nucli de l'oficina sense paper
Els motius per digitalitzar els sistemes i processos d'una empresa poden ser molt diferents, però tots tenen en comú la necessitat de pensar en el negoci del demà. El ràpid desenvolupament de les tecnologies de la informació facilita el dia a dia de les empreses i els permet grans estalvis. Invertir en la digitalització del negoci és invertir en la supervivència i la competitivitat al mercat.
Una empresa és competitiva quan el flux d'informació entre els participants és ràpid i eficient. La digitalització del negoci contribueix a l'eficiència, crea oportunitats d'innovació, canvia la rutina diària i simplifica l'ús de molts sistemes dins de l'empresa.
6 raons perquè l'empresa aposti per una oficina sense paper
-
Seguretat
Optar per mantenir la documentació en paper requereix invertir en armaris tancats i arxius. Cal aplicar normes per destruir documents per garantir-ne la confidencialitat. Tot i així, no hi ha cap garantia total que els documents continuïn sent segurs i confidencials.
Els processos basats en paper suposen riscos de seguretat greus. Sense una còpia de seguretat digital, l'empresa és vulnerable a violacions de dades, pèrdues, robatoris o danys per causes naturals. El risc de perdre informació pot afectar negativament la continuïtat del negoci.
El programari de gestió empresarial garanteix la confidencialitat mitjançant protocols de seguretat d'alta tecnologia. És una manera eficaç d'evitar riscos que podrien comprometre els processos empresarials.
-
Millora dels processos empresarials
Amb l'ajuda d'un programari de gestió empresarial, els empleats poden consultar, autoritzar i transferir informació amb un sol clic. Això accelera processos com la compra, l'aprovació de contractes, préstecs, informes de despeses, etc.
Així mateix, els empleats poden col·laborar en projectes treballant sobre els mateixos documents alhora. La feina s'acaba abans i es pot obtenir feedback immediatament. En comparació amb els processos digitals, els processos en paper requereixen més temps i impacten negativament la productivitat de l'empresa: impedeixen que els treballadors del coneixement facin tasques més productives.
-
Accés als documents més fàcil
Un cop tota la documentació està digitalitzada, és possible escollir quins usuaris la poden veure i fer-la servir i quins no. Diversos usuaris poden accedir al mateix document en temps real. Tots poden veure la mateixa versió més recent del document. Qualsevol edició queda registrada al registre d'activitat, de manera que sempre és clar qui ha fet què. Un altre gran avantatge del negoci digital és la còpia de seguretat de les dades.
A més, els documents digitals són accessibles des de qualsevol lloc: ja no cal ser físicament a l'oficina. Alhora, el procés de negoci no s'ha d'interrompre mai. En l'actual època de solucions intel·ligents i de creixent popularitat del teletreball, la capacitat d'accedir als documents és extremadament important.
-
Rentabilitat
Les empreses que volen reduir costos i continuar sent rendibles i eficients aposten per oficines sense paper. La documentació en paper és cara i cada cop més innecessària a mesura que les tecnologies sense paper esdevenen predominants i fàcils d'utilitzar.
En eliminar el paper, ja no cal mantenir impressores, comprar tòners (i paper) ni contractar personal per gestionar arxius. Tampoc cal comprar o llogar espai per a l'arxiu. L'espai alliberat en treure carpetes físiques de les prestatgeries es pot utilitzar per ampliar l'oficina o simplement per aconseguir un entorn de treball més còmode i menys saturat.
-
Satisfacció del client
Amb els documents digitalitzats, els clients no han d'esperar per obtenir les dades que necessiten. Amb un sol clic, els empleats poden trobar fàcilment i ràpida tot el que busquen. No cal perdre temps cercant als arxius.
És possible mantenir comunicació digital amb els clients i enviar-los la informació necessària per correu electrònic. Feu servir factures per correu electrònic per agilitzar el procés de pagament. A més de ser una manera ràpida i eficient de comunicar-se, els correus electrònics es poden desar com qualsevol altre document, fet que en facilita la consulta de l'historial.
Parlant de comunicació digital, també podeu utilitzar un programari de facturació electrònica per enviar tant les factures com els rebuts als clients. Aquesta acció també eliminarà les despeses de destrucció de documents al vostre negoci.
-
Protecció del medi ambient
Cada dia es consumeixen al món quantitats significatives de paper d'ús empresarial. Un alt nivell de consum no només és un cost enorme per a les empreses, sinó que també és preocupant des del punt de vista mediambiental.
Segons Statista: "El consum mundial de paper i cartró va ascendir a uns 399 milions de tones mètriques l'any 2020. S'espera que la demanda augmenti de manera constant durant la propera dècada, fins a arribar aproximadament als 461 milions de tones mètriques l'any 2030."
La consciència sobre l'impacte humà en el medi ambient creix dia a dia, i cada pas cap a una major sostenibilitat és valorat i apreciat. En passar a una oficina digital, no només fareu un canvi positiu a favor del medi ambient, sinó que també aconseguireu estalvis significatius.
Com mantenir fàcilment el nou flux de treball sense paper?
Després d'implementar amb èxit els processos digitals, gran part de la feina ja estarà feta. Un cop convertiu l'oficina en una oficina sense paper i reduïu la sobrecàrrega de documents de l'empresa, mantenir el negoci sense paper és senzill.
Per poder manipular fàcilment diferents tipus de fitxer, editar i convertir documents digitalitzats, plantegeu-vos fer servir solucions de programari basades en web.
PDF2Go, un convertidor de PDF en línia que ofereix més de 20 eines avançades per a: convertir documents a PDF, editar PDF girant pàgines, combinar fitxers PDF, afegir o eliminar la protecció amb contrasenya d'un fitxer PDF, i molt més.
Ús de l'OCR, programari de reconeixement òptic de caràcters, transformar documents PDF escanejats en documents cercables per text. Aquests PDF es poden integrar fàcilment en els processos empresarials habituals. Per a l'arxivament i la conservació a llarg termini de documents digitals, la conversió a format PDF/A és molt recomanable.
Amb PDF2Go, no hi ha cap tasca relacionada amb PDF que no pugueu resoldre. Milloreu la vostra productivitat, tant si treballeu des de l'oficina, des de casa o en mobilitat.
