Независимо от того, идет ли речь о компаниях, государственных органах или частных пользователях, потребность в долговременном хранении цифровой информации - на несколько лет, десятилетий или столетий - стандарт PDF/A сегодня является предпочтительным форматом файлов.
PDF/A, архивный формат на основе PDF, обеспечивает представление электронных документов таким образом, чтобы их внешний вид сохранялся со временем, независимо от инструментов и систем, используемых для создания, хранения и воспроизведения файлов. PDF/A был опубликован как стандарт ISO в 2005 году. С тех пор он постоянно развивается, чтобы соответствовать бизнес‑потребностям, новым технологиям и нормам.
Многие учреждения по всему миру рекомендуют PDF/A или прямо требуют использования этого стандарта, который играет важную роль в управлении документами.
Почему важно долгосрочное архивирование?
При экспоненциальном росте данных, который постоянно ускоряется новыми ИТ‑трендами, цифровое архивирование становится все более важным. Цель архивирования и хранения данных в течение длительных периодов и предоставления к ним доступа по необходимости считается ключевой.
Сегодня, например, мы не можем открыть все документы, которые создали или получили 20 и более лет назад. Современное программное обеспечение не может интерпретировать многие документы, созданные тогда. Из‑за технологических изменений совместимость форматов больше не существует.
Решением этой задачи является набор мер, которые обеспечат:
- преемственность цифровых архивных записей на новых носителях, а также
- сохранение достоверного представления с использованием подходящих цифровых форматов (независимо от платформ и по прошествии длительного времени).
Работать с цифровым контентом эффективнее, чем с бумажными копиями. То же самое относится и к архивированию как заключительному этапу создания документа. Преимущества цифрового архивирования обеспечивают более низкие затраты, высокую надежность и безопасность, а также значительно улучшают возможность поиска информации в документах.
Почему PDF/A, а не просто PDF?
Используемый нами каждый день PDF может содержать в себе все элементы документа - шрифты и изображения, 3D‑объекты, аудио и видео. Активный контент в PDF/A запрещен.
К архивам документов предъявляются гораздо более высокие требования. Содержимое всегда должно отображаться абсолютно одинаково при любых условиях. Однако благодаря своей доступности и широкому распространению выбор PDF в качестве основы стандарта для архивирования цифровых документов был очевидным.
Проще говоря, PDF/A - это PDF, в котором запрещены функции, мешающие долгосрочному архивированию. Файл должен соответствовать требованиям, гарантирующим надежное воспроизведение. Он должен быть совместим с PDF/A.
Это означает, что для подготовки PDF к долгосрочному архивированию необходимо предпринять некоторые меры:
- все необходимые шрифты должны быть внедрены в PDF
- встроенные видео- и аудиоданные запрещены
- файл не должен содержать ссылки на внешнее содержимое
- файлы не должны быть зашифрованы паролем, так как все содержимое всегда должно быть полностью доступно
- ПО также должно использовать формат XMP для метаданных, среди прочего.
На практике для архивирования документов используется несколько цифровых форматов. Тем не менее, рекомендованный цифровой формат для долгосрочного хранения документов - это PDF/A.
формат PDF/A должен быть независимым от устройства/ПО/версии, самодостаточным, самоописательным и прозрачным (простым для анализа и структурного понимания). Он стандартизирует просмотр, печать и обмен, что особенно важно, так как гарантирует технически корректные PDF в вашем архиве.
Причины использовать PDF/A
Помимо возможности долгосрочного архивирования документов, есть еще несколько причин рассмотреть использование стандарта PDF/A:
- Полнотекстовый поиск: PDF/A помогает находить и получать доступ к нужной информации в определенном наборе данных. Для сканированных документов стандарт допускает наличие текста для поиска, созданного с помощью OCR распознавания символов (OCR).
- Повторное использование содержимого: Уровень соответствия PDF/A A упрощает повторное использование содержимого. Такие файлы очень легко конвертировать в другие форматы.
- Юридически значимые документы: PDF/A отлично подходит для электронно подписанных документов. Документы PDF/A всегда можно подписать цифровой подписью с использованием самых современных технологий.
- PDF/A в сочетании с другими стандартами: PDF/A тесно связан с другими PDF‑стандартами ISO.
- Многокомпонентный стандарт PDF/A предлагает пользователям большую гибкость.
- Независим от платформы: PDF/A не зависит от платформы.
- PDF/A экономит место: Файлы PDF/A обычно меньше за счет использования эффективных алгоритмов сжатия.
- PDF/A широко применяется: PDF/A уже рекомендуется или требуется и закреплен законодательством для долгосрочного архивирования в ряде государственных органов и организаций по всей Европе и Азии. В Северной Америке такие рекомендации существуют в области юриспруденции и библиотек. Спрос на этот стандарт постоянно растет.
Нужна ли проверка PDF/A?
Поскольку не всегда просто определить, соответствует ли существующий PDF-файл стандарту ISO PDF/A, рекомендуется выполнить проверку соответствия, которая анализирует все важные части вашего документа.
Когда это нужно делать?
- Файл PDF/A следует проверять сразу после создания, чтобы убедиться, что процесс прошел успешно.
- Если файлы PDF/A отправляются или принимаются, проверка также рекомендуется.
- Обязательно проверьте данные перед помещением их в цифровой архив.
Как проверить файлы PDF/A?
Проверяющие PDF/A можно использовать, чтобы подтвердить, что файл действительно является файлом PDF/A. Это онлайн-инструменты, которые проверяют, выполнены ли все элементы стандарта.
Файлы PDF/A, созданные с помощью нашего бесплатного онлайн-инструмента, соответствуют стандарту ISO и также проходят проверку Vera PDF. Vera PDF - это валидатор формата файлов с открытым исходным кодом, охватывающий все части PDF/A и уровни соответствия.
Преобразовать PDF в PDF/A онлайн
Процесс преобразования в PDF/A можно удобно выполнить с помощью онлайн-конвертера PDF/A, который превращает PDF в файлы PDF/A, соответствующие ISO, за считаные секунды.
Как Премиум-пользовательвы можете легко преобразовать PDF в PDF/A онлайн используя наш новый инструмент конвертации в PDF/A!
Еще не Премиум-пользователь? PDF2Go предлагает вам эффективные решения для конвертации PDF! Сохраняйте свои документы надолго. Управляйте PDF-файлами с удобством. Перейти на Premium
