Sama ada untuk syarikat, pihak berkuasa awam, atau pengguna persendirian, keperluan untuk menyimpan maklumat digital dalam jangka masa yang panjang - beberapa tahun, dekad, atau abad - piawaian PDF/A ialah pilihan format fail yang digemari untuk digunakan hari ini.
PDF/A, format arkib berasaskan PDF, menyediakan mekanisme untuk mewakili dokumen elektronik dengan cara yang mengekalkan penampilan visualnya dari semasa ke semasa, tanpa bergantung kepada alat dan sistem yang digunakan untuk menghasilkan, menyimpan dan menghasilkan semula fail. PDF/A telah diterbitkan sebagai piawaian ISO pada tahun 2005. Sejak itu, ia sentiasa berkembang untuk memenuhi keperluan perniagaan, teknologi baharu dan norma.
Banyak institusi di seluruh dunia mengesyorkan PDF/A atau secara khusus memerlukan penggunaan piawaian ini yang memainkan peranan penting dalam pengurusan dokumen.
Mengapa pengarkiban jangka panjang itu penting?
Dengan data yang berkembang secara eksponen, yang terus dipercepatkan oleh trend teknologi maklumat baharu - pengarkiban digital semakin penting. Matlamat mengarkib dan menyimpan data untuk tempoh masa yang panjang serta menyediakan akses apabila diperlukan dianggap penting.
Hari ini, sebagai contoh, kita tidak dapat membuka semua dokumen yang kita cipta atau terima 20 tahun atau lebih yang lalu. Alat perisian yang tersedia hari ini tidak dapat mentafsir banyak dokumen yang dicipta pada masa itu. Disebabkan perubahan teknologi, keserasian format tidak lagi wujud.
Penyelesaian untuk mengatasi cabaran ini ialah satu set langkah yang akan memastikan:
- kesinambungan rekod arkib digital pada media baharu, serta
- kesinambungan penyampaian yang boleh dipercayai dengan menggunakan format digital yang sesuai (tanpa mengira platform dan selepas tempoh masa yang lama).
Lebih berkesan untuk memanipulasi kandungan digital berbanding salinan fizikal. Perkara yang sama terpakai untuk pengarkiban sebagai peringkat terakhir dalam penciptaan dokumen. Kelebihan pengarkiban digital membolehkan kos yang lebih rendah, kebolehpercayaan yang lebih tinggi, keselamatan, dan kebolehcarian maklumat dalam dokumen yang meningkat dengan ketara.
Mengapa PDF/A dan bukan hanya PDF?
PDF yang kita gunakan setiap hari boleh membenam semua elemen dokumen dalam fail itu sendiri - fon dan imej, objek 3D, audio dan video. Kandungan aktif tidak dibenarkan dalam PDF/A.
Arkib dokumen memerlukan piawaian yang jauh lebih tinggi. Kandungan mesti sentiasa dipaparkan dengan tepat dalam apa jua keadaan. Namun, disebabkan ketersediaan dan penerimaan menyeluruhnya, memilih PDF untuk mencipta piawaian pengarkiban bagi dokumen digital adalah pilihan yang jelas.
Secara ringkas, PDF/A ialah PDF yang melarang fungsi tertentu yang boleh menjejaskan pengarkiban jangka panjang. Fail mesti memenuhi keperluan yang menjamin penghasilan semula yang boleh dipercayai. Ia mesti - mematuhi PDF/Anya.
Ini bermakna, untuk menjadikan PDF sedia untuk arkib jangka panjang, langkah berjaga-jaga tertentu perlu diambil:
- semua fon yang diperlukan mesti dibenamkan dalam PDF
- data video dan audio terbenam adalah dilarang
- fail tidak mengandungi rujukan kepada kandungan luaran
- fail tidak boleh disulitkan dengan kata laluan, kerana semua kandungan mesti sentiasa tersedia sepenuhnya
- perisian juga mesti menggunakan format XMP untuk metadata, dan beberapa lagi.
