PDF/A - المعيار ISO للأرشفة طويلة الأجل

سواء كان ذلك للشركات أو الهيئات العامة أو المستخدمين الأفراد، فالحاجة إلى تخزين المعلومات الرقمية لفترة طويلة - بضع سنوات أو عقود أو قرون - معيار PDF/A هو خيار تنسيق الملفات المفضل استخدامه اليوم.

PDF/A، وهو تنسيق أرشفة يعتمد على PDF، يوفر آلية لتمثيل المستندات الإلكترونية بطريقة تحافظ على مظهرها البصري مع مرور الوقت، بغض النظر عن الأدوات والأنظمة المستخدمة في إنتاج الملفات وتخزينها وإعادة إنتاجها. نُشر PDF/A كمعيار ISO في عام 2005. ومنذ ذلك الحين، تطوّر باستمرار ليتماشى مع احتياجات الأعمال والتقنيات والمعايير الجديدة.

توصي العديد من المؤسسات حول العالم باستخدام PDF/A أو تشترط صراحةً استخدام هذا المعيار الذي يلعب دورًا مهمًا في إدارة المستندات.

ما الذي يجعل الأرشفة طويلة الأجل مهمة؟

مع النمو المتسارع للبيانات، الذي تدفعه باستمرار اتجاهات تكنولوجيا المعلومات الجديدة، تزداد أهمية الأرشفة الرقمية باستمرار. فهدف أرشفة البيانات وتخزينها لفترات طويلة وتوفير الوصول إليها عند الحاجة يُعد أمرًا أساسيًا.

اليوم، على سبيل المثال، لا يمكننا فتح جميع المستندات التي أنشأناها أو استلمناها قبل 20 عامًا أو أكثر. لا تستطيع أدوات البرمجيات المتاحة لنا اليوم تفسير العديد من المستندات التي أُنشئت في ذلك الوقت. وبسبب التغيرات التقنية، لم يعد توافق التنسيقات موجودًا.

الحل لتجاوز هذا التحدي هو مجموعة من الإجراءات التي تضمن:

• استمرارية سجلات الأرشيف الرقمية على وسائط جديدة، وكذلك
• استمرارية عرض موثوق باستخدام تنسيقات رقمية مناسبة (بغض النظر عن المنصات وحتى بعد فترة زمنية طويلة).

التعامل مع المحتوى الرقمي أكثر فاعلية من النسخ الورقية. وينطبق الأمر نفسه على الأرشفة كمرحلة نهائية في إنشاء المستند. تتيح الأرشفة الرقمية خفض التكاليف وزيادة الموثوقية والأمان وتحسين إمكانية البحث عن المعلومات الموجودة في المستندات بشكل ملحوظ.

لماذا PDF/A وليس PDF فقط؟

يمكن لـ PDF الذي نستخدمه يوميًا تضمين جميع عناصر المستند داخله - الخطوط والصور والكائنات ثلاثية الأبعاد والصوت والفيديو. يُحظر المحتوى النشط في PDF/A.

تتطلب أرشيفات المستندات معايير أعلى بكثير. يجب أن يبدو المحتوى دائمًا بنفس الشكل في جميع الظروف. ومع ذلك، وبسبب توفر PDF وقبوله على نطاق واسع، كان اختياره لإنشاء معيار أرشفة للمستندات الرقمية خيارًا بديهيًا.

بأبسط العبارات، PDF/A هو ملف PDF يمنع بعض الوظائف التي قد تعيق الأرشفة طويلة الأجل. يجب أن يستوفي الملف متطلبات تضمن إعادة إنتاج موثوقة. يجب أن يكون متوافقًا مع PDF/A.

ويعني ذلك أنه لجعل ملف PDF جاهزًا للأرشفة طويلة الأجل، يجب اتخاذ بعض الاحتياطات:

• يجب تضمين جميع الخطوط المطلوبة داخل ملف PDF
• يُحظر تضمين بيانات الفيديو والصوت
• يجب ألا يحتوي الملف على مراجع إلى محتوى خارجي
• يجب ألا تُشفّر الملفات بكلمة مرور، لأن كل المحتوى يجب أن يكون متاحًا بالكامل في كل الأوقات
• يجب أن يستخدم البرنامج أيضًا تنسيق XMP للبيانات الوصفية، على سبيل المثال.

في الواقع، تُستخدم عدة تنسيقات رقمية لأرشفة المستندات. ومع ذلك، فإن التنسيق الرقمي الموصى به لتخزين المستندات على المدى الطويل هو PDF/A.

