Έχετε ένα έγγραφο PDF και πρέπει να το μετατρέψετε σε PDF/A, αλλά δεν είστε σίγουροι πώς γίνεται και ποια έκδοση να επιλέξετε; Αν η απάντηση είναι ναι, είμαστε εδώ και πρόθυμοι να σας καθοδηγήσουμε στη μετατροπή του PDF σε αρχείο PDF/A.
Σε αυτό το άρθρο θα μάθετε για τις διαφορετικές εκδόσεις PDF/A, τα επίπεδα συμμόρφωσης και πώς να μετατρέψετε το έγγραφό σας στην επιθυμητή μορφή PDF/A.
Ποια έκδοση PDF/A και ποιο επίπεδο συμμόρφωσης να επιλέξετε
Πριν μετατρέψετε αρχεία σε PDF/A, το εργαλείο μετατροπής θα σας ζητήσει να επιλέξετε ένα πρότυπο PDF/A (PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3) και ένα επίπεδο συμμόρφωσης (a, b & u). Ίσως φαίνονται παρόμοια με την πρώτη ματιά, αλλά η επιλογή σας μπορεί να επηρεάσει όλη τη διαδικασία μετατροπής και να την κάνει είτε πολύ απλή είτε να απαιτεί ορισμένες τροποποιήσεις.
Αν γνωρίζετε τις εκδόσεις PDF/A και τα επίπεδα συμμόρφωσης, θα μπορείτε να βελτιώσετε την αξία των εγγράφων σας, ανάλογα με τις ανάγκες σας.
Όταν μετατρέπετε ένα τυπικό αρχείο PDF στο αρχικό πρότυπο PDF/A-1, συνήθως απαιτείται ο μεγαλύτερος αριθμός αλλαγών. Για παράδειγμα, το αρχείο μπορεί να αυξηθεί σε μέγεθος λόγω της απουσίας νεότερων τεχνολογιών συμπίεσης εικόνας.
Το PDF/A-1 ορίζει δύο επίπεδα συμμόρφωσης:
- PDF/A-1b - Συμμόρφωση επιπέδου B (βασική). Υποχρεωτικές απαιτήσεις: ενσωμάτωση γραμματοσειρών, οδηγοί διαχείρισης χρωμάτων, μεταδεδομένα. Το PDF/A-1b χρησιμοποιείται κυρίως για την αρχειοθέτηση σαρωμένων εγγράφων ή υπαρχόντων αρχείων PDF.
- PDF/A-1a - Συμμόρφωση επιπέδου A (προσβάσιμη).
Επιπλέον απαιτήσεις επιπέδου A:
- Ορισμός γλώσσας,
- Ιεραρχική δομή εγγράφου,
- Σημασιολογική σήμανση κειμένου και περιγραφικό κείμενο για εικόνες και σύμβολα,
- Αντιστοιχίσεις χαρακτήρων σε Unicode.
Ένα αρχείο PDF/A-1a είναι πιο εύκολο στην πλοήγηση, το περιεχόμενο του εγγράφου επαναχρησιμοποιείται πιο εύκολα και είναι πιο εύκολο στην ανάγνωση για άτομα με προβλήματα όρασης. Το κείμενο είναι συνήθως καλύτερο όσον αφορά την αναπαραγωγιμότητα. Σε αντίθεση με το βασικό επίπεδο, η προσβάσιμη συμμόρφωση επιτρέπει στον χρήστη να αναζητά μια λέξη-κλειδί μέσα στο έγγραφο.
Το PDF/A-2, αντίθετα, απαιτεί λιγότερες προσαρμογές, καθώς επιτρέπει συμπίεση JPEG2000, διαφανή στοιχεία και επίπεδα PDF. Ως αποτέλεσμα, τα αρχεία σας θα παραμείνουν μικρότερα. Υπάρχουν 3 διαφορετικοί τύποι PDF/A-2: PDF/A-2a, PDF/A-2u και PDF/A-2b.
