Ja sigui per a empreses, administracions públiques o usuaris privats, el requisit d'emmagatzemar informació digital durant un període de temps llarg (uns quants anys, dècades o segles) l'estàndard PDF/A és el format de fitxer recomanat per utilitzar avui dia.
PDF/A, un format d'arxiu basat en PDF, proporciona un mecanisme per representar documents electrònics de manera que se'n preservi l'aparença visual amb el pas del temps, independentment de les eines i sistemes utilitzats per produir, emmagatzemar i reproduir els fitxers. El PDF/A es va publicar com a estàndard ISO el 2005. Des d'aleshores, ha evolucionat constantment per satisfer les necessitats empresarials, les noves tecnologies i les normatives.
Moltes institucions d'arreu del món recomanen PDF/A o exigeixen específicament l'ús d'aquest estàndard, que juga un paper important en la gestió documental.
Per què és important l'arxiu a llarg termini?
Amb un volum de dades que creix exponencialment, impulsat contínuament per les noves tendències en tecnologia de la informació, l'arxiu digital cada vegada és més important. L'objectiu d'arxivar i emmagatzemar dades durant períodes llargs i proporcionar-hi accés quan sigui necessari es considera essencial.
Avui dia, per exemple, no podem obrir tots els documents que vam crear o rebre fa 20 o més anys. Les eines de programari de què disposem avui no poden interpretar molts dels documents creats aleshores. A causa dels canvis tecnològics, la compatibilitat de formats ja no existeix.
La solució per superar aquest repte és un conjunt de mesures que garanteixin:
- la continuïtat dels registres d'arxiu digitals en nous suports, així com
- la continuïtat d'una presentació fiable mitjançant formats digitals adequats (independentment de les plataformes i després d'un període de temps prolongat).
És més eficient manipular contingut digital que còpies en paper. El mateix passa amb l'arxiu com a etapa final en la creació d'un document. L'arxiu digital permet reduir costos, augmentar la fiabilitat i la seguretat, i millorar significativament la capacitat de cerca de la informació continguda en els documents.
Per què PDF/A i no només PDF?
El PDF que fem servir cada dia pot incrustar tots els elements d'un document en ell mateix: tipografies i imatges, objectes 3D, àudio i vídeo. El contingut actiu està prohibit en PDF/A.
Els arxius documentals exigeixen estàndards considerablement més alts. El contingut ha d'aparèixer sempre exactament igual en totes les circumstàncies. No obstant això, per la seva disponibilitat i àmplia acceptació, triar el PDF per crear un estàndard d'arxiu per a documents digitals va ser una opció evident.
Dit d'una manera senzilla, el PDF/A és un PDF que prohibeix determinades funcions que podrien dificultar l'arxiu a llarg termini. El fitxer ha de complir uns requisits que garanteixin una reproducció fiable. Ha de ser compatible amb PDF/A.
Això implica que, per deixar un PDF preparat per a l'arxiu a llarg termini, calen certes precaucions:
- totes les tipografies necessàries s'han d'incrustar dins del PDF
- es prohibeixen les dades de vídeo i àudio incrustades
- el fitxer no conté referències a contingut extern
- els fitxers no s'han de xifrar amb una contrasenya, ja que tot el contingut ha d'estar sempre completament disponible
- el programari també ha d'utilitzar el format XMP per a metadades, entre d'altres.
A la pràctica, s'utilitzen diversos formats digitals per arxivar documents. Tot i així, el format digital recomanat per a l'emmagatzematge de documents a llarg termini és el PDF/A.
format PDF/A ha de ser independent del dispositiu, del programari i de la versió, autònom, auto-documentat i transparent (fàcil d'analitzar i d'entendre estructuralment). Estandarditza la visualització, la impressió i l'intercanvi, cosa molt important, ja que garanteix PDFs tècnicament acceptables al teu arxiu.
Motius per utilitzar PDF/A
A més de la possibilitat d'arxivar els teus documents a llarg termini, aquí tens alguns altres bons motius per considerar l'ús de l'estàndard PDF/A:
- Cerca de text complet: PDF/A t'ajuda a trobar i accedir a informació específica dins d'un conjunt de dades. En el cas de documents escanejats, l'estàndard permet text cercable creat mitjançant OCR reconeixement òptic de caràcters.
- Reutilitzar contingut: El nivell de conformitat A de PDF/A facilita la reutilització del contingut. Aquests fitxers són molt fàcils de convertir a altres formats.
- Documents legalment vinculants: PDF/A és una opció excel·lent per a documents signats digitalment. Els documents PDF/A sempre es poden signar digitalment amb la tecnologia més recent.
- PDF/A en combinació amb altres estàndards: PDF/A està estretament relacionat amb altres estàndards PDF de l'ISO.
- L'estàndard PDF/A multipart ofereix una gran flexibilitat als usuaris.
- Independent de la plataforma: PDF/A és independent de la plataforma.
- PDF/A estalvia espai: Els documents PDF/A solen ser més petits gràcies a l'ús d'algoritmes de compressió eficients.
- Àmplia acceptació de PDF/A: El PDF/A ja es recomanat o requerit i regulat per a l'arxiu a llarg termini en diversos governs i organitzacions d'Europa i Àsia. A Amèrica del Nord, hi ha recomanacions en els àmbits de la jurisdicció i les biblioteques. La demanda d'aquest estàndard creix de manera contínua.
I la validació de PDF/A, cal fer-la?
Com que no sempre és fàcil saber si un PDF existent compleix realment l'estàndard PDF/A de l'ISO, és recomanable dur a terme una comprovació de validació que examini totes les parts rellevants del document.
Quan l'hauries de fer?
- Un fitxer PDF/A s'ha de validar immediatament després de la seva creació per assegurar que el procés s'ha dut a terme correctament.
- Si es reben o s'envien fitxers PDF/A, també es recomana validar-los.
- Assegura't de validar les dades abans de desar-les en un arxiu digital.
Com validar fitxers PDF/A?
Els validadors de PDF/A es poden utilitzar per confirmar que un fitxer és realment un fitxer PDF/A. Són eines en línia que verifiquen si s'han complert tots els requisits de l'estàndard.
Els fitxers PDF/A creats amb la nostra eina gratuïta en línia són compatibles amb l'ISO i també superen la validació Vera PDF. Vera PDF és un validador de formats de fitxer de codi obert que cobreix totes les parts i nivells de conformitat de PDF/A.
Converteix PDF a PDF/A en línia
El procés de conversió a PDF/A es pot dur a terme fàcilment amb un convertidor PDF/A en línia que pot convertir PDF a fitxers PDF/A compatibles amb l'ISO en qüestió de segons.
Com a usuari Premium, pots convertir PDF a PDF/A en línia fent servir la nostra nova eina de conversió a PDF/A!
Encara no ets usuari Premium? PDF2Go t'ofereix solucions eficients de conversió de PDF. Conserva els teus documents durant molt de temps. Gestiona els teus fitxers PDF amb facilitat. Passa a Premium
