Незалежно від того, йдеться про компанії, державні установи чи приватних користувачів, вимога зберігати цифрову інформацію протягом тривалого періоду - кілька років, десятиліть або століть - стандарт PDF/A є сьогодні переважним вибором формату файлу.
PDF/A, архівний формат на основі PDF, забезпечує спосіб представлення електронних документів так, щоб зберігати їхній візуальний вигляд з часом, незалежно від інструментів і систем, які використовуються для створення, зберігання та відтворення файлів. PDF/A був опублікований як стандарт ISO у 2005 році. Відтоді він постійно розвивається, щоб відповідати бізнес-потребам, новим технологіям і нормам.
Багато установ у всьому світі рекомендують PDF/A або прямо вимагають використання цього стандарту, який відіграє важливу роль в управлінні документами.
Чому важливе довгострокове архівування?
Через експоненційне зростання обсягу даних, що постійно прискорюється новими ІТ-тенденціями, цифрове архівування стає дедалі важливішим. Мета довготривалого архівування та зберігання даних з можливістю доступу до них за потреби вважається критично важливою.
Сьогодні, наприклад, ми не можемо відкрити всі документи, які створили або отримали 20 чи більше років тому. Програмні засоби, доступні нам сьогодні, не можуть інтерпретувати багато документів, створених тоді. Через технологічні зміни сумісність форматів більше не існує.
Рішенням для подолання цього виклику є комплекс заходів, які забезпечать:
- безперервність цифрових архівних записів на нових носіях, а також
- безперервність достовірного відображення з використанням відповідних цифрових форматів (незалежно від платформ і після тривалого періоду часу).
Цифровий контент обробляти ефективніше, ніж паперові копії. Те саме стосується й архівування як фінального етапу створення документа. Переваги цифрового архівування забезпечують нижчі витрати, більшу надійність, безпеку та значно кращу можливість пошуку інформації, що міститься в документах.
Чому PDF/A, а не просто PDF?
PDF, яким ми користуємося щодня, може вбудовувати у файл всі елементи документа - шрифти й зображення, 3D-об'єкти, аудіо та відео. Активний вміст у PDF/A заборонено.
Архіви документів вимагають значно вищих стандартів. Вміст завжди має виглядати однаково за будь-яких умов. Водночас через доступність і широку підтримку вибір PDF як основи для створення стандарту архівування цифрових документів був очевидним.
Простіше кажучи, PDF/A - це PDF, у якому заборонено певні функції, що можуть заважати довгостроковому архівуванню. Файл має відповідати вимогам, які гарантують надійне відтворення. Він повинен бути сумісним із PDF/A.
Це означає, що щоб підготувати PDF до довгострокового архівування, необхідно вжити певних заходів:
- усі потрібні шрифти мають бути вбудовані в PDF
- вбудовані відео- та аудіодані заборонені
- файл не містить посилань на зовнішній вміст
- файли не повинні бути зашифровані паролем, оскільки весь вміст має завжди бути повністю доступним
- програмне забезпечення також повинно використовувати формат XMP для метаданих, серед іншого.
На практиці для архівування документів використовують кілька цифрових форматів. Однак рекомендованим цифровим форматом для довгострокового зберігання документів є PDF/A.
формат PDF/A повинен бути незалежним від пристрою, програмного забезпечення та версії, самодостатнім, самодокументованим і прозорим (легким для аналізу та структурного розуміння). Він стандартизує перегляд, друк і обмін, що має велике значення, оскільки гарантує технічно коректні PDF у вашому архіві.
Причини використовувати PDF/A
Окрім можливості довгострокового архівування документів, є ще кілька вагомих причин розглянути використання стандарту PDF/A:
- Повнотекстовий пошук: PDF/A допомагає знаходити та отримувати доступ до конкретної інформації в певному наборі даних. Для сканованих документів стандарт дозволяє пошук за текстом, створеним за допомогою OCR - оптичного розпізнавання символів.
- Повторне використання вмісту: Рівень відповідності PDF/A A спрощує повторне використання вмісту. Такі файли дуже просто конвертувати в інші формати.
- Юридично значущі документи: PDF/A є відмінним варіантом для документів з електронним підписом. Документи PDF/A завжди можна підписати електронно з використанням найновіших технологій.
- PDF/A в поєднанні з іншими стандартами: PDF/A тісно пов'язаний з іншими PDF-стандартами ISO.
- Багаточастинний стандарт PDF/A забезпечує велику гнучкість для користувачів.
- Платформна незалежність: PDF/A не залежить від платформи.
- PDF/A економить місце: Файли PDF/A зазвичай менші завдяки використанню ефективних алгоритмів стиснення.
- PDF/A широко прийнятий: PDF/A вже рекомендовано або вимагається та врегульовано для довгострокового архівування в низці урядових установ і організацій по всій Європі та Азії. У Північній Америці такі рекомендації існують у сферах юрисдикції та бібліотек. Попит на цей стандарт постійно зростає.
Як щодо перевірки PDF/A - чи це потрібно?
Оскільки не завжди просто визначити, чи відповідає наявний PDF‑файл стандарту PDF/A ISO, бажано виконати перевірку відповідності, яка проаналізує всі важливі частини вашого документа.
Коли це слід робити?
- Файл PDF/A слід перевіряти відразу після створення, щоб упевнитися, що процес виконано успішно.
- Якщо файли PDF/A отримуються або надсилаються, також рекомендується перевірка.
- Обов'язково перевіряйте дані перед розміщенням у цифровому архіві.
Як перевірити PDF/A‑файли?
Перевірки PDF/A можна використовувати, щоб підтвердити, що файл дійсно є файлом PDF/A. Це онлайн-інструменти, які перевіряють, чи виконано всі вимоги стандартів.
Файли PDF/A, створені за допомогою нашого безкоштовного онлайн-інструменту, відповідають ISO і також проходять перевірку Vera PDF. Vera PDF - це інструмент з відкритим кодом для перевірки формату файлів, що охоплює всі частини PDF/A та рівні відповідності.
Конвертувати PDF у PDF/A онлайн
Процес перетворення в PDF/A зручно виконувати за допомогою онлайн-конвертера PDF/A, який може перетворити PDF у файл PDF/A, що відповідає ISO, за лічені секунди.
Як Premium-користувачви можете легко конвертувати PDF у PDF/A онлайн використовуючи наш новий інструмент для конвертації в PDF/A!
Ще не Premium-користувач? PDF2Go пропонує вам ефективні рішення для конвертації PDF! Зберігайте ваші документи надовго. Керуйте файлами PDF без зайвих зусиль. Перейдіть на Premium