Dalam amalan, beberapa format digital digunakan untuk mengarkib dokumen. Walau bagaimanapun, format digital yang disyorkan untuk penyimpanan dokumen jangka panjang ialah PDF/A.
format PDF\/A mestilah bebas peranti/perisian/versi, tersendiri, terdokumen sendiri dan telus (mudah dianalisis dan difahami strukturnya). Ia menyeragamkan paparan, pencetakan dan pertukaran, yang sangat penting kerana ia menjamin PDF yang boleh diterima secara teknikal dalam arkib anda.
Sebab menggunakan PDF/A
Selain kemungkinan mengarkib dokumen anda untuk jangka masa yang panjang, berikut beberapa sebab lain untuk mempertimbangkan penggunaan piawaian PDF/A:
- Carian teks penuh: PDF/A membantu anda mencari dan mengakses maklumat tertentu dalam set data. Untuk dokumen yang diimbas, piawaian ini membenarkan teks boleh cari yang dijana melalui OCR - pengecaman aksara optik.
- Guna semula kandungan: PDF/A Conformance Level A memudahkan penggunaan semula kandungan. Fail sebegini sangat mudah ditukar kepada format lain.
- Dokumen yang mengikat dari segi undang-undang: PDF/A ialah pilihan yang baik untuk dokumen yang ditandatangani secara digital. Dokumen PDF/A sentiasa boleh ditandatangani secara digital menggunakan teknologi terkini.
- PDF/A dalam kombinasi dengan piawaian lain: PDF/A berkait rapat dengan piawaian PDF ISO yang lain.
- Piawaian PDF/A berbilang bahagian menawarkan fleksibiliti yang tinggi kepada pengguna.
- Bebas platform: PDF/A bebas platform.
- PDF/A menjimatkan ruang: Dokumen PDF/A biasanya lebih kecil kerana penggunaan algoritma pemampatan yang cekap.
- PDF/A diterima secara meluas: PDF/A sudah pun disyorkan atau diwajibkan dan digubal undang-undang untuk pengarkiban jangka panjang oleh beberapa kerajaan dan organisasi di Eropah dan Asia. Di Amerika Utara, syor sedemikian wujud dalam bidang perundangan dan perpustakaan. Permintaan untuk standard ini sentiasa meningkat.
Bagaimana dengan pengesahan PDF/A - adakah ia diperlukan?
Oleh sebab tidak selalu mudah untuk menentukan sama ada fail PDF sedia ada benar-benar mematuhi piawaian PDF/A ISO, adalah lebih baik untuk menjalankan semakan pengesahan yang memeriksa semua bahagian dokumen anda yang berkaitan.
Bila anda perlu melakukannya?
- Fail PDF/A perlu disahkan sebaik sahaja dicipta, untuk memastikan proses tersebut berjaya.
- Jika fail PDF/A diterima atau dihantar, pengesahan juga digalakkan.
- Pastikan data disahkan sebelum dimasukkan ke dalam arkib digital.
Bagaimana untuk mengesahkan fail PDF/A?
Pengesah PDF/A boleh digunakan untuk mengesahkan bahawa sesuatu fail itu benar-benar fail PDF/A. Ini ialah alat dalam talian yang menyemak sama ada semua elemen standard telah dipenuhi.
Fail PDF/A yang dicipta dengan alat dalam talian percuma kami adalah patuh ISO dan ia juga lulus pengesahan Vera PDF. Vera PDF ialah pengesah format fail sumber terbuka yang merangkumi semua bahagian PDF/A dan tahap pematuhan.
Tukar PDF kepada PDF/A dalam talian
Proses penukaran PDF/A boleh dilakukan dengan mudah menggunakan penukar PDF/A dalam talian yang boleh menukar PDF kepada fail PDF/A yang mematuhi ISO dalam beberapa saat.
Sebagai pengguna Premium, anda boleh dengan mudah menukar PDF kepada PDF/A dalam talian dengan menggunakan alat penukaran PDF/A kami yang baru tersedia!
Belum menjadi pengguna Premium? PDF2Go menawarkan penyelesaian penukaran PDF yang cekap! Kekalkan dokumen anda untuk tempoh yang lama. Urus fail PDF anda dengan mudah. Dapatkan Pelan Premium!
