İster şirketler, ister kamu kurumları, ister bireysel kullanıcılar için olsun, dijital bilgilerin uzun süre - birkaç yıl, on yıllar veya yüzyıllar boyunca - saklanması gerekliliğinde, PDF/A standardı günümüzde kullanılacak tercih edilen dosya formatı seçimidir.
PDF/A, PDF tabanlı bir arşivleme formatı olarak, elektronik belgeleri, dosyaları üretmek, saklamak ve yeniden üretmek için kullanılan araçlar ve sistemlerden bağımsız şekilde, zaman içinde görsel görünümlerini koruyacak biçimde temsil etme olanağı sunar. PDF/A, 2005 yılında bir ISO standardı olarak yayımlandı. O zamandan beri, iş ihtiyaçlarını, yeni teknolojileri ve normları karşılamak için sürekli gelişmektedir.
Dünya genelinde birçok kurum, belge yönetiminde önemli bir rol oynayan bu standardın kullanılmasını PDF/A'yı önermekte veya özellikle şart koşmaktadır.
Uzun süreli arşivleme neden önemlidir?
Yeni bilgi teknolojisi trendleriyle sürekli hızlanan ve katlanarak artan verilerle birlikte - dijital arşivleme giderek daha önemli hale geliyor. Verilerin uzun süre saklanması ve ihtiyaç duyulduğunda erişime sunulması, arşivlemenin temel hedefi olarak kabul edilmektedir.
Bugün örneğin, 20 veya daha fazla yıl önce oluşturduğumuz ya da aldığımız tüm belgeleri açamıyoruz. Günümüzde sahip olduğumuz yazılım araçları, o zamanlar oluşturulan birçok belgeyi yorumlayamıyor. Teknolojik değişimler nedeniyle, format uyumluluğu artık mevcut değil.
Bu zorluğun üstesinden gelmenin çözümü, aşağıdakileri sağlayacak önlemler bütünüdür:
- dijital arşiv kayıtlarının yeni ortamlarda da sürekliliği, ve ayrıca
- uygun dijital formatlar kullanılarak güvenilir sunumun sürekliliği (platformlardan bağımsız olarak ve uzun bir zaman diliminden sonra).
Dijital içeriği yönetmek, basılı kopyalara göre daha etkilidir. Bu durum, bir belgenin oluşturulmasındaki son aşama olan arşivleme için de geçerlidir. Dijital arşivlemenin avantajı, daha düşük maliyet, daha yüksek güvenilirlik, güvenlik ve belgelerde yer alan bilgilere yönelik aramalarda önemli ölçüde iyileşme sağlamasıdır.
Neden sadece PDF değil de PDF/A?
Günlük olarak kullandığımız PDF, bir belgenin tüm öğelerini kendi içinde barındırabilir: yazı tipleri ve görseller, 3B nesneler, ses ve video. PDF/A'da ise aktif içerik yasaktır.
Belge arşivleri çok daha yüksek standartlar gerektirir. İçerik her koşulda her zaman tam olarak aynı şekilde görünmelidir. Ancak, PDF'nin yaygın olarak bulunabilirliği ve geniş kabul görmesi nedeniyle, dijital belgeler için bir arşivleme standardı oluşturmak adına PDF'yi seçmek bariz bir tercih olmuştur.
En basit ifadeyle, PDF/A, uzun süreli arşivlemeyi engelleyebilecek bazı işlevleri yasaklayan bir PDF'dir. Dosya, güvenilir yeniden üretimi garanti eden gereksinimleri karşılamalıdır. Yani PDF/A uyumluartırmakla ilgilidir.
olmalıdır. Bu da PDF'yi uzun süreli arşivlemeye hazır hale getirmek için bazı önlemler alınması gerektiği anlamına gelir:
- gerekli tüm yazı tipleri PDF'nin içine gömülmelidir
- gömülü video ve ses verileri yasaktır
- dosya, harici içeriğe referanslar içermemelidir
- tüm içeriğin her zaman tamamen erişilebilir olması gerektiğinden, dosyalar parola ile şifrelenmemelidir
- yazılım ayrıca meta veriler için XMP formatını da kullanmalıdır, bunlar sadece birkaç örnektir.
Uygulamada, belgeleri arşivlemek için birden fazla dijital format kullanılır. Yine de, uzun süreli belge depolama için önerilen dijital format PDF/A'dır.
