PDF/A - दीर्घकालीन आर्काइविंग के लिए ISO मानक

चाहे बात कंपनियों, सरकारी संस्थानों या निजी उपयोगकर्ताओं की हो, डिजिटल जानकारी को लंबे समय तक संग्रहीत करने की आवश्यकता - कुछ साल, दशक या सदियां - PDF/A मानक आज उपयोग किए जाने वाले फ़ाइल फ़ॉर्मेट के रूप में बेहतर विकल्प है।

PDF/A, जो PDF पर आधारित एक आर्काइव प्रारूप है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को इस प्रकार प्रस्तुत करने की सुविधा देता है कि समय के साथ, फ़ाइलों को तैयार करने, सहेजने और पुन: प्रस्तुत करने के लिए उपयोग किए गए टूल और सिस्टम से स्वतंत्र होकर, उनका दृश्य रूप संरक्षित रहे। PDF/A को 2005 में ISO मानक के रूप में प्रकाशित किया गया था। तब से यह व्यावसायिक आवश्यकताओं, नई तकनीकों और मानकों को पूरा करने के लिए लगातार विकसित हो रहा है।

दुनियाभर में कई संस्थान PDF/A की सिफारिश करते हैं या विशेष रूप से इसी मानक के उपयोग की मांग करते हैं, जो दस्तावेज़ प्रबंधन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

दीर्घकालीन आर्काइविंग महत्वपूर्ण क्यों है?

लगातार बढ़ते डेटा, और नई सूचना प्रौद्योगिकी प्रवृत्तियों से तेज होती गति के साथ - डिजिटल आर्काइविंग दिन-ब-दिन अधिक महत्वपूर्ण होती जा रही है। डेटा को लंबे समय तक संग्रहीत और संरक्षित रखना, और आवश्यकता पड़ने पर उस तक पहुंच उपलब्ध कराना, अत्यंत आवश्यक माना जाता है।

आज, उदाहरण के लिए, हम वे सभी दस्तावेज़ नहीं खोल सकते जो हमने 20 या उससे अधिक वर्ष पहले बनाए या प्राप्त किए थे। आज हमारे पास उपलब्ध सॉफ़्टवेयर टूल उन कई पुराने दस्तावेज़ों को व्याख्यायित नहीं कर सकते। तकनीकी बदलावों के कारण, फ़ॉर्मेट संगतता अब मौजूद नहीं है।

इस चुनौती से निपटने का समाधान ऐसे उपायों का एक सेट है जो सुनिश्चित करेगा:

• नए मीडिया पर डिजिटल आर्काइव रेकॉर्ड की निरंतरता, साथ ही
• उपयुक्त डिजिटल फ़ॉर्मेट के उपयोग से भरोसेमंद प्रस्तुति की निरंतरता (प्लेटफ़ॉर्म से स्वतंत्र रूप से और लंबे समय के बाद भी)।

हार्ड कॉपी की तुलना में डिजिटल सामग्री के साथ काम करना अधिक प्रभावी है। यही बात दस्तावेज़ निर्माण के अंतिम चरण के रूप में आर्काइविंग पर भी लागू होती है। डिजिटल आर्काइविंग का लाभ यह है कि यह कम लागत, अधिक विश्वसनीयता, सुरक्षा और दस्तावेज़ों में निहित जानकारी की खोजने की क्षमता को काफी बढ़ाती है।

केवल PDF ही क्यों नहीं, PDF/A ही क्यों?

हम रोज़ाना जिस PDF का उपयोग करते हैं, वह दस्तावेज़ के सभी तत्वों - फॉन्ट और इमेज, 3D ऑब्जेक्ट, ऑडियो और वीडियो - को अपने भीतर एम्बेड कर सकता है। PDF/A में सक्रिय सामग्री की अनुमति नहीं है।

दस्तावेज़ आर्काइव के लिए कहीं अधिक उच्च मानकों की आवश्यकता होती है। सामग्री को हर परिस्थिति में हमेशा बिल्कुल एक जैसी दिखनी चाहिए। हालांकि, इसकी उपलब्धता और व्यापक स्वीकृति के कारण, डिजिटल दस्तावेज़ों के लिए आर्काइविंग मानक के रूप में PDF को चुनना स्वाभाविक था।

सरल शब्दों में, PDF/A ऐसा PDF है जो कुछ फ़ंक्शन्स को निषिद्ध करता है जो दीर्घकालीन आर्काइविंग में बाधा डाल सकते हैं। फ़ाइल को ऐसी आवश्यकताओं को पूरा करना होता है जो विश्वसनीय पुनरुत्पादन की गारंटी दें। इसे होना चाहिए - PDF/A अनुरूपबढ़ाने के बारे में है।

इसका अर्थ है कि PDF को दीर्घकालीन आर्काइव के लिए तैयार करने के लिए कुछ सावधानियां बरतनी होंगी:

• सभी आवश्यक फॉन्ट्स को PDF के भीतर एम्बेड किया जाना चाहिए
• एम्बेडेड वीडियो और ऑडियो डेटा की अनुमति नहीं है
• फ़ाइल में बाहरी सामग्री के संदर्भ नहीं होने चाहिए
• फ़ाइलों को पासवर्ड से एन्क्रिप्ट नहीं किया जा सकता, क्योंकि सारी सामग्री हमेशा पूरी तरह उपलब्ध होनी चाहिए
• और, उदाहरण के लिए, सॉफ़्टवेयर को मेटाडेटा के लिए XMP फ़ॉर्मेट का भी उपयोग करना चाहिए।

