Sie haben ein PDF-Dokument und müssen es in PDF/A konvertieren, sind sich aber unsicher, wie das funktioniert und welche Version Sie wählen sollen? Wenn ja, helfen wir Ihnen gerne dabei, Ihre PDF-Datei in PDF/A umzuwandeln.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über verschiedene PDF/A-Versionen, Konformitätsstufen und wie Sie Ihr Dokument in das gewünschte PDF/A-Format umwandeln.
Welche PDF/A-Version und Konformitätsstufe auswählen
Bevor Sie Dateien in PDF/A konvertieren, müssen Sie im Konvertierungstool einen PDF/A-Standard (PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3) und eine Konformitätsstufe (a, b & u) auswählen. Sie wirken auf den ersten Blick ähnlich, aber Ihre Auswahl kann den gesamten Konvertierungsprozess beeinflussen und darüber entscheiden, ob er sehr einfach oder nur mit zusätzlichen Anpassungen möglich ist.
Wenn Sie mit den PDF/A-Versionen und Konformitätsstufen vertraut sind, können Sie den Nutzen Ihrer Dokumente je nach Einsatzzweck verbessern.
Wenn Sie eine typische PDF-Datei in den ursprünglichen PDF/A-1-Standard konvertieren, sind in der Regel die meisten Änderungen erforderlich. Beispielsweise kann die Datei größer werden, da neuere Bildkompressionstechnologien nicht verwendet werden dürfen.
PDF/A-1 definiert zwei Konformitätsstufen:
- PDF/A-1b - Konformitätsstufe B (Basic). Verpflichtende Anforderungen: Einbettung von Schriften, Farbmanagement-Richtlinien, Metadaten. PDF/A-1b wird hauptsächlich zur Archivierung gescannter Dokumente oder bestehender PDF-Dateien verwendet.
- PDF/A-1a - Konformitätsstufe A (Accessible).
Zusätzliche Anforderungen für Stufe A:
- Sprachspezifikation,
- hierarchische Dokumentstruktur,
- getaggte Textbereiche und beschreibende Texte für Bilder und Symbole,
- Zeichenabbildungen auf Unicode.
Eine PDF/A-1a-Datei ist leichter zu navigieren, der Inhalt des Dokuments ist einfacher wiederzuverwenden und das Dokument ist für sehbehinderte Personen besser lesbar. Der Text ist in der Regel besser reproduzierbar. Im Gegensatz zur Basisstufe ermöglicht die barrierefreie Konformität auch die Stichwortsuche im Dokument.
PDF/A-2 erfordert im Vergleich weniger Anpassungen, da es JPEG 2000-Kompression, transparente Elemente und PDF-Ebenen zulässt. Dadurch bleiben Ihre Dateien kleiner. Es gibt 3 verschiedene PDF/A-2-Typen: PDF/A-2a, PDF/A-2u und PDF/A-2b.
Wie erwähnt, bietet Teil 2 des Standards einige zusätzliche Funktionen:
- JPEG 2000-Bildkompression
- Unterstützung für Transparenzeffekte und Ebenen
- Einbettung von OpenType-Schriften
- Regelungen für digitale Signaturen gemäß PDF Advanced Electronic Signatures
- Möglichkeit zum Einbetten von PDF/A-Dateien, um das Archivieren von Dokumentensammlungen in einer einzigen Datei zu erleichtern
PDF/A-2a und PDF/A-2b entsprechen den Konformitätsstufen a und b in PDF/A-1. PDF/A-2u hingegen steht für die Konformitätsstufe B (PDF/A-2b) mit der zusätzlichen Anforderung, dass der gesamte Text im Dokument eine Unicode-Abbildung haben muss.
PDF/A-3 ist praktisch identisch mit PDF/A-2, ermöglicht jedoch zusätzlich das Einbetten von Nicht-PDF/A-Dateien. Wenn Sie viele Dateien mit Nicht-PDF/A-Anhängen nutzen oder verarbeiten möchten, kann PDF/A-3 eine gute Option sein. Dieses Format kann als „vollständiges“ Format angesehen werden, da PDF/A selbst gescannte Dokumente langfristig lesbar hält, die MRC-Kompression sie sehr klein macht, die OCR sie durchsuchbar macht und Anlagen den Dokumentenaustausch erleichtern. Wählen Sie das Format, das Ihren Archivierungsanforderungen am besten entspricht.
Grundlagen der Konformitätsstufen in Kürze:
- Konformitätsstufe B (Basic) ist am einfachsten zu erreichen. Es wird nur verlangt, dass Dokumente den Richtlinien für eine zuverlässige Anzeige entsprechen. Das Dokument sieht auch langfristig beim Anzeigen oder Drucken gleich aus.
