Mayroon kang PDF document at kailangan mo itong i-convert sa PDF/A, ngunit hindi ka sigurado kung paano ito gagawin at aling bersyon ang dapat piliin? Kung oo ang sagot, nandito kami at handang gabayan ka sa pag-convert ng iyong PDF sa PDF/A file.
Sa artikulong ito, alamin ang iba’t ibang PDF/A versions, conformance levels, at kung paano i-transform ang iyong dokumento sa napiling PDF/A format.
Aling PDF/A Version at Conformance Level ang Pipiliin
Bago mo i-convert ang mga file sa PDF/A, hihilingin ng conversion tool na pumili ka ng isang PDF/A standard (PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3) at isang conformance level (a, b & u). Maaaring magmukhang magkatulad ang mga ito sa unang tingin, ngunit ang opsyong pipiliin mo ay maaaring makaapekto sa buong proseso ng conversion at kung magagawa ito nang simple o kung kakailanganin ng mas maraming pagbabago.
Ang pagiging pamilyar sa mga PDF/A version at conformance level ay makatutulong sa iyo na mapahusay ang halaga ng iyong mga dokumento, depende sa pangangailangan mo sa mga ito.
Kapag kino-convert mo ang isang tipikal na PDF file sa orihinal na PDF/A-1 standard, karaniwan itong nangangailangan ng pinakamaraming pagbabago. Halimbawa, maaaring lumaki ang laki ng file dahil sa kawalan ng mas bagong image compression technologies.
Ang PDF/A-1 ay may dalawang level ng conformance:
- PDF/A-1b - Level B (basic) conformance. Mandatory requirements: kasama ang embedded fonts, color management guides, metadata. Kadalasang ginagamit ang PDF/A-1b para i-archive ang mga dokumentong na-scan o mga dokumento mula sa umiiral na mga PDF file.
- PDF/A-1a - Level A (accessible) conformance.
Karagdagang Level A requirements:
- Language specification,
- Hierarchical document structure,
- Tagged text spans at descriptive text para sa mga larawan at simbolo,
- Character mappings sa Unicode.
Mas madaling i-navigate ang PDF/A-1a file, mas madaling i-reuse ang nilalaman ng dokumento at mas madaling basahin ang dokumento para sa mga taong may kapansanan sa paningin. Mas maganda rin karaniwan ang text pagdating sa reproducibility. Di tulad ng basic level, pinapayagan ng accessible conformance ang user na maghanap sa dokumento gamit ang isang keyword.
PDF/A-2, kung ikukumpara, ay nangangailangan ng mas kaunting adjustments, dahil pinapayagan nito ang JPEG2000 compression, transparent elements at PDF layers. Bilang resulta, mananatiling mas maliit ang laki ng iyong mga file. Mayroong 3 magkaibang uri ng PDF/A-2: PDF/A-2a, PDF/A-2u at PDF/A-2b.
Gaya ng nabanggit, ang part 2 ng standard ay nag-aalok ng ilang karagdagang features:
- JPEG 2000 image compression
- Suporta para sa transparency effects at layers
- Embedding ng OpenType fonts
- Provisions para sa digital signatures alinsunod sa PDF Advanced Electronic Signatures
- Opsyon na mag-embed ng PDF/A files para mapadali ang pag-archive ng mga set ng dokumento sa isang file
Ang PDF/A-2a at PDF/A-2b ay tumutugma sa conformance levels a at b sa PDF/A-1. Ang PDF/A-2u naman ay kumakatawan sa Level B conformance (PDF/A-2b) na may karagdagang requirement na ang lahat ng text sa dokumento ay may Unicode mapping.
Ang PDF/A-3 ay halos kapareho ng PDF/A-2, ngunit pinapayagan din nito ang pag-embed ng mga non-PDF/A file. Kung plano mong gumamit o magproseso ng maraming file na may mga non-PDF/A file attachment, maaaring magandang opsyon ang PDF/A-3. Maaari itong ituring na isang "kumpletong" format, dahil ang PDF/A mismo ay nagpapanatiling nababasa ang mga na-scan na dokumento sa pangmatagalan, ang MRC compression ang nagpapaliit ng laki ng file, ginagawa naman ng OCR na searchable ito at ang attachments ay tumutulong sa pangangailangan mo sa pagpapalitan ng mga dokumento. Piliin ang format na pinakababagay sa iyong pangangailangan sa pag-archive.
