Niezależnie od tego, czy chodzi o firmy, instytucje publiczne czy użytkowników prywatnych, wymóg przechowywania informacji cyfrowych przez długi czas - kilka lat, dekad lub stuleci - standard PDF/A jest obecnie preferowanym formatem pliku.
PDF/A, format archiwizacyjny oparty na PDF, zapewnia mechanizm reprezentowania dokumentów elektronicznych w sposób zachowujący ich wygląd wizualny w czasie, niezależnie od narzędzi i systemów używanych do tworzenia, przechowywania i odtwarzania plików. PDF/A został opublikowany jako standard ISO w 2005 roku. Od tego czasu jest stale rozwijany, aby sprostać wymaganiom biznesowym, nowym technologiom i normom.
Wiele instytucji na całym świecie zaleca PDF/A lub wprost wymaga korzystania z tego standardu, który odgrywa ważną rolę w zarządzaniu dokumentami.
Dlaczego długoterminowa archiwizacja jest ważna?
Przy wykładniczym wzroście ilości danych, stale przyspieszanym przez nowe trendy w technologiach informacyjnych, archiwizacja cyfrowa zyskuje na znaczeniu. Celem archiwizowania i przechowywania danych przez długi czas oraz zapewnienia do nich dostępu w razie potrzeby jest dziś coś kluczowego.
Obecnie, na przykład, nie możemy otworzyć wszystkich dokumentów, które utworzyliśmy lub otrzymaliśmy 20 i więcej lat temu. Narzędzia programowe dostępne dziś nie potrafią zinterpretować wielu dokumentów utworzonych wtedy. Z powodu zmian technologicznych zgodność formatów już nie istnieje.
Rozwiązaniem tego wyzwania jest zestaw działań, które zapewnią:
- ciągłość cyfrowych zapisów archiwalnych na nowych nośnikach, a także
- ciągłość wiarygodnej prezentacji z użyciem odpowiednich formatów cyfrowych (niezależnie od platform i po długim czasie).
Manipulowanie treścią cyfrową jest skuteczniejsze niż praca z dokumentami papierowymi. Dotyczy to również archiwizacji jako końcowego etapu tworzenia dokumentu. Przewaga archiwizacji cyfrowej to niższe koszty, większa niezawodność, bezpieczeństwo oraz znacznie lepsza wyszukiwalność informacji zawartych w dokumentach.
Dlaczego PDF/A, a nie zwykły PDF?
PDF, którego używamy na co dzień, może osadzać w sobie wszystkie elementy dokumentu - czcionki i obrazy, obiekty 3D, dźwięk i wideo. W PDF/A zawartość aktywna jest zabroniona.
Archiwa dokumentów wymagają znacznie wyższych standardów. Zawartość musi zawsze wyglądać dokładnie tak samo, niezależnie od okoliczności. Jednak ze względu na dostępność i szeroką akceptację, wybór PDF jako podstawy standardu archiwizacyjnego dla dokumentów cyfrowych był oczywisty.
Najprościej mówiąc, PDF/A to PDF, który zabrania niektórych funkcji mogących utrudniać długoterminowe archiwizowanie. Plik musi spełniać wymagania gwarantujące niezawodne odtwarzanie. Musi być zgodny z PDF/A.
Oznacza to, że aby przygotować PDF do długoterminowego archiwizowania, należy zachować pewne środki ostrożności:
- wszystkie wymagane czcionki muszą być osadzone w PDF
- osadzone dane wideo i audio są zabronione
- plik nie może zawierać odwołań do zewnętrznej zawartości
- plików nie wolno szyfrować hasłem, ponieważ cała zawartość musi być zawsze w pełni dostępna
- oprogramowanie musi również używać formatu XMP dla metadanych, żeby wymienić tylko kilka wymogów.
