Anda memiliki dokumen PDF dan harus mengonversinya ke PDF/A, tetapi tidak yakin bagaimana caranya dan versi mana yang harus dipilih? Jika ya, kami siap membantu Anda mengonversi file PDF ke PDF/A Anda.
Dalam artikel ini, pelajari berbagai versi PDF/A, tingkat konformitas, dan cara mengubah dokumen Anda ke format PDF/A yang diinginkan.
Versi PDF/A dan Tingkat Konformitas Mana yang Harus Dipilih
Sebelum Anda mengonversi file ke PDF/A, alat konversi akan meminta Anda memilih standar PDF/A (PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3) dan tingkat konformitas (a, b & u). Sekilas semuanya tampak serupa, tetapi pilihan Anda dapat memengaruhi seluruh proses konversi dan menentukan apakah prosesnya sangat sederhana atau memerlukan penyesuaian tertentu.
Memahami versi PDF/A dan tingkat konformitas akan membantu Anda meningkatkan nilai dokumen, sesuai kebutuhan penggunaannya.
Saat Anda mengonversi file PDF biasa ke standar PDF/A-1 asli, biasanya diperlukan paling banyak perubahan. Misalnya, ukuran file dapat bertambah karena tidak adanya teknologi kompresi gambar yang lebih baru.
PDF/A-1 menentukan dua tingkat konformitas:
- PDF/A-1b - Konformitas Level B (basic). Persyaratan wajib: menyertakan penyematan font, panduan manajemen warna, metadata. PDF/A-1b paling sering digunakan untuk mengarsipkan dokumen hasil pemindaian atau dokumen dari file PDF yang sudah ada.
- PDF/A-1a - Konformitas Level A (accessible).
Persyaratan tambahan untuk Level A:
- Spesifikasi bahasa,
- Struktur dokumen hierarkis,
- Rentang teks bertag dan teks deskriptif untuk gambar dan simbol,
- Pemetaan karakter ke Unicode.
File PDF/A-1a lebih mudah dinavigasi, konten dokumen lebih mudah digunakan kembali dan dokumen lebih mudah dibaca oleh penyandang disabilitas penglihatan. Teksnya biasanya lebih baik dalam hal keterulangan. Berbeda dengan level basic, konformitas accessible memungkinkan pengguna mencari kata kunci di dalam dokumen.
PDF/A-2, sebaliknya, memerlukan lebih sedikit penyesuaian karena mendukung kompresi JPEG2000, elemen transparan, dan layer PDF. Hasilnya, ukuran file Anda akan tetap lebih kecil. Ada 3 tipe PDF/A-2 yang berbeda: PDF/A-2a, PDF/A-2u, dan PDF/A-2b.
Seperti disebutkan, bagian 2 dari standar ini menawarkan beberapa fitur tambahan:
- Kompresi gambar JPEG 2000
- Dukungan untuk efek transparansi dan layer
- Penyematan font OpenType
- Ketentuan untuk tanda tangan digital sesuai dengan PDF Advanced Electronic Signatures
- Opsi untuk menyematkan file PDF/A guna memudahkan pengarsipan sekumpulan dokumen dalam satu file
PDF/A-2a dan PDF/A-2b sesuai dengan tingkat konformitas a dan b di PDF/A-1. Namun, PDF/A-2u mewakili konformitas Level B (PDF/A-2b) dengan persyaratan tambahan bahwa semua teks dalam dokumen memiliki pemetaan Unicode.
PDF/A-3 secara praktis sama dengan PDF/A-2, tetapi juga memungkinkan penyematan file non-PDF/A. Jika Anda berencana menggunakan atau memproses banyak file dengan lampiran file non-PDF/A, PDF/A-3 dapat menjadi opsi yang baik. Format ini dapat dianggap sebagai "format lengkap", karena PDF/A sendiri menjaga dokumen hasil pemindaian tetap dapat dibaca dalam jangka panjang, kompresi MRC membuat ukurannya sangat kecil, OCR membuatnya dapat dicari dan lampiran membantu kebutuhan Anda dalam bertukar dokumen. Pilih format yang paling sesuai dengan kebutuhan pengarsipan Anda.
