ペーパーレスオフィス: これからのビジネスの形

ペーパーレスオフィスという概念は、すでに何十年も前からあります。紙の使用量を減らすための技術や、ペーパーレス化によって得られるメリットがあるにもかかわらず、その進展はまだ十分とは言えません。PDFなどのデジタル文書は、あらゆるデバイスで簡単に利用できますが、紙の利用はいまだに広く行われています。

どの企業にとっても、業務を最適化して時間やコストを削減し、提供するサービスの品質を向上させることは重要です。多くの企業がペーパーレス化をさらに推進し、このビジネス形態が多くの点で望ましいことを証明しています。

ペーパーレスオフィスへの移行は、見た目ほど複雑ではありません。ペーパーレス化がビジネスを最適化し、業務プロセスを大きく改善する非常に効率的な方法である理由をご紹介します。

ペーパーレスオフィスの中核はデジタル化

企業のシステムやプロセスをデジタル化する理由はさまざまですが、共通しているのは「将来のビジネス」を見据える必要があるという点です。情報技術の急速な発展により、企業の日常業務は効率化され、大きなコスト削減が可能になっています。ビジネスのデジタル化への投資は、市場で生き残り競争力を維持するための投資でもあります。

参加者間の情報の流れが速く効率的であるとき、その企業は競争力があります。ビジネスのデジタル化は業務効率を高め、ビジネスイノベーションの機会を生み出し、日々の業務を変革し、社内のさまざまなシステムの利用を簡素化します。

企業がペーパーレス化すべき6つの理由

1. セキュリティ

   書類を紙で保管する場合、施錠できるキャビネットや書庫への投資が必要です。機密性を確保するためには、書類廃棄のルールも設けなければなりません。それでも、書類の安全性と機密性が完全に保証されるわけではありません。

   紙ベースのプロセスには深刻なセキュリティリスクがあります。デジタルバックアップがなければ、企業は情報漏えいや紛失、盗難、自然災害による破損などのリスクにさらされたままです。情報を失うリスクは、事業継続に悪影響を及ぼす可能性があります。

   業務管理ソフトウェアは、ハイテクなセキュリティプロトコルを用いることで機密性を確保します。これにより、ビジネスプロセスを危険にさらすリスクを効果的に回避できます。

2. 業務プロセスの改善

   業務管理ソフトウェアを使えば、従業員はワンクリックで情報の閲覧、承認、共有ができます。これにより、調達、契約承認、融資、経費報告などのプロセスがスピードアップします。

   同様に、従業員は同じ文書を同時に編集しながら、プロジェクトで共同作業ができます。作業は早く完了し、フィードバックもすぐに得られます。デジタルプロセスと比べると、紙ベースのプロセスには時間がかかり、ナレッジワーカーがより生産的な業務に取り組むことを妨げるため、企業の生産性に悪影響を与えます。

3. 文書へのアクセス性の向上

   すべての書類をデジタル化すると、どのユーザーに閲覧・利用を許可するかを柔軟に設定できます。同じ文書に複数のユーザーがリアルタイムでアクセスすることも可能です。すべてのユーザーは常に最新バージョンを共有できます。文書のあらゆる編集内容はアクティビティログに記録されるため、誰が何をしたかを常に把握できます。デジタルビジネスの大きな利点として、データのバックアップも挙げられます。

   さらに、デジタル文書はどこからでもアクセスできます。もはやオフィスに出社する必要はありません。同時に、業務プロセスが中断されることもありません。スマートなソリューションが普及し、在宅勤務が広がる今、文書へのアクセス性は非常に重要です。

4. コスト削減効果

   収益性と効率性を維持しながらコスト削減を図りたい企業は、ペーパーレスオフィスへと移行しています。紙の書類管理にはコストがかかるうえ、ペーパーレス技術が主流となり使いやすくなった今日では、その必要性も薄れつつあります。

   紙をなくせば、プリンターの維持やトナー（と紙）の購入、書庫管理の人件費が不要になります。書庫スペースを購入・賃借する必要もありません。棚から紙のファイルを撤去して空いたスペースは、オフィスの拡張に活用したり、単により快適で余裕のある職場環境づくりに役立てたりできます。

5. 顧客満足度

   書類がデジタル化されていれば、顧客は必要なデータを待たされることがありません。従業員はワンクリックで必要な情報を簡単かつ迅速に検索できます。書庫を探し回る時間はもう必要ありません。

   顧客とはデジタルなコミュニケーションを維持し、必要な情報をメールで送信できます。メール請求書を利用すれば、支払いプロセスの迅速化にもつながります。メールは高速かつ効率的なコミュニケーション手段であると同時に、他の文書と同様に保存できるため、履歴の検索も簡単です。

   デジタルコミュニケーションといえば、電子請求書ソフトウェアを利用して、請求書と領収書を顧客に送付することもできます。これにより、シュレッダー処理にかかるコストも削減できます。

6. 環境保護

   世界では毎日、膨大な量の業務用紙が消費されています。この高い消費量は企業にとって大きなコストであるだけでなく、環境面でも大きな懸念材料となっています。

   Statistaによると、「2020年における紙・板紙の世界消費量は約3億9900万トンと推定されています。今後10年間、需要は着実に増加し、2030年には約4億6100万トンに達すると見込まれています。」

   人間活動が環境に与える影響への意識は日々高まっており、持続可能性を高めるあらゆる取り組みが評価されています。デジタルオフィスへ移行することで、環境にとってプラスとなるだけでなく、企業にとっても大きなコスト削減を実現できます。

新しいペーパーレスワークフローを簡単に維持するには？

デジタルな業務プロセスの導入が完了すれば、作業の大部分は完了したといえます。一度ペーパーレスオフィスへ移行し、社内の書類過多を解消すれば、その後のペーパーレス運用の維持はそれほど難しくありません。

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