W praktyce do archiwizowania dokumentów stosuje się kilka formatów cyfrowych. Niemniej zalecanym formatem cyfrowym do długoterminowego przechowywania dokumentów jest PDF/A.
formatu PDF/A musi być niezależny od urządzenia/oprogramowania/wersji, samowystarczalny, samodokumentujący się i przejrzysty (łatwy do analizy i zrozumienia struktury). Standaryzuje przeglądanie, drukowanie i wymianę, co ma duże znaczenie, ponieważ gwarantuje technicznie poprawne pliki PDF w Twoim archiwum.
Powody, aby używać PDF/A
Oprócz możliwości długoterminowego archiwizowania dokumentów, oto kilka innych powodów, aby rozważyć użycie standardu PDF/A:
- Wyszukiwanie pełnotekstowe: PDF/A pomaga znaleźć i uzyskać dostęp do konkretnych informacji w danym zbiorze danych. W przypadku dokumentów zeskanowanych standard umożliwia wyszukiwanie w tekście utworzonym za pomocą OCR - optycznego rozpoznawania znaków.
- Ponowne wykorzystanie treści: Poziom zgodności PDF/A A ułatwia ponowne wykorzystanie treści. Takie pliki bardzo łatwo konwertuje się do innych formatów.
- Dokumenty prawnie wiążące: PDF/A to świetna opcja dla dokumentów podpisanych cyfrowo. Dokumenty PDF/A można zawsze podpisywać cyfrowo z użyciem najnowszych technologii.
- PDF/A w połączeniu z innymi standardami: PDF/A jest ściśle powiązany z innymi standardami PDF ISO.
- Wieloczęściowy standard PDF/A zapewnia użytkownikom dużą elastyczność.
- Niezależny od platformy: PDF/A jest niezależny od platformy.
- PDF/A oszczędza miejsce: Dokumenty PDF/A są zazwyczaj mniejsze dzięki wykorzystaniu wydajnych algorytmów kompresji.
- PDF/A jest szeroko akceptowany: PDF/A jest już zalecany lub wymagany i uregulowany prawnie jako standard długoterminowego archiwizowania w wielu urzędach i organizacjach w Europie i Azji. W Ameryce Północnej podobne zalecenia obowiązują w obszarze sądownictwa i bibliotek. Zapotrzebowanie na ten standard stale rośnie.
A co z walidacją PDF/A - czy jest potrzebna?
Ponieważ nie zawsze łatwo stwierdzić, czy istniejący plik PDF rzeczywiście spełnia standard PDF/A ISO, zaleca się przeprowadzenie kontroli poprawności, która sprawdzi wszystkie istotne elementy dokumentu.
Kiedy należy ją wykonać?
- Plik PDF/A powinien zostać zweryfikowany (zwalidowany) natychmiast po utworzeniu, aby upewnić się, że proces przebiegł pomyślnie.
- Jeśli pliki PDF/A są odbierane lub wysyłane, zaleca się również ich walidację.
- Upewnij się, że dane są zwalidowane przed umieszczeniem ich w cyfrowym archiwum.
Jak zweryfikować pliki PDF/A?
Walidatory PDF/A można wykorzystać do potwierdzenia, że plik jest rzeczywiście plikiem PDF/A. Są to narzędzia online, które sprawdzają, czy wszystkie elementy standardu zostały spełnione.
Pliki PDF/A utworzone za pomocą naszego darmowego narzędzia online są zgodne z ISO i przechodzą także walidację Vera PDF. Vera PDF to otwartoźródłowy walidator formatów plików, obejmujący wszystkie części PDF/A i poziomy zgodności.
Konwertuj PDF na PDF/A online
Proces konwersji do PDF/A można wygodnie przeprowadzić za pomocą internetowego konwertera PDF/A, który w kilka sekund przekształci PDF w pliki PDF/A zgodne z ISO.
Jako użytkownik Premiummożesz łatwo konwertować PDF na PDF/A online korzystając z naszego nowo udostępnionego narzędzia do konwersji PDF/A!
Nie masz jeszcze konta Premium? PDF2Go zapewnia wydajne rozwiązania do konwersji PDF! Zachowaj swoje dokumenty na długo. Zarządzaj plikami PDF z łatwością. Przejdź na Premium!
