आपके पास एक PDF दस्तावेज़ है और आपको इसे PDF/A में कनवर्ट करना है, लेकिन आपको समझ नहीं आ रहा कि यह कैसे करें और कौन‑सा वर्ज़न चुनें? अगर हाँ, तो हम यहाँ हैं, आपके PDF को PDF/A फ़ाइल में बदलने में आपका मार्गदर्शन करने के लिए।
इस लेख में अलग‑अलग PDF/A वर्ज़न, कॉनफ़ॉर्मेंस लेवल और अपने दस्तावेज़ को पसंदीदा PDF/A फ़ॉर्मेट में कैसे बदलें के बारे में जानें।
कौन‑सा PDF/A वर्ज़न और कॉनफ़ॉर्मेंस लेवल चुनें
फ़ाइलों को PDF/A में कनवर्ट करने से पहले, रूपांतरण टूल आपसे एक PDF/A मानक (PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3) और एक कॉनफ़ॉर्मेंस लेवल (a, b और u) चुनने के लिए कहेगा। पहली नज़र में ये समान लग सकते हैं, लेकिन जो विकल्प आप चुनते हैं, वह पूरी रूपांतरण प्रक्रिया को प्रभावित कर सकता है और यह तय कर सकता है कि काम बहुत सरल होगा या फिर कुछ बदलावों की ज़रूरत पड़ेगी।
PDF/A वर्ज़न और कॉनफ़ॉर्मेंस लेवल से परिचित होना आपकी ज़रूरतों के अनुसार आपके दस्तावेज़ों के मूल्य को बेहतर बनाने में मदद करेगा।
जब आप एक सामान्य PDF फ़ाइल को मूल PDF/A-1 मानक में कनवर्ट करते हैं, तो आम तौर पर सबसे अधिक बदलावों की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, नई इमेज कम्प्रेशन तकनीकों की कमी के कारण फ़ाइल का आकार बढ़ सकता है।
PDF/A-1 दो कॉनफ़ॉर्मेंस लेवल निर्दिष्ट करता है:
- PDF/A-1b - लेवल B (बेसिक) कॉनफ़ॉर्मेंस। अनिवार्य आवश्यकताएँ: एम्बेडेड फ़ॉन्ट शामिल हों, कलर मैनेजमेंट गाइडलाइन, मेटाडेटा। PDF/A-1b आम तौर पर स्कैन किए गए दस्तावेज़ों या मौजूदा PDF फ़ाइलों के दस्तावेज़ों को संग्रहित करने के लिए उपयोग किया जाता है।
- PDF/A-1a - लेवल A (एक्सेसिबल) कॉनफ़ॉर्मेंस।
अतिरिक्त लेवल A आवश्यकताएँ:
- भाषा की स्पेसिफ़िकेशन,
- दस्तावेज़ की पदानुक्रमित संरचना,
- टैग किए गए टेक्स्ट स्पैन और चित्रों व प्रतीकों के लिए वर्णनात्मक टेक्स्ट,
- यूनिकोड के लिए कैरेक्टर मैपिंग।
PDF/A-1a फ़ाइल में नेविगेट करना आसान होता है, दस्तावेज़ की सामग्री को फिर से उपयोग करना आसान होता है और यह दस्तावेज़ देखने में अक्षम उपयोगकर्ताओं के लिए पढ़ना भी आसान बनाती है। टेक्स्ट आम तौर पर पुनरुत्पादन के लिहाज़ से बेहतर होता है। बेसिक लेवल के विपरीत, एक्सेसिबल कॉनफ़ॉर्मेंस उपयोगकर्ता को दस्तावेज़ में किसी कीवर्ड को खोजने की अनुमति देता है।
PDF/A-2, इसके मुकाबले, कम समायोजन की ज़रूरत रखता है, क्योंकि यह JPEG2000 कम्प्रेशन, पारदर्शी एलिमेंट और PDF लेयर्स की अनुमति देता है। नतीजतन, आपकी फ़ाइलें छोटी रहती हैं। PDF/A-2 के 3 अलग‑अलग प्रकार हैं: PDF/A-2a, PDF/A-2u और PDF/A-2b.