PDF/A formatına cihaz-/yazılım-/sürüm-bağımsız, kendi içinde tamamlanmış, kendi kendini tanımlayan ve şeffaf (analizi ve yapısal olarak anlaşılması kolay) olmalıdır. Görüntüleme, yazdırma ve paylaşımı standartlaştırır; bu da arşivinizde teknik olarak kabul edilebilir PDF'ler garanti ettiğinden büyük önem taşır.
PDF/A kullanmak için nedenler
Belgelerinizi uzun süreli arşivleyebilmenin yanı sıra, PDF/A standardını kullanmayı düşünmeniz için birkaç iyi neden daha:
- Tam metin arama: PDF/A, belirli bir veri kümesi içindeki belirli bilgilere ulaşmanıza ve bunları bulmanıza yardımcı olur. Tarama yoluyla oluşturulmuş belgeler söz konusu olduğunda, standart, OCR optik karakter tanıma (OCR) ile oluşturulan aranabilir metne izin verir.
- İçeriği yeniden kullanma: PDF/A Uygunluk Seviyesi A, içeriğin yeniden kullanılmasını kolaylaştırır. Bu tür dosyalar diğer formatlara çok kolay dönüştürülebilir.
- Hukuken bağlayıcı belgeler: PDF/A, dijital olarak imzalanmış belgeler için son derece uygun bir seçenektir. PDF/A belgeleri her zaman en güncel teknolojiler kullanılarak dijital olarak imzalanabilir.
- PDF/A'nın diğer standartlarla birlikte kullanımı: PDF/A, ISO'nun diğer PDF standartlarıyla yakından ilişkilidir.
- Çok parçalı PDF/A standardı kullanıcılara büyük esneklik sunar.
- Platformdan bağımsız: PDF/A platformdan bağımsızdır.
- PDF/A yer tasarrufu sağlar: PDF/A belgeleri, verimli sıkıştırma algoritmaları kullanıldığı için genellikle daha küçüktür.
- PDF/A'nın yaygın olarak kabul görmesi: PDF/A, Avrupa ve Asya'daki çeşitli hükümetler ve kuruluşlarda uzun süreli arşivleme için halihazırda tavsiye edilmekte, talep edilmekte ve mevzuata konu edilmektedir. Kuzey Amerika'da ise bu tür tavsiyeler yargı ve kütüphaneler alanlarında mevcuttur. Bu standarda olan talep sürekli artmaktadır.
Peki PDF/A doğrulaması - Gerekli mi?
Mevcut bir PDF dosyasının gerçekte ISO'nun PDF/A standardını karşılayıp karşılamadığını anlamak her zaman kolay olmadığından, belgenizin ilgili tüm kısımlarını inceleyen bir doğrulama kontrolü yapmak tercih edilir.
Bunu ne zaman yapmalısınız?
- Bir PDF/A dosyası, işlemin başarıyla tamamlandığından emin olmak için oluşturulur oluşturulmaz doğrulanmalıdır.
- PDF/A dosyaları alınıyor veya gönderiliyorsa doğrulama da tavsiye edilir.
- Verileri dijital arşive eklemeden önce mutlaka doğruladığınızdan emin olun.
PDF/A dosyaları nasıl doğrulanır?
PDF/A doğrulayıcıları, bir dosyanın gerçekten PDF/A dosyası olup olmadığını onaylamak için kullanılabilir. Bunlar, standartların tüm unsurlarının karşılanıp karşılanmadığını kontrol eden çevrimiçi araçlardır.
Ücretsiz çevrimiçi aracımızla oluşturulan PDF/A dosyaları ISO uyumludur ve ayrıca Vera PDF doğrulamasınıgeçer. Vera PDF, tüm PDF/A bölümlerini ve uyumluluk seviyelerini kapsayan, açık kaynaklı bir dosya formatı doğrulayıcısıdır.
PDF'i çevrimiçi olarak PDF/A'ya dönüştür
PDF/A dönüştürme işlemi, PDF'leri ISO uyumlu PDF/A dosyalarına saniyeler içinde dönüştürebilen çevrimiçi bir PDF/A dönüştürücü ile kolayca gerçekleştirilebilir.
Bir Premium kullanıcısıolarak, yeni kullanıma sunulan PDF/A dönüştürme aracımızı kullanarak kolayca PDF'i çevrimiçi PDF/A'ya dönüştürebilirsiniz !
Henüz Premium kullanıcısı değil misiniz? PDF2Go size verimli PDF dönüştürme çözümleri sunar! Belgelerinizi uzun süre saklayın. PDF dosyalarınızı kolayca yönetin. Premium'a Geçin!