Όπως αναφέρθηκε, το μέρος 2 του προτύπου προσφέρει ορισμένες επιπλέον δυνατότητες:
- Συμπίεση εικόνας JPEG 2000
- Υποστήριξη για εφέ διαφάνειας και επίπεδα
- Ενσωμάτωση γραμματοσειρών OpenType
- Πρόνοιες για ψηφιακές υπογραφές σύμφωνα με το PDF Advanced Electronic Signatures
- Δυνατότητα ενσωμάτωσης αρχείων PDF/A ώστε να διευκολύνεται η αρχειοθέτηση συνόλων εγγράφων σε ένα μόνο αρχείο
Τα PDF/A-2a και PDF/A-2b αντιστοιχούν στα επίπεδα συμμόρφωσης a και b του PDF/A-1. Το PDF/A-2u, ωστόσο, αντιπροσωπεύει συμμόρφωση επιπέδου B (PDF/A-2b) με την επιπλέον απαίτηση όλα τα κείμενα στο έγγραφο να έχουν αντιστοίχιση Unicode.
Το PDF/A-3 είναι πρακτικά ίδιο με το PDF/A-2, αλλά επιτρέπει επίσης την ενσωμάτωση αρχείων που δεν είναι PDF/A. Αν σκοπεύετε να χρησιμοποιείτε ή να επεξεργάζεστε πολλά αρχεία με συνημμένα που δεν είναι PDF/A, το PDF/A-3 μπορεί να είναι μια καλή επιλογή. Αυτή η μορφή μπορεί να θεωρηθεί «πλήρης», καθώς το ίδιο το PDF/A διατηρεί τα σαρωμένα έγγραφα αναγνώσιμα μακροπρόθεσμα, η συμπίεση MRC τα κάνει πολύ μικρά, το OCR τα κάνει αναζητήσιμα και τα συνημμένα βοηθούν στην ανταλλαγή εγγράφων. Επιλέξτε τη μορφή που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες αρχειοθέτησής σας.
Τα βασικά των επιπέδων συμμόρφωσης συνοπτικά:
- Συμμόρφωση επιπέδου B (Basic) είναι το πιο εύκολο επίπεδο για επίτευξη. Απαιτεί μόνο τα έγγραφα να συμμορφώνονται με οδηγίες για αξιόπιστη προβολή. Το έγγραφο θα φαίνεται το ίδιο όταν προβάλλεται ή εκτυπώνεται, μακροπρόθεσμα.
- Συμμόρφωση επιπέδου A (Accessible) περιλαμβάνει όλες τις απαιτήσεις του επιπέδου B, καθώς και δυνατότητες που βελτιώνουν την προσβασιμότητα ενός εγγράφου. Ενεργοποιεί κείμενο που μπορεί να αναζητηθεί και να αντιγραφεί με αξιοπιστία και περιεχόμενο πιο προσβάσιμο σε τεχνολογίες όπως οι αναγνώστες οθόνης για χρήστες με προβλήματα όρασης.
- Συμμόρφωση επιπέδου U (Unicode) εισήχθη μαζί με το PDF/A-2. Εγγυάται ότι το κείμενο του εγγράφου μπορεί να αντιστοιχιστεί σε τυπικούς κωδικούς χαρακτήρων Unicode.
Πώς να μετατρέψετε το PDF σας σε PDF/A;
Το εργαλείο μετατροπής PDF σε PDF/A μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποτελεσματική μετατροπή του εγγράφου PDF στην τυποποιημένη έκδοση ISO. Δεν χρειάζεται να κάνετε λήψη και εγκατάσταση νέων προγραμμάτων στον υπολογιστή σας. Ο μετατροπέας PDF/A μας σάς επιτρέπει να μετατρέψετε PDF σε PDF/A εύκολα online. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Κάντε κλικ στο “Choose File” για να επιλέξετε ένα αρχείο PDF προς αποστολή. Μπορείτε επίσης να σύρετε και να αποθέσετε το αρχείο PDF. Είναι επίσης δυνατή η αποστολή αρχείου από το διαδίκτυο (Enter URL) ή από υπηρεσίες αποθήκευσης cloud (Google Drive, Dropbox).