जैसा कि बताया गया है, मानक के भाग 2 में कुछ अतिरिक्त सुविधाएँ शामिल हैं:
- JPEG 2000 इमेज कम्प्रेशन
- ट्रांसपेरेंसी इफेक्ट और लेयर्स के लिए सपोर्ट
- OpenType फ़ॉन्ट्स को एम्बेड करना
- PDF Advanced Electronic Signatures के अनुसार डिजिटल सिग्नेचर के लिए प्रावधान
- एक ही फ़ाइल के साथ दस्तावेज़ों के सेट को संग्रहित करने में आसानी के लिए PDF/A फ़ाइलों को एम्बेड करने का विकल्प
PDF/A-2a और PDF/A-2b, PDF/A-1 के क्रमशः a और b कॉनफ़ॉर्मेंस लेवल से मेल खाते हैं। जबकि PDF/A-2u लेवल B कॉनफ़ॉर्मेंस (PDF/A-2b) दर्शाता है, जिसमें यह अतिरिक्त आवश्यकता होती है कि दस्तावेज़ में सारा टेक्स्ट यूनिकोड मैपिंग वाला हो।
PDF/A-3 व्यावहारिक रूप से PDF/A-2 जैसा ही है, लेकिन यह non-PDF/A फ़ाइलों को एम्बेड करने की सुविधा भी देता है। यदि आप non-PDF/A फ़ाइल अटैचमेंट के साथ बहुत‑सी फ़ाइलों का उपयोग या प्रॉसेस करने की योजना बना रहे हैं, तो PDF/A-3 एक अच्छा विकल्प हो सकता है। इस फ़ॉर्मेट को एक "पूर्ण" रूप में देखा जा सकता है, क्योंकि PDF/A स्वयं स्कैन किए गए दस्तावेज़ों को लंबे समय तक पठनीय रखता है, MRC कम्प्रेशन उन्हें बहुत छोटा बनाता है, OCR उन्हें सर्चेबल बनाता है और अटैचमेंट दस्तावेज़ों के आदान‑प्रदान की आपकी आवश्यकता को पूरा करने में मदद करता है। अपने आर्काइविंग की ज़रूरतों के अनुसार सबसे उपयुक्त फ़ॉर्मेट चुनें।
संक्षेप में कॉनफ़ॉर्मेंस लेवल की बुनियाद:
- लेवल B (बेसिक) कॉनफ़ॉर्मेंस हासिल करना सबसे आसान है। इसमें केवल यह आवश्यक है कि दस्तावेज़ भरोसेमंद देखने के लिए दिशानिर्देशों के अनुरूप हों। दस्तावेज़ लंबे समय तक, जब देखा या प्रिंट किया जाएगा, तो एक जैसा दिखाई देगा।
- लेवल A (एक्सेसिबल) कॉनफ़ॉर्मेंस में लेवल B की सभी आवश्यकताओं के साथ‑साथ दस्तावेज़ की एक्सेसिबिलिटी बेहतर करने के लिए बनाई गई सुविधाएँ शामिल होती हैं। यह टेक्स्ट को विश्वसनीय तरीके से खोजने और कॉपी करने की सुविधा देता है, और सामग्री को स्क्रीन रीडर जैसी तकनीकों के लिए अधिक सुलभ बनाता है, जो विज़ुअली इम्पेयर्ड उपयोगकर्ताओं द्वारा इस्तेमाल की जाती हैं।
- लेवल U (यूनिकोड) कॉनफ़ॉर्मेंस को PDF/A-2 के साथ पेश किया गया था। यह सुनिश्चित करता है कि दस्तावेज़ का टेक्स्ट मानक यूनिकोड कैरेक्टर कोड पर मैप हो सके।
अपने PDF को PDF/A में कैसे कनवर्ट करें?
