Masz dokument PDF i musisz przekonwertować go na PDF/A, ale nie wiesz, jak to zrobić i którą wersję wybrać? Jeśli tak, chętnie pomożemy Ci w konwersji Twojego pliku PDF na PDF/A.
W tym artykule poznasz różne wersje PDF/A, poziomy zgodności oraz jak przekształcić dokument do preferowanego formatu PDF/A.
Jaką wersję PDF/A i poziom zgodności wybrać
Zanim przekonwertujesz pliki na PDF/A, narzędzie konwersji poprosi Cię o wybór standardu PDF/A (PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3) oraz poziomu zgodności (a, b i u). Na pierwszy rzut oka mogą wydawać się podobne, ale wybrana opcja może wpłynąć na cały proces konwersji i sprawić, że będzie on bardzo prosty lub wymagał dodatkowych modyfikacji.
Znajomość wersji PDF/A i poziomów zgodności pomoże Ci lepiej dopasować dokumenty do Twoich potrzeb.
Podczas konwertowania typowego pliku PDF do oryginalnego standardu PDF/A-1 zwykle wymagane są największe zmiany. Na przykład plik może zwiększyć swoją wielkość z powodu braku nowszych technologii kompresji obrazów.
PDF/A-1 określa dwa poziomy zgodności:
- PDF/A-1b - poziom zgodności B (podstawowy). Wymagania obowiązkowe: osadzone czcionki, wytyczne zarządzania kolorami, metadane. PDF/A-1b jest najczęściej używany do archiwizacji dokumentów skanowanych lub już istniejących plików PDF.
- PDF/A-1a - poziom zgodności A (dostępny).
Dodatkowe wymagania dla poziomu A:
- Określenie języka,
- Hierarchiczna struktura dokumentu,
- Zaznaczone fragmenty tekstu i opisy dla obrazów oraz symboli,
- Mapowanie znaków na Unicode.
Plik PDF/A-1a jest łatwiejszy w nawigacji, treść dokumentu łatwiej ponownie wykorzystać, a sam dokument jest łatwiejszy do odczytania dla osób niedowidzących. Tekst zwykle lepiej nadaje się do odtwarzania. W przeciwieństwie do poziomu podstawowego, poziom dostępny umożliwia użytkownikowi wyszukiwanie w dokumencie słów kluczowych.
PDF/A-2 wymaga natomiast mniej dostosowań, ponieważ pozwala na kompresję JPEG2000, elementy przezroczyste i warstwy PDF. W rezultacie pliki pozostają mniejsze. Istnieją 3 typy PDF/A-2: PDF/A-2a, PDF/A-2u i PDF/A-2b.
Jak wspomniano, część 2 standardu oferuje dodatkowe funkcje:
- Kompresja obrazów JPEG 2000
- Obsługa przezroczystości i warstw
- Osadzanie czcionek OpenType
- Obsługa podpisów elektronicznych zgodnych z PDF Advanced Electronic Signatures
- Możliwość osadzania plików PDF/A w celu archiwizacji zestawów dokumentów w jednym pliku
PDF/A-2a i PDF/A-2b odpowiadają poziomom zgodności a i b w PDF/A-1. PDF/A-2u natomiast reprezentuje poziom zgodności B (PDF/A-2b) z dodatkowym wymaganiem, aby cały tekst w dokumencie miał mapowanie na Unicode.
PDF/A-3 jest praktycznie taki sam jak PDF/A-2, ale umożliwia również osadzanie plików innych niż PDF/A. Jeśli planujesz używać lub przetwarzać wiele plików z załącznikami niezgodnymi z PDF/A, PDF/A-3 może być dobrym wyborem. Ten format można uznać za „kompletny”, ponieważ sam PDF/A zapewnia długoterminową czytelność skanowanych dokumentów, kompresja MRC znacznie zmniejsza ich rozmiar, OCR umożliwia wyszukiwanie, a załączniki wspierają wymianę dokumentów. Wybierz format, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom archiwizacji.
