Para man ito sa mga kumpanya, pampublikong ahensya, o pribadong gumagamit, ang pangangailangang mag-imbak ng digital na impormasyon sa mahabang panahon - ilang taon, dekada, o siglo - ang PDF/A standard ang mas mainam na piliing format ng file na gamitin ngayon.
PDF/A, isang archival format na nakabatay sa PDF, ay nagbibigay ng mekanismo para sa pagrepresenta ng mga elektronikong dokumento sa paraang napapanatili ang kanilang biswal na anyo sa paglipas ng panahon, anuman ang mga tool at sistema na ginamit sa paggawa, pag-iimbak, at pag-reproduce ng mga file. Ang PDF/A ay inilathala bilang isang ISO standard noong 2005. Simula noon, patuloy itong umuunlad upang matugunan ang pangangailangan ng negosyo, mga bagong teknolohiya, at mga pamantayan.
Maraming institusyon sa buong mundo ang nagrerekomenda ng PDF/A o partikular na hinihiling ang paggamit ng standard na ito na may mahalagang papel sa pamamahala ng dokumento.
Bakit mahalaga ang pangmatagalang pag-archive?
Sa eksponensyal na pagdami ng data, na patuloy pang pinabibilis ng mga bagong uso sa information technology - digital archiving ay nagiging higit na mahalaga. Ang layunin ng pag-archive at pag-iimbak ng data sa mahabang panahon at pagbibigay ng access dito kapag kailangan ay itinuturing na napakahalaga.
Sa ngayon, halimbawa, hindi na natin mabubuksan ang lahat ng dokumentong nalikha o natanggap natin 20 o higit pang taon na ang nakalipas. Ang mga software tool na mayroon tayo ngayon ay hindi na ma-interpret ang maraming dokumento na nalikha noon. Dahil sa pagbabago ng teknolohiya, wala nang compatibility sa format.
Ang solusyong malampasan ang hamong ito ay isang hanay ng mga hakbang na titiyak sa:
- pagpapatuloy ng mga rekord ng digital archive sa mga bagong media, gayon din
- pagpapatuloy ng mapagkakatiwalaang presentasyon gamit ang angkop na mga digital na format (anumang platform at kahit makalipas ang mahabang panahon).
Mas epektibong manipulahin ang digital na nilalaman kaysa hard copy. Ganito rin para sa pag-archive bilang huling yugto sa paglikha ng dokumento. Ang bentahe ng digital archiving ay nagbibigay-daan sa mas mababang gastos, mas mataas na pagiging maaasahan, seguridad, at mas pinahusay na kakayahang maghanap ng impormasyon sa loob ng mga dokumento.
Bakit PDF/A at hindi karaniwang PDF lang?
Ang PDF na ginagamit natin araw-araw ay maaaring mag-embed ng lahat ng elemento ng isang dokumento sa loob nito - mga font at larawan, 3D object, audio, at video. Ang aktibong nilalaman ay ipinagbabawal sa PDF/A.
Mas mataas na pamantayan ang kinakailangan para sa mga document archive. Dapat laging magmukhang eksaktong pareho ang nilalaman sa lahat ng sitwasyon. Gayunpaman, dahil sa pagiging madaling makuha at malawak na pagtanggap nito, ang pagpili sa PDF bilang basehan ng archival standard para sa mga digital na dokumento ay naging malinaw na pagpipilian.
Sa pinakasimpleng pagpapaliwanag, ang PDF/A ay isang PDF na nagbabawal ng ilang function na maaaring makasagabal sa pangmatagalang pag-archive. Dapat matugunan ng file ang mga kinakailangan na naggagarantiya ng maaasahang reproduction. Dapat ito ay - PDF/A compliant.
Ibig sabihin, para maging handa ang PDF para sa pangmatagalang pag-archive, kailangang isagawa ang ilang pag-iingat:
- lahat ng kinakailangang font ay dapat naka-embed sa loob ng PDF
- ipinagbabawal ang naka-embed na video at audio data
- hindi dapat naglalaman ang file ng mga reference sa external na nilalaman
- hindi dapat i-encrypt ng password ang mga file, dahil dapat laging ganap na magamit ang lahat ng nilalaman
- dapat ding gumamit ang software ng XMP format para sa metadata, at iba pa.
