Tienes un documento PDF y debes convertirlo a PDF/A, pero no sabes cómo hacerlo ni qué versión elegir? Si la respuesta es sí, estamos aquí y con gusto te guiamos para convertir tu PDF a un archivo PDF/A.
En este artículo, conoce las diferentes versiones de PDF/A, los niveles de conformidad y cómo transformar tu documento al formato PDF/A que prefieras.
Qué versión de PDF/A y qué nivel de conformidad elegir
Antes de convertir archivos a PDF/A, la herramienta de conversión te pedirá que elijas un estándar PDF/A (PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3) y un nivel de conformidad (a, b y u). Pueden parecer similares a primera vista, pero la opción que elijas puede afectar todo el proceso de conversión y hacer que se realice de forma muy simple o con las modificaciones necesarias.
Conocer las versiones de PDF/A y los niveles de conformidad te ayudará a mejorar el valor de tus documentos, según el uso que les des.
Cuando conviertes un archivo PDF típico al estándar PDF/A-1 original, normalmente serán necesarios más cambios. Por ejemplo, el archivo puede aumentar de tamaño debido a la ausencia de tecnologías más recientes de compresión de imágenes.
PDF/A-1 especifica dos niveles de conformidad:
- PDF/A-1b - Conformidad de nivel B (básico). Requisitos obligatorios: incluir fuentes incrustadas, directrices de gestión del color, metadatos. PDF/A-1b se utiliza principalmente para archivar documentos escaneados o documentos de archivos PDF ya existentes.
- PDF/A-1a - Conformidad de nivel A (accesible).
Requisitos adicionales del nivel A:
- Especificación de idioma,
- Estructura jerárquica del documento,
- Tramos de texto etiquetados y texto descriptivo para imágenes y símbolos,
- Mapeos de caracteres a Unicode.
Un archivo PDF/A-1a es más fácil de navegar, su contenido es más fácil de reutilizar y el documento es más fácil de leer para personas con discapacidad visual. El texto suele ser mejor en términos de reproducibilidad. A diferencia del nivel básico, la conformidad accesible permite al usuario buscar una palabra clave en el documento.
PDF/A-2, en comparación, requiere menos ajustes, ya que permite la compresión JPEG2000, elementos transparentes y capas PDF. Como resultado, tus archivos seguirán siendo más pequeños. Hay 3 tipos diferentes de PDF/A-2: PDF/A-2a, PDF/A-2u y PDF/A-2b.
Como se mencionó, la parte 2 del estándar ofrece algunas funciones adicionales:
- Compresión de imágenes JPEG 2000
- Compatibilidad con efectos de transparencia y capas
- Incrustación de fuentes OpenType
- Disposiciones para firmas digitales de acuerdo con PDF Advanced Electronic Signatures
- Opción de incrustar archivos PDF/A para facilitar el archivado de conjuntos de documentos en un solo archivo
PDF/A-2a y PDF/A-2b corresponden a los niveles de conformidad a y b de PDF/A-1. PDF/A-2u, sin embargo, representa la conformidad de nivel B (PDF/A-2b) con el requisito adicional de que todo el texto del documento tenga mapeo Unicode.
PDF/A-3 es prácticamente igual que PDF/A-2, pero también permite la incrustación de archivos no PDF/A. Si planeas usar o procesar muchos archivos con adjuntos que no son PDF/A, PDF/A-3 puede ser una buena opción. Este formato puede verse como un "formato completo", ya que PDF/A por sí solo mantiene los documentos escaneados legibles a largo plazo, la compresión MRC los hace muy pequeños, el OCR los hace buscables y los adjuntos ayudan con tus necesidades de intercambio de documentos. Elige el formato que mejor se adapte a tus necesidades de archivado.
Aspectos básicos de los niveles de conformidad, en resumen:
- La conformidad de nivel B (Básico) es el nivel más fácil de lograr. Solo requiere que los documentos cumplan las directrices para una visualización fiable. El documento se verá igual cuando se visualice o imprima, a largo plazo.
- La conformidad de nivel A (Accesible) incluye todos los requisitos del nivel B, además de funciones destinadas a mejorar la accesibilidad de los documentos. Permite un texto que se pueda buscar y copiar de forma fiable, y contenido más accesible para tecnologías como lectores de pantalla para usuarios con discapacidad visual.
- La conformidad de nivel U (Unicode) se introdujo junto con PDF/A-2. Garantiza que el texto del documento pueda asignarse a códigos de caracteres Unicode estándar.
Cómo convertir tu PDF a PDF/A?
La herramienta de conversión de PDF a PDF/A se puede usar para convertir de forma eficaz tu documento PDF a su versión ISO estandarizada. No es necesario descargar ni instalar nuevos programas en tu ordenador. Nuestro conversor PDF/A te permite convertir PDF a PDF/A cómodamente en línea. Sigue los siguientes pasos:
- Haz clic en "Choose File" para seleccionar el archivo PDF que quieres subir. También puedes arrastrar y soltar el archivo PDF. También es posible subir un archivo desde Internet (Enter URL) o desde servicios de almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox).
- Elige el formato PDF/A al que deseas convertir: PDF/A-1b, PDF/A-2b o PDF/A-3b.
- Ajuste opcional: Enable strict mode para acceder a todos los niveles de conformidad (a, b y u).
- Haz clic en Start para iniciar el proceso de conversión.
- Descarga tu nuevo archivo PDF/A.
Vale la pena tener en cuenta: Aunque un nivel de conformidad más alto (a o u) puede mejorar el valor de tus documentos, también puede ser más exigente en tiempo. Al seleccionar la conformidad de nivel B, por ejemplo PDF/A-2b, tus documentos cumplirán las directrices para una visualización fiable sin imponer requisitos adicionales. De este modo ahorras tiempo valioso.
Es PDF/A buscable?
Sí, lo es. PDF/A permite procesos de reconocimiento de texto y este es también uno de sus principales beneficios. El texto del contenido generado digitalmente se mantiene en el documento, incluyendo el texto extraído mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR), lo que significa que incluso los documentos PDF/A escaneados se pueden buscar.
Qué significa "compatible con PDF/A"?
Compatible con PDF/A simplemente significa que tu archivo cumple los requisitos del formato PDF/A. Algunos de los requisitos de conformidad con PDF/A incluyen:
- Todo el contenido está incrustado (fuentes, colores, texto, imágenes, etc.)
- El contenido de audio y vídeo está prohibido.
- El archivo no está cifrado.
- El archivo no contiene referencias a contenido externo.
- El archivo sigue metadatos basados en estándares.
- Los campos de formularios PDF interactivos deben tener un diccionario de apariencia.
- El archivo no contiene JavaScript.
¿Qué pasa con la validación? ¿Es necesaria?
Dado que no siempre es fácil saber si un archivo PDF existente cumple realmente con el estándar PDF/A de la ISO, es preferible realizar una verificación de validación que examine todas las partes relevantes de tu documento.
¿Cómo validar archivos PDF/A?
Se pueden usar validadores PDF/A para confirmar que un archivo es realmente un archivo PDF/A. Estas son herramientas en línea que verifican si se han cumplido todos los elementos de los estándares. Los archivos PDF/A creados con nuestro conversor en línea soncompatibles con ISOy superan lavalidación Vera PDF.Vera PDF es un validador de formato de archivo de código abierto que cubre todas las partes y niveles de conformidad de PDF/A.
