无论是企业、公共机构还是个人用户，都需要将数字信息长期保存（几年、几十年甚至上百年）。 PDF/A 标准 是目前优先推荐使用的文件格式。
PDF/A是一种基于 PDF 的存档格式，提供了一种机制，可以在长时间内保持电子文档的视觉外观不变，而不受用于创建、存储和再现文件的工具和系统的影响。PDF/A 于 2005 年发布为 ISO 标准。从那以后，它不断发展，以满足业务需求、新技术和规范。
全球许多机构推荐使用 PDF/A，或明确要求使用这一标准，它在文档管理中发挥着重要作用。
长期存档为什么重要？
在新信息技术趋势不断推动下，数据呈指数级增长， 数字化存档 变得越来越重要。长期归档和存储数据，并在需要时提供访问，被视为至关重要。
例如，如今我们已经无法打开所有 20 年前或更早创建或收到的文档。我们现在可用的软件工具无法解析许多当时创建的文档。由于技术变迁，格式兼容性已不复存在。
应对这一挑战的解决方案，是采取一系列措施以确保：
- 数字档案记录在新介质上的延续性， 以及
- 使用适当数字格式进行可信呈现的连续性 （不受平台影响，并可在很长时间后仍能访问）。
相比纸质文档，处理数字内容更加高效。作为文档创建的最后阶段，归档同样如此。数字化存档的优势在于更低成本、更高可靠性与安全性，以及文档内容搜索性能的大幅提升。
为什么选择 PDF/A 而不是普通 PDF？
我们日常使用的 PDF 可以在文件中嵌入文档的所有元素，例如字体和图像、3D 对象、音频和视频。PDF/A 中禁止使用活动内容。
文档档案对标准的要求要高得多。无论在何种情况下，内容的显示都必须始终完全一致。然而，由于 PDF 的普及和广泛接受，用 PDF 来制定数字文档的存档标准就成为一个显而易见的选择。
简单来说，PDF/A 是一种对某些可能影响长期存档的功能进行限制的 PDF。文件必须满足保证可靠再现的要求。也就是说，它必须 符合 PDF/A 标准。。
这意味着，为使 PDF 适用于长期存档，需要采取以下预防措施：
- 必须在 PDF 中嵌入所有必需字体
- 禁止嵌入视频和音频数据
- 文件不得包含对外部内容的引用
- 文件不得使用密码加密，因为所有内容必须始终完全可用
- 软件还必须使用 XMP 格式存储元数据，等等。
在实践中，文档存档会使用多种数字格式。不过，推荐用于长期存储文档的数字格式是 PDF/A。
PDF/A 格式 必须与设备、软件和版本无关，自包含、自描述且透明（便于分析和理解其结构）。它对查看、打印和交换进行了标准化，这一点非常重要，因为它确保了档案中的 PDF 在技术上是可用的。
使用 PDF/A 的理由
除了可以对文档进行长期存档之外，还有以下几个理由值得你考虑使用 PDF/A 标准：
- 全文搜索： PDF/A 帮助你在特定数据集中查找和访问所需信息。对于扫描文档，该标准允许使用通过 OCR （OCR）光学字符识别生成的可搜索文本。
- 重复利用内容： PDF/A 一致性等级 A 使内容复用更容易。这类文件很容易转换为其他格式。
- 具有法律效力的文档： PDF/A 是数字签名文档的优选方案。PDF/A 文档始终可以使用最新技术进行数字签名。
- PDF/A 与其他标准的结合使用： PDF/A 与 ISO 的其他 PDF 标准密切相关。
- 多部分 PDF/A 标准 为用户提供了很大的灵活性。
- 跨平台： PDF/A 不依赖任何特定平台。
- PDF/A 节省空间： 由于使用高效压缩算法，PDF/A 文档通常更小。
- PDF/A 被广泛接受： 在欧洲和亚洲的多个政府机构和组织中，PDF/A 已经被推荐或要求并通过法规用于长期归档。在北美地区，在司法领域和图书馆也有类似的建议。对这一标准的需求在持续增长。
关于 PDF/A 验证--有必要吗？
由于并不总是容易判断现有 PDF 文件是否真正符合 ISO 的 PDF/A 标准，建议进行一次验证检查，以审查文档的所有相关部分。
什么时候需要进行验证？
- PDF/A 文件应在创建后立即进行验证，以确保转换过程成功完成。
- 在接收或发送 PDF/A 文件时，也建议进行验证。
- 在将数据存入数字档案之前，请务必先进行验证。
如何验证 PDF/A 文件？
可以使用 PDF/A 验证工具确认某个文件是否真正为 PDF/A 文件。这些是在线工具，用于检查是否满足了标准的所有要素。
使用我们的免费在线工具创建的 PDF/A 文件 符合 ISO 标准 并且也能通过 Vera PDF 验证。Vera PDF 是一个开源的文件格式验证工具，覆盖所有 PDF/A 部分和符合级别。
在线将 PDF 转换为 PDF/A
使用在线 PDF/A 转换器可以方便地完成 PDF/A 转换，在几秒内将 PDF 转换为符合 ISO 标准的 PDF/A 文件。
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