PDF से PDF/A रूपांतरण टूल का उपयोग करके आप अपने PDF दस्तावेज़ को उसकी मानकीकृत ISO वर्ज़न में प्रभावी रूप से कनवर्ट कर सकते हैं। आपको अपने कंप्यूटर पर नए प्रोग्राम डाउनलोड और इंस्टॉल करने की ज़रूरत नहीं है। हमारा PDF/A कनवर्टर आपको PDF को PDF/A में आसानी से, ऑनलाइन कनवर्ट करने की सुविधा देता है। नीचे दिए गए कुछ चरणों का पालन करें:
- "Choose File" पर क्लिक करके वह PDF फ़ाइल चुनें जिसे आप अपलोड करना चाहते हैं। आप PDF फ़ाइल को ड्रैग और ड्रॉप भी कर सकते हैं। इंटरनेट (Enter URL) या क्लाउड स्टोरेज सेवाओं (Google Drive, Dropbox) से फ़ाइल अपलोड करना भी संभव है।
- वह PDF/A फ़ॉर्मेट चुनें जिसमें आप कनवर्ट करना चाहते हैं: PDF/A-1b, PDF/A-2b या PDF/A-3b।
- वैकल्पिक सेटिंग - सभी कॉनफ़ॉर्मेंस लेवल (a, b और u) तक पहुँचने के लिए Enable strict mode को सक्षम करें।
- रूपांतरण प्रक्रिया शुरू करने के लिए Start पर क्लिक करें।
- अपनी नई PDF/A फ़ाइल डाउनलोड करें।
ध्यान देने योग्य: उच्च कॉनफ़ॉर्मेंस लेवल (a या u) आपके दस्तावेज़ों के मूल्य को बेहतर बना सकते हैं, लेकिन वे समय लेने वाले भी हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, B लेवल कॉनफ़ॉर्मेंस, PDF/A-2b चुनने पर आपके दस्तावेज़ भरोसेमंद देखने की गाइडलाइन के अनुरूप रहेंगे, बिना अतिरिक्त आवश्यकताएँ लगाए। इस तरह, आपका कीमती समय बचता है।
क्या PDF/A सर्चेबल है?
हाँ, है! PDF/A टेक्स्ट रिकग्निशन प्रक्रियाओं की अनुमति देता है और यह PDF/A के मुख्य फ़ायदों में से एक है। डिजिटल रूप से तैयार की गई सामग्री का टेक्स्ट दस्तावेज़ में संरक्षित रहता है। इसमें ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (OCR) से निकाला गया टेक्स्ट भी शामिल है, जिसका मतलब है कि स्कैन किए गए PDF/A दस्तावेज़ भी खोजे जा सकते हैं।
"PDF/A compliant" का क्या मतलब है?
PDF/A compliant का सरल मतलब है कि आपकी फ़ाइल PDF/A फ़ॉर्मेट की आवश्यकताओं को पूरा करती है। PDF/A कॉनफ़ॉर्मेंस की कुछ शर्तें इस प्रकार हैं:
- सभी सामग्री एम्बेडेड है (फ़ॉन्ट, रंग, टेक्स्ट, चित्र आदि)
- ऑडियो और वीडियो सामग्री की अनुमति नहीं है।
- फ़ाइल एन्क्रिप्टेड नहीं है।
- फ़ाइल में बाहरी सामग्री के संदर्भ शामिल नहीं हैं।
- फ़ाइल मानक‑आधारित मेटाडेटा का पालन करती है।
- इंटरैक्टिव PDF फ़ॉर्म फ़ील्ड में appearance dictionary होना ज़रूरी है।
- फ़ाइल में JavaScript शामिल नहीं है।
वैधता के बारे में क्या - क्या यह ज़रूरी है?
क्योंकि यह हमेशा आसान नहीं होता है यह पता लगाना कि कोई मौजूदा PDF फ़ाइल वास्तव में ISO के PDF/A मानक को पूरा करती है या नहीं, इसलिए बेहतर है कि आप एक वैधता जांच करें जो आपके दस्तावेज़ के सभी प्रासंगिक भागों की जाँच करे।
PDF/A फ़ाइलों को कैसे वैधता जांचें?
यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई फ़ाइल वास्तव में PDF/A फ़ाइल है, PDF/A वेलिडेटर का उपयोग किया जा सकता है। ये ऑनलाइन टूल होते हैं जो यह जाँचते हैं कि मानकों के सभी तत्व पूरे हुए हैं या नहीं. हमारे ऑनलाइन कनवर्टर से बनाई गई PDF/A फ़ाइलें ISO-अनुरूप (compliant) हैं और Vera PDF वैलिडेशन पास करती हैं। Vera PDF एक ओपन-सोर्स, फ़ाइल-फ़ॉर्मेट वेलिडेटर है जो PDF/A के सभी भागों और अनुरूपता स्तरों (conformance levels) को कवर करता है।