Ringkasan dasar tingkat konformitas:
- Konformitas Level B (Basic) adalah tingkat yang paling mudah dicapai. Hanya mengharuskan dokumen mematuhi pedoman untuk tampilan yang andal. Dokumen akan terlihat sama saat ditampilkan atau dicetak, dalam jangka panjang.
- Konformitas Level A (Accessible) mencakup semua persyaratan Level B serta fitur tambahan untuk meningkatkan aksesibilitas dokumen. Ini memungkinkan teks yang dapat dicari dan disalin dengan andal, dan konten yang lebih mudah diakses oleh teknologi seperti pembaca layar bagi pengguna dengan gangguan penglihatan.
- Konformitas Level U (Unicode) diperkenalkan bersamaan dengan PDF/A-2. Ini menjamin bahwa teks dokumen dapat dipetakan ke kode karakter Unicode standar.
Bagaimana cara mengonversi PDF ke PDF/A?
Alat konversi PDF ke PDF/A dapat digunakan untuk mengonversi dokumen PDF Anda secara efektif ke versi ISO standar. Tidak perlu mengunduh dan menginstal program baru di komputer Anda. Konverter PDF/A kami memungkinkan Anda mengonversi PDF ke PDF/A dengan mudah, secara online. Ikuti beberapa langkah berikut:
- Klik "Choose File" untuk memilih file PDF yang akan diunggah. Anda juga dapat menarik dan meletakkan file PDF. Mengunggah file dari internet (Enter URL) atau layanan penyimpanan cloud (Google Drive, Dropbox) juga dimungkinkan.
- Pilih format PDF/A yang ingin Anda gunakan: PDF/A-1b, PDF/A-2b, atau PDF/A-3b.
- Pengaturan opsional - Aktifkan strict mode untuk mendapatkan akses ke semua tingkat konformitas (a, b & u).
- Klik Start untuk memulai proses konversi.
- Unduh file PDF/A baru Anda.
Perlu dipertimbangkan: Meskipun tingkat konformitas yang lebih tinggi (a atau u) dapat meningkatkan nilai dokumen Anda, prosesnya juga bisa lebih memakan waktu. Dengan memilih konformitas level B, misalnya PDF/A-2b, dokumen Anda akan mematuhi pedoman untuk tampilan yang andal tanpa persyaratan tambahan. Dengan demikian, menghemat waktu Anda.
Apakah PDF/A dapat dicari?
Ya, bisa! PDF/A mendukung proses pengenalan teks dan itu juga merupakan salah satu manfaat utama PDF/A. Teks dari konten yang dibuat secara digital tetap tersimpan di dalam dokumen. Termasuk teks yang diekstrak dengan optical character recognition (OCR), sehingga bahkan dokumen PDF/A hasil pemindaian pun dapat dicari.
Apa arti "PDF/A compliant"?
PDF/A compliant berarti file Anda memenuhi persyaratan format PDF/A. Beberapa konformitas PDF/A mencakup:
- Semua konten disematkan (font, warna, teks, gambar, dll.)
- Konten audio dan video tidak diperbolehkan.
- File tidak dienkripsi.
- File tidak berisi referensi ke konten eksternal.
- File mengikuti metadata berbasis standar.
- Kolom formulir PDF interaktif harus memiliki appearance dictionary.
- File tidak berisi JavaScript.
Bagaimana dengan validasi - Apakah itu diperlukan?
Karena tidak selalu mudah untuk mengetahui apakah file PDF yang ada benar-benar memenuhi standar PDF/A ISO, sebaiknya lakukan pemeriksaan validasi yang memeriksa semua bagian dokumen Anda yang relevan.
Bagaimana cara memvalidasi file PDF/A?
Validator PDF/A dapat digunakan untuk mengonfirmasi bahwa sebuah file benar-benar merupakan file PDF/A. Ini adalah alat online yang memverifikasi apakah semua elemen standar telah dipenuhi. File PDF/A yang dibuat dengan konverter online kami sesuai dengan ISO dan lulus validasi Vera PDF. Vera PDF adalah validator format file open-source yang mencakup semua bagian dan tingkat kepatuhan PDF/A.