Sa praktika, ilang digital na format ang ginagamit para sa pag-archive ng mga dokumento. Gayunpaman, ang inirerekomendang digital na format para sa pangmatagalang pag-iimbak ng dokumento ay PDF/A.
PDF/A format dapat na device-/software-/version-independent, self-contained, self-documented, at transparent (madaling suriin at unawain ang estruktura). Ini-standardize nito ang pagtingin, pag-print, at pagpapalitan, na napakahalaga dahil tinitiyak nito ang teknikal na katanggap-tanggap na mga PDF sa iyong archive.
Mga dahilan para gamitin ang PDF/A
Bukod sa kakayahang i-archive ang iyong mga dokumento sa pangmatagalang panahon, narito pa ang ilang iba pang magagandang dahilan para isaalang-alang ang paggamit ng PDF/A standard:
- Full-text searching: Tinutulungan ka ng PDF/A na mahanap at ma-access ang partikular na impormasyon sa loob ng isang tiyak na set ng data. Para sa mga scanned na dokumento, pinapahintulutan ng standard ang searchable text na nalikha sa pamamagitan ng OCR - optical character recognition.
- Muling gamitin ang nilalaman: Mas pinadadali ng PDF/A Conformance Level A ang muling paggamit ng nilalaman. Napakadaling i-convert ng ganitong mga file sa ibang format.
- Legal na balidong mga dokumento: Mahusay na opsyon ang PDF/A para sa mga digitally signed na dokumento. Ang mga PDF/A na dokumento ay laging maaaring lagyan ng digital signature gamit ang pinakabagong teknolohiya.
- PDF/A na pinagsama sa ibang mga standard: Malapit na kaugnay ang PDF/A sa iba pang PDF standard ng ISO.
- Ang multi-part na PDF/A standard ay nag-aalok ng malaking flexibility sa mga gumagamit.
- Platform-independent: Ang PDF/A ay platform-independent.
- Nakakatipid sa espasyo ang PDF/A: Karaniwang mas maliit ang mga PDF/A na dokumento dahil sa paggamit ng mahusay na compression algorithm.
- Malawak na tinatanggap ang PDF/A: Ang PDF/A ay inirerekomenda na o kinakailangan at isinabatas na para sa pangmatagalang pag-archive sa ilang pamahalaan at organisasyon sa Europa at Asya. Sa Hilagang Amerika, may mga ganoong rekomendasyon sa larangan ng hurisdiksyon at mga aklatan. Patuloy na tumataas ang pangangailangan para sa pamantayang ito.
Paano naman ang PDF/A validation - Kailangan ba ito?
Dahil hindi laging madali na malaman kung ang isang umiiral na PDF file ay talagang sumusunod sa ISO PDF/A standard, mas mainam na magsagawa ng validation check na sumusuri sa lahat ng mahalagang bahagi ng iyong dokumento.
Kailan mo ito dapat gawin?
- Ang isang PDF/A file ay dapat i-validate kaagad pagkatapos malikha, upang matiyak na matagumpay ang proseso.
- Kung tumatanggap o nagpapadala ng mga PDF/A file, inirerekomenda rin ang validation.
- Tiyaking i-validate ang data bago ito ilagay sa isang digital archive.
Paano i-validate ang mga PDF/A file?
Maaaring gamitin ang mga PDF/A validator upang makumpirma na ang isang file ay talagang PDF/A file. Ito ay mga online tool na nagve-verify kung natugunan ang lahat ng elemento ng mga pamantayan.
Ang mga PDF/A file na nilikha gamit ang aming libreng online tool ay sumusunod sa ISO at pumapasa rin sa Vera PDF validation. Ang Vera PDF ay isang open-source, file-format validator na sumasaklaw sa lahat ng bahagi at conformance level ng PDF/A.
I-convert ang PDF sa PDF/A online
Ang proseso ng PDF/A conversion ay maaaring magawa nang madali gamit ang isang online na PDF/A converter na kayang mag-convert ng PDF sa mga PDF/A file na sumusunod sa ISO sa loob lamang ng ilang segundo.
Bilang isang Premium user, madali kang makakapag- convert ng PDF sa PDF/A online gamit ang bago naming PDF/A conversion tool!
Hindi ka pa Premium user? PDF2Go nag-aalok sa iyo ng mahusay na mga solusyon sa PDF conversion! I-preserve ang iyong mga dokumento nang matagal. I-manage ang iyong mga PDF file nang madali. Mag-Premium!
