Ya sea para empresas, organismos públicos o usuarios particulares, la necesidad de almacenar información digital durante un largo periodo de tiempo, unos años, décadas o siglos, el estándar PDF/A es la opción de formato de archivo preferible a día de hoy.
PDF/A, un formato de archivo basado en PDF, ofrece un mecanismo para representar documentos electrónicos de forma que se conserve su apariencia visual con el paso del tiempo, independientemente de las herramientas y sistemas utilizados para producir, almacenar y reproducir los archivos. PDF/A se publicó como estándar ISO en 2005. Desde entonces, ha ido evolucionando continuamente para adaptarse a las necesidades empresariales, las nuevas tecnologías y las normas.
Muchas instituciones de todo el mundo recomiendan PDF/A o exigen específicamente el uso de este estándar, que desempeña un papel importante en la gestión documental.
¿Por qué es importante el archivado a largo plazo?
Con el crecimiento exponencial de los datos, acelerado continuamente por las nuevas tendencias en tecnologías de la información, el archivado digital está cobrando cada vez más importancia. El objetivo de archivar y almacenar datos durante largos periodos de tiempo y ofrecer acceso a ellos cuando sea necesario se considera esencial.
Hoy en día, por ejemplo, no podemos abrir todos los documentos que creamos o recibimos hace 20 o más años. Las herramientas de software de las que disponemos hoy no pueden interpretar muchos de los documentos creados entonces. Debido a los cambios tecnológicos, la compatibilidad de formatos ya no existe.
La solución para superar este reto es un conjunto de medidas que garanticen:
- la continuidad de los registros de archivos digitales en nuevos soportes, así como
- la continuidad de una presentación fiable mediante formatos digitales apropiados (independientemente de las plataformas y tras un largo periodo de tiempo).
Es más eficaz manipular contenido digital que copias impresas. Lo mismo se aplica al archivado como fase final en la creación de un documento. La ventaja del archivado digital permite reducir costes, aumentar la fiabilidad y la seguridad, y mejorar significativamente la capacidad de búsqueda de la información contenida en los documentos.
¿Por qué PDF/A y no solo PDF?
El PDF que utilizamos a diario puede incrustar en sí mismo todos los elementos de un documento: fuentes e imágenes, objetos 3D, audio y vídeo. El contenido activo está prohibido en PDF/A.
Los archivos de documentos exigen normas considerablemente más altas. El contenido debe mostrarse siempre exactamente igual en todas las circunstancias. Sin embargo, debido a su disponibilidad y amplia aceptación, la elección de PDF como base para crear un estándar de archivado de documentos digitales fue una decisión evidente.
En términos sencillos, PDF/A es un PDF que prohíbe ciertas funciones que podrían dificultar el archivado a largo plazo. El archivo debe cumplir requisitos que garanticen una reproducción fiable. Debe ser compatible con PDF/A.
Esto implica que, para preparar un PDF para el archivado a largo plazo, es necesario tomar ciertas precauciones:
- todas las fuentes necesarias deben estar incrustadas en el PDF
- los datos de vídeo y audio incrustados están prohibidos
- el archivo no contiene referencias a contenido externo
- los archivos no deben cifrarse con contraseña, ya que todo el contenido debe estar siempre completamente disponible
- el software también debe utilizar el formato XMP para los metadatos, entre otros requisitos.
En la práctica, se utilizan varios formatos digitales para archivar documentos. Sin embargo, el formato digital recomendado para el almacenamiento de documentos a largo plazo es PDF/A.
formato PDF/A debe ser independiente del dispositivo, del software y de la versión, autónomo, autodescriptivo y transparente (fácil de analizar y de entender estructuralmente). Estandariza la visualización, la impresión y el intercambio, lo cual es de gran importancia, ya que garantiza PDFs técnicamente aceptables en tu archivo.
Motivos para usar PDF/A
Además de la posibilidad de archivar tus documentos a largo plazo, aquí tienes algunas otras buenas razones para considerar el uso del estándar PDF/A:
- Búsqueda de texto completo: PDF/A te ayuda a encontrar y acceder a información específica dentro de un conjunto de datos. En el caso de documentos escaneados, el estándar permite texto buscable creado mediante OCR reconocimiento óptico de caracteres.
- Reutilizar contenido: El nivel de conformidad A de PDF/A facilita la reutilización del contenido. Estos archivos son muy fáciles de convertir a otros formatos.
- Documentos legalmente vinculantes: PDF/A es una excelente opción para documentos firmados digitalmente. Los documentos PDF/A pueden firmarse digitalmente en cualquier momento con la tecnología más reciente.
- PDF/A en combinación con otros estándares: PDF/A está estrechamente relacionado con otros estándares PDF de ISO.
- El estándar PDF/A multipartes ofrece gran flexibilidad a los usuarios.
- