คุณมีเอกสาร PDF และต้องแปลงให้เป็นPDF/A แต่ไม่แน่ใจว่าควรทำอย่างไรและควรเลือกรุ่นไหน? หากใช่ เราพร้อมช่วยแนะนำคุณในการแปลงไฟล์ PDF เป็น PDF/A
ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับเวอร์ชันของ PDF/A, ระดับความสอดคล้อง (conformance levels) และวิธีแปลงเอกสารของคุณให้เป็นรูปแบบ PDF/A ที่ต้องการ
ควรเลือกเวอร์ชัน PDF/A และระดับความสอดคล้องแบบใด
ก่อนแปลงไฟล์เป็น PDF/A เครื่องมือแปลงไฟล์จะให้คุณเลือกรูปแบบมาตรฐาน PDF/A (PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3) และระดับความสอดคล้อง (a, b และ u) ตัวเลือกเหล่านี้อาจดูคล้ายกันในตอนแรก แต่ตัวเลือกที่คุณเลือกอาจส่งผลต่อกระบวนการแปลงทั้งหมด ทำให้การแปลงทำได้ง่ายมากหรืออาจต้องมีการปรับแก้เพิ่มเติม
การทำความคุ้นเคยกับเวอร์ชัน PDF/A และระดับความสอดคล้องจะช่วยให้คุณเพิ่มคุณค่าให้เอกสารได้ตามความต้องการใช้งาน
เมื่อคุณแปลงไฟล์ PDF ทั่วไปให้เป็นมาตรฐาน PDF/A-1 ดั้งเดิม มักจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงมากที่สุด เช่น ขนาดไฟล์อาจใหญ่ขึ้นเนื่องจากไม่รองรับเทคโนโลยีบีบอัดรูปแบบใหม่
PDF/A-1 ระบุระดับความสอดคล้องไว้สองระดับ:
- PDF/A-1b - ระดับความสอดคล้องระดับ B (พื้นฐาน) ข้อกำหนดที่บังคับใช้: ต้องฝังฟอนต์ ใช้แนวทางการจัดการสี และเมทาดาทา PDF/A-1b มักใช้สำหรับจัดเก็บถาวรเอกสารสแกนหรือเอกสารจากไฟล์ PDF ที่มีอยู่แล้ว
- PDF/A-1a - ระดับความสอดคล้องระดับ A (เน้นการเข้าถึงได้)
ข้อกำหนดเพิ่มเติมสำหรับระดับ A:
- การระบุภาษา,
- โครงสร้างเอกสารแบบลำดับชั้น,
- ส่วนข้อความที่มีแท็กและข้อความบรรยายสำหรับรูปภาพและสัญลักษณ์,
- การแม็ปอักขระกับ Unicode
ไฟล์ PDF/A-1a จะนำทางได้ง่ายกว่า เนื้อหาของเอกสารนำกลับมาใช้ใหม่ได้ง่ายกว่า และอ่านได้ง่ายกว่าสำหรับผู้มีความบกพร่องทางการมองเห็น ข้อความมักจะมีคุณภาพการทำซ้ำที่ดีกว่า นอกจากนี้ ระดับความสอดคล้องแบบเข้าถึงได้ยังช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาคำหลักในเอกสารได้ ต่างจากระดับพื้นฐาน
PDF/A-2 เมื่อเปรียบเทียบแล้วต้องการการปรับแก้น้อยกว่า เพราะอนุญาตให้ใช้การบีบอัด JPEG2000 องค์ประกอบโปร่งใส และเลเยอร์ของ PDF ผลลัพธ์คือไฟล์ของคุณจะมีขนาดเล็กลง รูปแบบ PDF/A-2 แบ่งออกเป็น 3 ประเภท: PDF/A-2a, PDF/A-2u และ PDF/A-2b
ดังที่กล่าวไป ส่วนที่ 2 ของมาตรฐานมีคุณสมบัติเพิ่มเติมดังนี้:
- การบีบอัดรูปภาพแบบ JPEG 2000
- รองรับเอฟเฟกต์ความโปร่งใสและเลเยอร์
- การฝังฟอนต์แบบ OpenType
- การรองรับลายเซ็นดิจิทัลตามมาตรฐาน PDF Advanced Electronic Signatures
- สามารถฝังไฟล์ PDF/A เพื่อช่วยเก็บถาวรชุดเอกสารหลายไฟล์ไว้ในไฟล์เดียว
PDF/A-2a และ PDF/A-2b ตรงกับระดับความสอดคล้อง a และ b ใน PDF/A-1 ส่วน PDF/A-2u แทนระดับความสอดคล้องระดับ B (PDF/A-2b) โดยมีข้อกำหนดเพิ่มเติมว่าข้อความทั้งหมดในเอกสารต้องมีการแม็ปเป็น Unicode
PDF/A-3 แทบจะเหมือนกับ PDF/A-2 แต่ยังรองรับการฝังไฟล์ที่ไม่ใช่ PDF/A ด้วย หากคุณต้องใช้หรือประมวลผลไฟล์จำนวนมากที่มีไฟล์แนบซึ่งไม่ใช่ PDF/A PDF/A-3 อาจเป็นตัวเลือกที่ดี รูปแบบนี้อาจมองได้ว่าเป็นรูปแบบที่ "ครบถ้วน" เพราะ PDF/A เองช่วยให้เอกสารสแกนอ่านได้ในระยะยาว การบีบอัดแบบ MRC ทำให้ไฟล์เล็กลง OCR ทำให้ค้นหาได้ และไฟล์แนบช่วยตอบโจทย์การแลกเปลี่ยนเอกสาร เลือกรูปแบบที่เหมาะกับความต้องการด้านการเก็บถาวรของคุณมากที่สุด
สรุปพื้นฐานของระดับความสอดคล้องแบบย่อ:
- ระดับ B (Basic) conformance เป็นระดับที่ทำได้ง่ายที่สุด ต้องการเพียงให้เอกสารเป็นไปตามแนวทางการแสดงผลที่เชื่อถือได้ เอกสารจะมีหน้าตาเหมือนเดิมเมื่อแสดงผลหรือพิมพ์ในระยะยาว
- ระดับ A (Accessible) conformance รวมข้อกำหนดของระดับ B ทั้งหมด และเพิ่มคุณสมบัติเพื่อปรับปรุงการเข้าถึงเอกสาร ช่วยให้ข้อความสามารถค้นหาและคัดลอกได้อย่างเชื่อถือได้ และทำให้เนื้อหาสามารถใช้งานกับเทคโนโลยีอย่างโปรแกรมอ่านหน้าจอสำหรับผู้ใช้ที่มีความบกพร่องทางการมองเห็นได้ดียิ่งขึ้น
- ระดับ U (Unicode) conformance ถูกนำมาใช้พร้อมกับ PDF/A-2 เพื่อให้มั่นใจว่าข้อความในเอกสารสามารถแม็ปกับรหัสอักขระ Unicode มาตรฐานได้
จะแปลง PDF ของคุณเป็น PDF/A อย่างไร?