Maikling buod ng basics ng conformance levels:
- Ang Level B (Basic) conformance ang pinakamadaling maabot. Nangangailangan lang ito na sumunod ang mga dokumento sa guidelines para sa maaasahang viewing. Mananatiling magkapareho ang itsura ng dokumento kapag tiningnan o prinint ito, kahit pangmatagalan.
- Kasama sa Level A (Accessible) conformance ang lahat ng requirement ng Level B at may dagdag na mga feature para mapahusay ang accessibility ng dokumento. Pinapagana nito ang text na maaasahang ma-search at makopya, at content na mas accessible sa mga teknolohiya tulad ng screen readers para sa mga user na may kapansanan sa paningin.
- Ang Level U (Unicode) conformance ay ipinakilala kasama ng PDF/A-2. Tinitiyak nito na ang text ng dokumento ay maaaring i-map sa standard Unicode character codes.
Paano i-convert ang iyong PDF sa PDF/A?
Ang PDF to PDF/A conversion tool ay maaaring gamitin para mahusay na ma-convert ang iyong PDF document sa standardized ISO version nito. Hindi mo kailangang mag-download at mag-install ng bagong programa sa iyong computer. Ang aming PDF/A converter ay nagbibigay-daan sa iyo na mag-convert ng PDF sa PDF/A nang madali, online. Sundin ang mga susunod na hakbang sa ibaba:
- I-click ang “Choose File” para pumili ng PDF file na io-upload. Maaari ka ring mag-drag and drop ng PDF file. Posible rin ang pag-upload ng file mula sa Internet (Enter URL) o mga cloud storage service (Google Drive, Dropbox).
- Piliin ang PDF/A format na gusto mong pag-convert-an: PDF/A-1b, PDF/A-2b o PDF/A-3b.
- Opsyonal na setting - Enable strict mode para magkaroon ng access sa lahat ng conformance levels (a, b & u).
- I-click ang Start para simulan ang conversion process.
- I-download ang iyong bagong PDF/A file.
Mahahalagang dapat isaalang-alang: Bagaman mas mataas na conformance level (a o u) ay tiyak na makapagpapahusay sa halaga ng iyong mga dokumento, maaari rin itong maging mas matrabaho. Sa pagpili ng B level conformance, gaya ng PDF/A-2b, susunod na ang iyong mga dokumento sa guidelines para sa maaasahang viewing nang hindi nagdaragdag ng dagdag na requirements. Sa gayon, makakatipid ka ng mahalagang oras.
Searchable ba ang PDF/A?
Oo, searchable ito! Pinapayagan ng PDF/A ang text recognition processes at ito rin ang isa sa pangunahing benepisyo ng PDF/A. Napananatili sa dokumento ang text ng digitally generated content. Kabilang dito ang text na na-extract gamit ang optical character recognition (OCR), na ang ibig sabihin ay kahit ang mga na-scan na PDF/A document ay maaaring i-search.
Ano ang ibig sabihin ng „PDF/A compliant“?
Ang PDF/A compliant ay nangangahulugang ang iyong file ay tumutupad sa mga requirement ng PDF/A format. Ilan sa mga PDF/A conformance ay ang mga sumusunod:
- Naka-embed ang lahat ng content (fonts, colors, text, images, atbp.)
- Ipinagbabawal ang audio at video content.
- Hindi naka-encrypt ang file.
- Walang references ang file sa external content.
- Sumusunod ang file sa standards-based metadata.
- Ang interactive PDF form fields ay dapat may appearance dictionary.
- Walang JavaScript ang file.
Paano naman ang validation - Kailangan ba ito?
Dahil hindi laging madali na malaman kung ang isang umiiral na PDF file ay talagang sumusunod sa ISO PDF/A standard, mas mainam na magsagawa ng validation check na sumusuri sa lahat ng mahalagang bahagi ng iyong dokumento.
Paano i-validate ang mga PDF/A file?
Maaaring gumamit ng mga PDF/A validator upang makumpirma na ang isang file ay talagang PDF/A file. Ito ay mga online tool na nagve-verify kung natugunan ang lahat ng elemento ng mga pamantayan. Ang mga PDF/A file na ginawa gamit ang aming online converter ay ISO-compliant at pumapasa sa Vera PDF validation. Ang Vera PDF ay isang open-source, file-format validator na sumasaklaw sa lahat ng bahagi at conformance level ng PDF/A.