- Επιλέξτε τη μορφή PDF/A στην οποία θέλετε να μετατρέψετε: PDF/A-1b, PDF/A-2b ή PDF/A-3b.
- Προαιρετική ρύθμιση - Ενεργοποίηση strict mode για πρόσβαση σε όλα τα επίπεδα συμμόρφωσης (a, b & u).
- Κάντε κλικ στο Start για να ξεκινήσει η διαδικασία μετατροπής.
- Κατεβάστε το νέο σας αρχείο PDF/A.
Αξίζει να λάβετε υπόψη: Αν και τα υψηλότερα επίπεδα συμμόρφωσης (a ή u) μπορούν να βελτιώσουν την αξία των εγγράφων σας, μπορεί επίσης να είναι αρκετά χρονοβόρα. Επιλέγοντας τη συμμόρφωση επιπέδου B, για παράδειγμα PDF/A-2b, τα έγγραφά σας θα συμμορφώνονται με τις οδηγίες για αξιόπιστη προβολή, χωρίς επιπλέον απαιτήσεις. Έτσι εξοικονομείτε πολύτιμο χρόνο.
Είναι το PDF/A αναζητήσιμο;
Ναι, είναι! Το PDF/A επιτρέπει διαδικασίες αναγνώρισης κειμένου και αυτό είναι ένα από τα βασικά οφέλη του. Το κείμενο του ψηφιακά παραγόμενου περιεχομένου διατηρείται στο έγγραφο. Περιλαμβάνεται και το κείμενο που εξάγεται με οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR), πράγμα που σημαίνει ότι ακόμη και τα σαρωμένα έγγραφα PDF/A μπορούν να αναζητηθούν.
Τι σημαίνει «PDF/A compliant»;
PDF/A compliant σημαίνει απλά ότι το αρχείο σας πληροί τις απαιτήσεις της μορφής PDF/A. Μερικές από τις απαιτήσεις συμμόρφωσης PDF/A είναι:
- Όλο το περιεχόμενο είναι ενσωματωμένο (γραμματοσειρές, χρώματα, κείμενο, εικόνες κ.λπ.)
- Το περιεχόμενο ήχου και βίντεο απαγορεύεται.
- Το αρχείο δεν είναι κρυπτογραφημένο.
- Το αρχείο δεν περιέχει αναφορές σε εξωτερικό περιεχόμενο.
- Το αρχείο ακολουθεί μεταδεδομένα βασισμένα σε πρότυπα.
- Τα διαδραστικά πεδία φόρμας PDF πρέπει να έχουν appearance dictionary.
- Το αρχείο δεν περιέχει JavaScript.
Τι ισχύει με την επαλήθευση; Είναι απαραίτητη;
Επειδή δεν είναι πάντα εύκολο να διαπιστωθεί αν ένα υπάρχον αρχείο PDF πληροί πραγματικά το πρότυπο PDF/A του ISO, είναι προτιμότερο να πραγματοποιείται ένας έλεγχος επαλήθευσης που εξετάζει όλα τα σχετικά μέρη του εγγράφου σας.
Πώς να επαληθεύσετε αρχεία PDF/A;
Οι ελεγκτές PDF/A μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να επιβεβαιώσουν ότι ένα αρχείο είναι πράγματι αρχείο PDF/A. Πρόκειται για online εργαλεία που ελέγχουν αν έχουν ικανοποιηθεί όλα τα στοιχεία των προτύπων. Τα αρχεία PDF/A που δημιουργούνται με τον online μετατροπέα μας είναι σύμφωνα με το ISO (ISO-compliant) και περνούν την επαλήθευση Vera PDF. Το Vera PDF είναι ένας ανοικτού κώδικα ελεγκτής μορφής αρχείων που καλύπτει όλα τα μέρη και τα επίπεδα συμμόρφωσης του PDF/A.