- Konformitätsstufe A (Accessible) umfasst alle Anforderungen der Stufe B sowie zusätzliche Funktionen zur Verbesserung der Barrierefreiheit von Dokumenten. Sie ermöglicht Text, der zuverlässig durchsucht und kopiert werden kann, und Inhalte, die für Technologien wie Screenreader für sehbehinderte Nutzer besser zugänglich sind.
- Konformitätsstufe U (Unicode) wurde mit PDF/A-2 eingeführt. Sie stellt sicher, dass der Dokumententext auf standardisierte Unicode-Zeichencodes abgebildet werden kann.
Wie konvertieren Sie Ihr PDF in PDF/A?
Mit dem PDF-zu-PDF/A-Konvertierungstool können Sie Ihr PDF-Dokument effektiv in seine standardisierte ISO-Version umwandeln. Es ist nicht nötig, neue Programme auf Ihrem Computer herunterzuladen und zu installieren. Unser PDF/A-Konverter ermöglicht es Ihnen, PDF online in PDF/A zu konvertieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Klicken Sie auf „Datei wählen“, um eine PDF-Datei zum Hochladen auszuwählen. Sie können die PDF-Datei auch per Drag & Drop hinzufügen. Das Hochladen einer Datei aus dem Internet (URL eingeben) oder aus Cloud-Speichern (Google Drive, Dropbox) ist ebenfalls möglich.
- Wählen Sie das PDF/A-Format, in das Sie konvertieren möchten: PDF/A-1b, PDF/A-2b oder PDF/A-3b.
- Optionale Einstellung - Strikten Modus aktivieren, um Zugriff auf alle Konformitätsstufen (a, b & u) zu erhalten.
- Klicken Sie auf Start, um den Konvertierungsvorgang zu beginnen.
- Laden Sie Ihre neue PDF/A-Datei herunter.
Wichtig zu beachten: Höhere Konformitätsstufen (a oder u) können den Nutzen Ihrer Dokumente zwar erhöhen, sie sind jedoch oft deutlich zeitaufwendiger. Wenn Sie beispielsweise die Konformitätsstufe B, etwa PDF/A-2b, wählen, entsprechen Ihre Dokumente den Richtlinien für eine zuverlässige Anzeige, ohne zusätzliche Anforderungen zu erfüllen. So sparen Sie wertvolle Zeit.
Ist PDF/A durchsuchbar?
Ja, ist es! PDF/A erlaubt Texterkennungsprozesse und das ist einer der wichtigsten Vorteile von PDF/A. Der Text digital erzeugter Inhalte bleibt im Dokument erhalten. Dazu gehört auch Text, der mittels Optischer Zeichenerkennung (OCR) extrahiert wurde, sodass sogar gescannte PDF/A-Dokumente durchsucht werden können.
Was bedeutet „PDF/A-konform“?
PDF/A-konform bedeutet einfach, dass Ihre Datei die Anforderungen des PDF/A-Formats erfüllt. Einige der PDF/A-Konformitätskriterien sind:
- Alle Inhalte sind eingebettet (Schriften, Farben, Text, Bilder usw.)
- Audio- und Videoinhalte sind nicht erlaubt.
- Die Datei ist nicht verschlüsselt.
- Die Datei enthält keine Verweise auf externe Inhalte.
- Die Datei verwendet standardbasierte Metadaten.
- Interaktive PDF-Formularfelder müssen ein Erscheinungsbild-Wörterbuch (Appearance Dictionary) besitzen.
- Die Datei enthält kein JavaScript.
Was ist mit der Validierung - ist sie notwendig?
Da es nicht immer einfach ist zu erkennen, ob eine vorhandene PDF-Datei tatsächlich der PDF/A-Norm der ISO entspricht, ist es empfehlenswert, eine Validierungsprüfung durchzuführen, die alle relevanten Teile Ihres Dokuments untersucht.
Wie kann man PDF/A-Dateien validieren?
PDF/A-Validatoren können verwendet werden, um zu bestätigen, dass eine Datei tatsächlich eine PDF/A-Datei ist. Dies sind Online-Tools, die überprüfen, ob alle Elemente der Standards erfüllt wurden. PDF/A-Dateien, die mit unserem Online-Konverter erstellt werden, sind ISO-konform und bestehen die Vera PDF-Validierung. Vera PDF ist ein Open-Source-Dateiformat-Validator, der alle PDF/A-Teile und Konformitätsstufen abdeckt.
