Baik untuk perusahaan, instansi pemerintah, maupun pengguna pribadi, kebutuhan untuk menyimpan informasi digital dalam jangka waktu lama - beberapa tahun, dekade, atau abad - standar PDF/A merupakan pilihan format file yang lebih disarankan untuk digunakan saat ini.
PDF/A, format arsip yang berbasis PDF, menyediakan mekanisme untuk merepresentasikan dokumen elektronik dengan cara yang mempertahankan tampilan visualnya seiring waktu, terlepas dari alat dan sistem yang digunakan untuk membuat, menyimpan, dan mereproduksi file. PDF/A diterbitkan sebagai standar ISO pada tahun 2005. Sejak itu, standar ini terus berkembang untuk memenuhi kebutuhan bisnis, teknologi baru, dan norma yang berlaku.
Banyak institusi di seluruh dunia merekomendasikan PDF/A atau secara khusus mensyaratkan penggunaan standar ini yang berperan penting dalam manajemen dokumen.
Mengapa pengarsipan jangka panjang itu penting?
Dengan pertumbuhan data yang eksponensial dan terus dipercepat oleh tren teknologi informasi baru - pengarsipan digital menjadi semakin penting. Tujuan mengarsipkan dan menyimpan data dalam jangka waktu lama serta menyediakan akses saat dibutuhkan dianggap sangat esensial.
Saat ini, misalnya, kita tidak dapat membuka semua dokumen yang kita buat atau terima 20 tahun lalu atau lebih. Perangkat lunak yang tersedia saat ini tidak dapat menginterpretasikan banyak dokumen yang dibuat pada masa itu. Karena perubahan teknologi, kompatibilitas format sudah tidak ada lagi.
Solusi untuk mengatasi tantangan ini adalah serangkaian langkah yang akan memastikan:
- kelangsungan rekaman arsip digital pada media baru, serta
- kelangsungan penyajian yang kredibel dengan menggunakan format digital yang tepat (terlepas dari platform dan setelah jangka waktu yang lama).
Konten digital lebih mudah diproses dibandingkan salinan cetak. Hal yang sama berlaku untuk pengarsipan sebagai tahap akhir dalam pembuatan dokumen. Keunggulan pengarsipan digital adalah biaya yang lebih rendah, keandalan dan keamanan yang lebih tinggi, serta kemampuan pencarian informasi dalam dokumen yang jauh lebih baik.
Mengapa PDF/A dan bukan hanya PDF?
PDF yang kita gunakan setiap hari dapat menyematkan semua elemen dokumen di dalamnya - font dan gambar, objek 3D, audio, dan video. Konten aktif tidak diperbolehkan dalam PDF/A.
Arsip dokumen memerlukan standar yang jauh lebih tinggi. Konten harus selalu tampil persis sama dalam kondisi apa pun. Namun, karena ketersediaan dan penerimaan yang luas, memilih PDF untuk membuat standar pengarsipan bagi dokumen digital merupakan pilihan yang jelas.
Secara sederhana, PDF/A adalah PDF yang melarang fungsi tertentu yang dapat menghambat pengarsipan jangka panjang. File harus memenuhi persyaratan yang menjamin reproduksi yang andal. File tersebut harus - sesuai standar PDF/A.
Ini berarti bahwa agar PDF siap untuk arsip jangka panjang, beberapa langkah pencegahan perlu dilakukan:
- semua font yang diperlukan harus disematkan di dalam PDF
- data video dan audio yang disematkan tidak diperbolehkan
- file tidak boleh memuat referensi ke konten eksternal
- file tidak boleh dienkripsi dengan kata sandi, karena semua konten harus selalu sepenuhnya tersedia
- perangkat lunak juga harus menggunakan format XMP untuk metadata, dan lain-lain.