व्यवहार में, दस्तावेज़ों को आर्काइव करने के लिए कई डिजिटल फ़ॉर्मेट उपयोग किए जाते हैं। फिर भी, दीर्घकालीन दस्तावेज़ संग्रहीकरण के लिए अनुशंसित डिजिटल फ़ॉर्मेट PDF/A है।

PDF/A फॉर्मेट को डिवाइस-/सॉफ़्टवेयर-/वर्ज़न-स्वतंत्र, स्व-निहित, स्व-दस्तावेजीकृत और पारदर्शी (आसानी से विश्लेषण योग्य और संरचनात्मक रूप से समझने योग्य) होना चाहिए। यह व्यूइंग, प्रिंटिंग और एक्सचेंज को मानकीकृत करता है, जो बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आपके आर्काइव में तकनीकी रूप से स्वीकार्य PDFs की गारंटी देता है।

PDF/A का उपयोग करने के कारण

दस्तावेज़ों की दीर्घकालीन आर्काइविंग के अलावा, PDF/A मानक का उपयोग करने पर विचार करने के कुछ अन्य अच्छे कारण भी हैं:

• पूर्ण-पाठ खोज: PDF/A आपको किसी डेटा सेट के भीतर विशिष्ट जानकारी खोजने और उस तक पहुंच प्राप्त करने में मदद करता है। जहां तक स्कैन किए गए दस्तावेज़ों का सवाल है, यह मानक OCR - ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन के माध्यम से बनाया गया खोजने योग्य टेक्स्ट अनुमति देता है।
• सामग्री का पुन: उपयोग: PDF/A Conformance Level A सामग्री के पुन: उपयोग को आसान बनाता है। ऐसी फ़ाइलों को अन्य फ़ॉर्मेट में बदलना बहुत आसान होता है।
• कानूनी रूप से बाध्यकारी दस्तावेज़: डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित दस्तावेज़ों के लिए PDF/A एक उत्कृष्ट विकल्प है। PDF/A दस्तावेज़ों पर हमेशा नवीनतम तकनीक का उपयोग करके डिजिटल हस्ताक्षर किए जा सकते हैं।
• अन्य मानकों के साथ संयोजन में PDF/A: PDF/A, ISO के अन्य PDF मानकों से काफ़ी संबंधित है।
• बहु-भाग PDF/A मानक उपयोगकर्ताओं को बड़ी लचीलापन प्रदान करता है।
• प्लेटफ़ॉर्म-स्वतंत्र: PDF/A प्लेटफ़ॉर्म-स्वतंत्र है।
• PDF/A स्पेस की बचत करता है: कुशल संपीड़न एल्गोरिदम के उपयोग के कारण PDF/A दस्तावेज़ आमतौर पर आकार में छोटे होते हैं।
• PDF/A का व्यापक रूप से स्वीकार किया जाना: लंबी अवधि के आर्काइविंग के लिए PDF/A पहले से ही यूरोप और एशिया के कई सरकारी संस्थानों और संगठनों में अनुशंसित, आवश्यक या कानूनी रूप से निर्धारित है। उत्तर अमेरिका में, ऐसे सुझाव न्यायिक क्षेत्र और पुस्तकालयों में मौजूद हैं। इस मानक की मांग लगातार बढ़ रही है।

PDF/A वैलिडेशन के बारे में क्या - क्या यह ज़रूरी है?

क्योंकि यह हमेशा आसान नहीं होता है यह पता लगाना कि कोई मौजूदा PDF फ़ाइल वास्तव में ISO के PDF/A मानक को पूरा करती है या नहीं, इसलिए बेहतर है कि आप एक वैधता जांच करें जो आपके दस्तावेज़ के सभी प्रासंगिक भागों की जाँच करे।

इसे कब करना चाहिए?

• PDF/A फ़ाइल को बनते ही तुरंत वैलिडेट किया जाना चाहिए, ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि प्रक्रिया सफल रही है।
• यदि PDF/A फ़ाइलें प्राप्त या भेजी जा रही हों, तो भी वैलिडेशन की सलाह दी जाती है।
• डिजिटल आर्काइव में डेटा रखने से पहले उसे ज़रूर वैलिडेट करें।

PDF/A फ़ाइलों को कैसे वैधता जांचें?

PDF/A वैलिडेटर का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए किया जा सकता है कि कोई फ़ाइल वास्तव में PDF/A फ़ाइल है। ये ऑनलाइन टूल होते हैं जो जाँचते हैं कि मानक के सभी तत्वों का पालन किया गया है या नहीं।

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PDF को ऑनलाइन PDF/A में कनवर्ट करें

PDF/A कनवर्ज़न प्रक्रिया को आसानी से ऑनलाइन PDF/A कनवर्टर की मदद से किया जा सकता है, जो कुछ ही सेकंड में PDF को ISO-अनुपालन PDF/A फ़ाइलों में बदल सकता है।

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