기업, 공공기관, 개인 사용자 등 누구에게나 디지털 정보를 몇 년, 수십 년, 수백 년과 같은 장기간 보관해야 할 필요성이 있습니다. PDF/A 표준은 오늘날 사용하기에 적합한 파일 형식으로 선호됩니다.
PDF/A은 PDF를 기반으로 한 보관용 형식으로, 파일을 생성, 저장 및 재생산하는 데 사용되는 도구와 시스템에 관계없이 시간이 지나도 전자 문서의 시각적 표현을 유지할 수 있는 메커니즘을 제공합니다. PDF/A는 2005년에 ISO 표준으로 제정되었습니다. 그 이후로 비즈니스 요구, 새로운 기술 및 규범을 충족하기 위해 지속적으로 발전해 왔습니다.
전 세계 많은 기관들이 문서 관리에서 중요한 역할을 하는 이 표준의 사용을 권장하거나 의무화하고 있습니다.
장기 보관이 중요한 이유는 무엇인가요?
새로운 정보 기술 트렌드에 의해 데이터가 기하급수적으로 증가함에 따라 디지털 보관 의 중요성이 점점 커지고 있습니다. 데이터를 장기간 보관하고, 필요할 때 접근할 수 있도록 하는 것이 필수적인 목표로 여겨집니다.
예를 들어 오늘날 우리는 20년 이상 전에 생성하거나 받은 모든 문서를 열 수 없습니다. 현재 사용 가능한 소프트웨어 도구는 당시 만들어진 많은 문서를 해석하지 못합니다. 기술 변화로 인해 형식 호환성이 더 이상 유지되지 않기 때문입니다.
이러한 문제를 해결하기 위한 방안은 다음을 보장하는 일련의 조치를 취하는 것입니다.
- 새로운 매체에서 디지털 아카이브 기록의 연속성, 그리고
- 적절한 디지털 형식을 사용한 신뢰할 수 있는 표현의 연속성 (플랫폼에 관계없이, 긴 시간이 지난 후에도).
종이 원본보다 디지털 콘텐츠를 다루는 것이 더 효율적이며, 문서 작성의 마지막 단계인 보관에서도 마찬가지입니다. 디지털 보관의 이점은 비용 절감, 더 높은 신뢰성과 보안, 그리고 문서에 포함된 정보 검색성의 큰 향상을 가능하게 합니다.
왜 단순한 PDF가 아니라 PDF/A인가요?
우리가 매일 사용하는 PDF는 글꼴과 이미지, 3D 객체, 오디오, 비디오 등 문서의 모든 요소를 파일 내부에 포함할 수 있습니다. 하지만 PDF/A에서는 이러한 능동 콘텐츠가 허용되지 않습니다.
문서 아카이브에는 훨씬 더 높은 기준이 필요합니다. 콘텐츠는 어떤 상황에서도 항상 동일하게 보여야 합니다. 그럼에도, PDF는 널리 사용되고 호환성이 좋기 때문에 디지털 문서를 위한 보관 표준 형식으로 선택되기에 적합했습니다.
간단히 말해, PDF/A는 장기 보관을 방해할 수 있는 특정 기능을 금지한 PDF입니다. 파일은 신뢰할 수 있는 재현을 보장하는 요구 사항을 충족해야 합니다. 즉, PDF/A 규격을 준수해야 합니다.를 높이는 작업입니다.
PDF를 장기 보관에 적합하게 만들려면 다음과 같은 주의 사항이 필요합니다.
- 필요한 모든 글꼴은 PDF 안에 포함되어야 합니다.
- 비디오 및 오디오 데이터 포함은 허용되지 않습니다.
- 파일은 외부 콘텐츠에 대한 참조를 포함하지 않아야 합니다.
- 모든 콘텐츠에 항상 완전히 접근할 수 있어야 하므로, 파일은 비밀번호로 암호화되어서는 안 됩니다.
- 또한 소프트웨어는 메타데이터에 XMP 형식을 사용해야 합니다.
실제로 문서 보관에는 여러 디지털 형식이 사용되지만, 장기적인 문서 저장을 위한 권장 디지털 형식은 PDF/A입니다.
PDF\/A 형식 는 기기, 소프트웨어, 버전에 의존하지 않고, 자기 완결적이며, 자체 설명적이고, 투명해야 합니다(분석 및 구조적 이해가 쉬워야 함). 또한 보기, 인쇄 및 교환 방식을 표준화하여, 아카이브에 기술적으로 적합한 PDF가 보관되도록 보장하는 데 중요한 역할을 합니다.
PDF/A를 사용해야 하는 이유
문서를 장기간 보관할 수 있다는 점 외에도, PDF/A 표준 사용을 고려해야 할 몇 가지 추가 이유는 다음과 같습니다.
- 전체 텍스트 검색: PDF/A는 특정 데이터 세트에서 원하는 정보를 찾고 접근할 수 있도록 도와줍니다. 스캔된 문서의 경우, 이 표준은 다음을 통해 생성된 검색 가능한 텍스트를 허용합니다. OCR 광학 문자 인식(OCR).
- 콘텐츠 재사용: PDF/A 적합성 수준 A는 콘텐츠 재사용을 더 쉽게 해 줍니다. 이러한 파일은 다른 형식으로 매우 쉽게 변환할 수 있습니다.
- 법적 효력이 있는 문서: PDF/A는 전자 서명 문서에 적합한 옵션입니다. PDF/A 문서는 최신 기술을 사용해 언제든지 전자 서명할 수 있습니다.
- 다른 표준과 함께 사용하는 PDF/A: PDF/A는 ISO의 다른 PDF 표준과 밀접하게 관련되어 있습니다.
- 다중 파트로 구성된 PDF/A 표준은 사용자에게 큰 유연성을 제공합니다.
- 플랫폼 독립성: PDF/A는 플랫폼에 독립적입니다.
- 공간 절약형 PDF/A: 효율적인 압축 알고리즘을 사용하므로 PDF/A 문서는 일반적으로 더 작습니다.
- 폭넓게 채택된 PDF/A: PDF/A는 이미 유럽과 아시아의 여러 정부 및 기관에서 장기 보관을 위해 권장되거나 요구되고 있으며 법제화되어 있습니다. 북미에서도 사법 기관 및 도서관 분야에서 이와 같은 권고가 존재합니다. 이 표준에 대한 수요는 계속 증가하고 있습니다.
PDF/A 유효성 검사는 어떨까요? 꼭 필요할까요?
기존 PDF 파일이 실제로 ISO의 PDF/A 표준을 충족하는지 항상 쉽게 알 수 있는 것은 아니기 때문에, 문서의 모든 관련 요소를 검사하는 유효성 검사를 수행하는 것이 좋습니다.
언제 해야 하나요?
- PDF/A 파일은 생성 직후에 유효성 검사를 수행하여 변환이 성공적으로 완료되었는지 확인해야 합니다.
- PDF/A 파일을 받거나 전송하는 경우에도 유효성 검사를 권장합니다.
- 디지털 아카이브에 데이터를 저장하기 전에 반드시 유효성 검사를 수행하세요.
PDF/A 파일은 어떻게 검사하나요?
PDF/A 검사 도구를 사용하면 파일이 실제로 PDF/A 파일인지 확인할 수 있습니다. 이 도구들은 표준의 모든 요소가 충족되었는지 온라인으로 검사해 줍니다.
당사의 무료 온라인 도구로 생성한 PDF/A 파일은 ISO 규격을 준수하며 또한 Vera PDF 유효성 검사도 통과합니다. Vera PDF는 모든 PDF/A 파트와 적합성 수준을 다루는 오픈 소스 파일 형식 검사 도구입니다.
PDF를 PDF/A로 온라인 변환
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