Dalam praktiknya, beberapa format digital digunakan untuk mengarsipkan dokumen. Namun demikian, format digital yang direkomendasikan untuk penyimpanan dokumen jangka panjang adalah PDF/A.
format PDF\/A harus independen dari perangkat/perangkat lunak/versi, mandiri, terdokumentasi mandiri, dan transparan (mudah dianalisis dan dipahami secara struktural). Format ini menstandarkan tampilan, pencetakan, dan pertukaran, yang sangat penting karena menjamin PDF yang dapat diterima secara teknis di arsip Anda.
Alasan menggunakan PDF/A
Selain kemampuan untuk mengarsipkan dokumen Anda dalam jangka waktu lama, berikut beberapa alasan lain untuk mempertimbangkan penggunaan standar PDF/A:
- Pencarian teks penuh: PDF/A membantu Anda menemukan dan mengakses informasi tertentu dalam suatu kumpulan data. Untuk dokumen hasil pemindaian, standar ini mengizinkan teks yang dapat dicari yang dibuat melalui OCR - optical character recognition.
- Menggunakan ulang konten: PDF/A Conformance Level A mempermudah penggunaan ulang konten. File seperti ini sangat mudah dikonversi ke format lain.
- Dokumen yang mengikat secara hukum: PDF/A adalah opsi yang sangat baik untuk dokumen yang ditandatangani secara digital. Dokumen PDF/A selalu dapat ditandatangani secara digital menggunakan teknologi terbaru.
- PDF/A dalam kombinasi dengan standar lain: PDF/A sangat terkait dengan standar PDF lain milik ISO.
- Standar PDF/A multi-bagian memberikan fleksibilitas yang tinggi bagi pengguna.
- Independen platform: PDF/A independen dari platform.
- PDF/A hemat ruang: Dokumen PDF/A biasanya berukuran lebih kecil berkat penggunaan algoritma kompresi yang efisien.
- PDF/A yang diterima secara luas: PDF/A sudah direkomendasikan atau diwajibkan dan diatur untuk pengarsipan jangka panjang di beberapa pemerintahan dan organisasi di Eropa dan Asia. Di Amerika Utara, rekomendasi serupa ada di bidang yurisdiksi dan perpustakaan. Permintaan untuk standar ini terus meningkat.
Bagaimana dengan validasi PDF/A - Apakah diperlukan?
Karena tidak selalu mudah untuk mengetahui apakah file PDF yang ada benar-benar memenuhi standar PDF/A ISO, sebaiknya lakukan pemeriksaan validasi yang memeriksa semua bagian dokumen Anda yang relevan.
Kapan harus melakukannya?
- File PDF/A harus divalidasi segera setelah dibuat untuk memastikan prosesnya berhasil.
- Jika file PDF/A diterima atau dikirim, validasi juga disarankan.
- Pastikan untuk memvalidasi data sebelum menempatkannya ke dalam arsip digital.
Bagaimana cara memvalidasi file PDF/A?
Validator PDF/A dapat digunakan untuk mengonfirmasi bahwa file tersebut benar-benar file PDF/A. Ini adalah alat online yang memeriksa apakah semua elemen standar telah terpenuhi.
File PDF/A yang dibuat dengan alat online gratis kami sesuai ISO dan juga lolos validasi Vera PDF. Vera PDF adalah validator format file open-source yang mencakup semua bagian dan tingkat kepatuhan PDF/A.
Konversi PDF ke PDF/A online
Proses konversi PDF/A dapat dilakukan dengan mudah menggunakan konverter PDF/A online yang dapat mengonversi PDF ke file PDF/A yang sesuai ISO hanya dalam hitungan detik.
Sebagai Pengguna Premium, Anda dapat dengan mudah mengonversi PDF ke PDF/A secara online dengan menggunakan alat konversi PDF/A kami yang baru tersedia!
Belum jadi Pengguna Premium? PDF2Go menawarkan solusi konversi PDF yang efisien! Simpan dokumen Anda untuk waktu yang lama. Kelola file PDF Anda dengan mudah. Gunakan Premium