تنسيق PDF/A يجب أن يكون مستقلًا عن الجهاز والبرنامج والإصدار، مكتفيًا بذاته، موثقًا ذاتيًا، وشفافًا (سهل التحليل والفهم البنيوي). يقوم بتوحيد العرض والطباعة والتبادل، وهو أمر مهم للغاية لأنه يضمن ملفات PDF مقبولة تقنيًا في الأرشيف الخاص بك.

أسباب لاستخدام PDF/A

إلى جانب إمكانية أرشفة مستنداتك لفترات طويلة، إليك بعض الأسباب الجيدة الأخرى للنظر في استخدام معيار PDF/A:

• البحث بالنص الكامل: يساعدك PDF/A على العثور على معلومات محددة والوصول إليها داخل مجموعة بيانات معينة. وعند التعامل مع المستندات الممسوحة ضوئيًا، يسمح المعيار بنص قابل للبحث يتم إنشاؤه من خلال التعرّف الضوئي على الحروف (OCR) التعرّف الضوئي على الحروف.
• إعادة استخدام المحتوى: يسهل مستوى المطابقة A في PDF/A إعادة استخدام المحتوى. مثل هذه الملفات يسهل جدًا تحويلها إلى تنسيقات أخرى.
• المستندات الملزمة قانونيًا: يعد PDF/A خيارًا ممتازًا للمستندات الموقعة رقميًا. يمكن دائمًا توقيع مستندات PDF/A رقميًا باستخدام أحدث التقنيات.
• PDF/A مع معايير أخرى: يتعلق PDF/A ارتباطًا وثيقًا بمعايير PDF الأخرى الخاصة بـ ISO.
• معيار PDF/A متعدد الأجزاء يوفر مرونة كبيرة للمستخدمين.
• مستقل عن المنصة: PDF/A مستقل عن المنصة.
• PDF/A يوفر مساحة: تكون مستندات PDF/A عادةً أصغر حجمًا بفضل استخدام خوارزميات ضغط فعالة.
• الانتشار الواسع لـ PDF/A: يُنصح باستخدام PDF/A أو يُطلب قانونيًا للأرشفة طويلة الأمد في عدد من الحكومات والمؤسسات في أوروبا وآسيا. في أميركا الشمالية، توجد مثل هذه التوصيات في مجالات القضاء والمكتبات. الطلب على هذا المعيار في تزايد مستمر.

ماذا عن التحقق من توافق PDF/A - هل هو ضروري؟

نظرًا لأنه لا يكون من السهل دائمًا تحديد ما إذا كان ملف PDF الحالي يستوفي بالفعل معيار PDF/A الخاص بمنظمة ISO، فمن الأفضل إجراء فحص تحقق (Validation) يقوم بفحص جميع الأجزاء ذات الصلة في المستند.

متى يجب القيام بذلك؟

• يجب التحقق من ملف PDF/A فور إنشائه للتأكد من أن عملية الإنشاء تمت بنجاح.
• إذا تم استلام أو إرسال ملفات PDF/A، يُنصح أيضًا بالتحقق منها.
• تأكد من التحقق من البيانات قبل وضعها في الأرشيف الرقمي.

كيف يمكن التحقق من ملفات PDF/A؟

يمكن استخدام أدوات التحقق من PDF/A للتأكد من أن الملف هو بالفعل ملف PDF/A. هذه أدوات عبر الإنترنت تتحقق من استيفاء جميع عناصر المعايير المطلوبة.

ملفات PDF/A التي يتم إنشاؤها باستخدام أداتنا المجانية على الإنترنت تكون متوافقة مع ISO وكذلك تجتاز التحقق عبر Vera PDF. Vera PDF أداة مفتوحة المصدر للتحقق من تنسيق الملفات، تغطي جميع أجزاء PDF/A ومستويات التوافق.

حوّل PDF إلى PDF/A عبر الإنترنت

يمكن تنفيذ عملية تحويل PDF/A بسهولة باستخدام محوّل PDF/A عبر الإنترنت يمكنه تحويل ملفات PDF إلى ملفات PDF/A متوافقة مع ISO في ثوانٍ قليلة.

بصفتك مستخدمًا بريميوم، يمكنك بسهولة تحويل PDF إلى PDF/A عبر الإنترنت باستخدام أداة تحويل PDF/A الجديدة لدينا!

لست مستخدمًا بريميوم بعد؟ PDF2Go تقدم لك حلول تحويل PDF فعّالة! احتفظ بمستنداتك لفترة طويلة. قم بإدارة ملفات PDF الخاصة بك بسهولة. اشترك في الباقة المميزة!