เครื่องมือแปลง PDF เป็น PDF/A สามารถใช้เพื่อแปลงเอกสาร PDF ของคุณเป็นเวอร์ชันมาตรฐาน ISO ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดและติดตั้งโปรแกรมใหม่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ตัวแปลง PDF/A ของเราช่วยให้คุณแปลง PDF เป็น PDF/A ออนไลน์ได้อย่างสะดวก ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- คลิก "Choose File" เพื่อเลือกไฟล์ PDF ที่ต้องการอัปโหลด คุณยังสามารถลากและวางไฟล์ PDF ได้ด้วย รวมถึงอัปโหลดไฟล์จากอินเทอร์เน็ต (กรอก URL) หรือจากบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ (Google Drive, Dropbox)
- เลือกรูปแบบ PDF/A ที่คุณต้องการแปลง: PDF/A-1b, PDF/A-2b หรือ PDF/A-3b
- การตั้งค่าเพิ่มเติม - เปิดใช้งานโหมดเข้มงวด (Enable strict mode) เพื่อเข้าถึงระดับความสอดคล้องทั้งหมด (a, b และ u)
- คลิก Start เพื่อเริ่มกระบวนการแปลง
- ดาวน์โหลดไฟล์ PDF/A ใหม่ของคุณ
ข้อควรพิจารณา: แม้ระดับความสอดคล้องที่สูงกว่า (a หรือ u) จะช่วยเพิ่มคุณค่าให้เอกสารของคุณ แต่ก็มักใช้เวลามากกว่า หากคุณเลือกระดับความสอดคล้อง B เช่น PDF/A-2b เอกสารของคุณจะเป็นไปตามแนวทางการแสดงผลที่เชื่อถือได้ โดยไม่ต้องมีข้อกำหนดเพิ่มเติม ช่วยประหยัดเวลาให้คุณได้
PDF/A ค้นหาได้หรือไม่?
ได้ ค้นหาได้! PDF/A รองรับกระบวนการรู้จำข้อความ ซึ่งเป็นหนึ่งในข้อดีหลักของ PDF/A ข้อความจากเนื้อหาที่สร้างแบบดิจิทัลจะถูกเก็บรักษาไว้ในเอกสาร รวมถึงข้อความที่ดึงมาด้วยการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ทำให้แม้แต่เอกสาร PDF/A ที่สแกนมาก็สามารถค้นหาได้
"PDF/A compliant" หมายความว่าอย่างไร?
PDF/A compliant หมายความว่าไฟล์ของคุณเป็นไปตามข้อกำหนดของรูปแบบ PDF/A ตัวอย่างข้อกำหนดของ PDF/A ได้แก่:
- มีการฝังเนื้อหาทั้งหมดไว้ในไฟล์ (ฟอนต์ สี ข้อความ รูปภาพ ฯลฯ)
- ห้ามมีเนื้อหาเสียงและวิดีโอ
- ไฟล์ต้องไม่ถูกเข้ารหัส
- ไฟล์ต้องไม่มีการอ้างอิงไปยังเนื้อหาภายนอก
- ไฟล์ต้องใช้เมทาดาทาตามมาตรฐาน
- ช่องฟอร์มแบบโต้ตอบใน PDF ต้องมี appearance dictionary
- ไฟล์ต้องไม่มี JavaScript
แล้วการตรวจสอบความถูกต้องล่ะ จำเป็นต้องทำไหม?
เนื่องจากไม่สามารถบอกได้ง่ายเสมอไปว่าไฟล์ PDF ที่มีอยู่เดิมตรงตามมาตรฐาน PDF/A ของ ISO จริงหรือไม่ จึงควรทำการตรวจสอบความถูกต้อง (validation) เพื่อวิเคราะห์ทุกส่วนที่เกี่ยวข้องของเอกสารของคุณ
จะตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์ PDF/A ได้อย่างไร?
คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบ PDF/A เพื่อยืนยันว่าไฟล์นั้นเป็นไฟล์ PDF/A จริงหรือไม่ เครื่องมือนี้เป็นเครื่องมือออนไลน์ที่ตรวจสอบว่าได้ปฏิบัติตามองค์ประกอบทั้งหมดของมาตรฐานแล้วหรือไม่ ไฟล์ PDF/A ที่สร้างด้วยตัวแปลงออนไลน์ของเราเป็นไฟล์ที่สอดคล้องกับมาตรฐาน ISO และผ่านการตรวจสอบด้วย Vera PDF Vera PDF เป็นตัวตรวจสอบรูปแบบไฟล์แบบโอเพนซอร์สที่ครอบคลุมทุกส่วนของ PDF/A และทุกระดับของ conformance