Podstawy poziomów zgodności w skrócie:
- Poziom zgodności B (Basic) jest najłatwiejszy do osiągnięcia. Wymaga jedynie, aby dokumenty były zgodne z wytycznymi dla niezawodnego wyświetlania. Dokument będzie wyglądał tak samo podczas wyświetlania i drukowania, również w długim okresie.
- Poziom zgodności A (Accessible) obejmuje wszystkie wymagania poziomu B oraz dodatkowe funkcje zwiększające dostępność dokumentu. Umożliwia niezawodne wyszukiwanie i kopiowanie tekstu oraz zapewnia lepszą dostępność treści dla technologii asystujących, takich jak czytniki ekranu dla osób niedowidzących.
- Poziom zgodności U (Unicode) został wprowadzony wraz z PDF/A-2. Gwarantuje, że tekst dokumentu można odwzorować na standardowe kody znaków Unicode.
Jak przekonwertować PDF na PDF/A?
Narzędzie do konwersji PDF na PDF/A pozwala skutecznie przekonwertować dokument PDF do jego ustandaryzowanej wersji ISO. Nie musisz pobierać ani instalować nowych programów na komputerze. Nasz konwerter PDF/A umożliwia konwersję PDF na PDF/A wygodnie, online. Wykonaj poniższe kroki:
- Kliknij "Wybierz plik", aby wybrać i przesłać plik PDF. Możesz też przeciągnąć i upuścić plik PDF. Możliwe jest również przesłanie pliku z Internetu (Wpisz adres URL) lub z chmury (Google Drive, Dropbox).
- Wybierz format PDF/A, na który chcesz przekonwertować plik: PDF/A-1b, PDF/A-2b lub PDF/A-3b.
- Ustawienie opcjonalne - Włącz tryb ścisły, aby uzyskać dostęp do wszystkich poziomów zgodności (a, b i u).
- Kliknij Start, aby rozpocząć proces konwersji.
- Pobierz nowy plik PDF/A.
Warto rozważyć: Wyższy poziom zgodności (a lub u) może zwiększyć wartość Twoich dokumentów, ale bywa też bardziej czasochłonny. Wybierając poziom zgodności B, na przykład PDF/A-2b, dokumenty będą spełniały wytyczne dla niezawodnego wyświetlania, bez dodatkowych wymagań. Dzięki temu oszczędzasz czas.
Czy PDF/A jest przeszukiwalny?
Tak! PDF/A umożliwia procesy rozpoznawania tekstu i jest to jedna z jego głównych zalet. Tekst cyfrowo wygenerowanej treści jest zachowany w dokumencie, w tym tekst wyodrębniony za pomocą optycznego rozpoznawania znaków (OCR), co oznacza, że nawet zeskanowane dokumenty PDF/A mogą być przeszukiwane.
Co oznacza „zgodny z PDF/A”?
Zgodny z PDF/A oznacza po prostu, że plik spełnia wymagania formatu PDF/A. Niektóre z wymogów zgodności PDF/A to:
- Cała zawartość jest osadzona (czcionki, kolory, tekst, obrazy itp.)
- Zabroniona jest zawartość audio i wideo.
- Plik nie jest zaszyfrowany.
- Plik nie zawiera odwołań do zewnętrznej zawartości.
- Plik korzysta z metadanych opartych na standardach.
- Interaktywne pola formularzy PDF muszą mieć słownik wyglądu.
- Plik nie zawiera JavaScript.
A co z weryfikacją? Czy jest potrzebna?
Ponieważ nie zawsze łatwo stwierdzić, czy istniejący plik PDF rzeczywiście spełnia standard PDF/A ISO, zaleca się przeprowadzenie kontroli poprawności, która sprawdzi wszystkie istotne elementy dokumentu.
Jak zweryfikować pliki PDF/A?
Walidatory PDF/A można wykorzystać, aby potwierdzić, że plik jest rzeczywiście plikiem PDF/A. To narzędzia online, które sprawdzają, czy wszystkie elementy standardu zostały spełnione. Pliki PDF/A utworzone za pomocą naszego konwertera online są zgodne z ISO i przechodzą weryfikację Vera PDF. Vera PDF to otwartoźródłowy walidator formatu plików, obejmujący wszystkie części PDF/A i poziomy zgodności.
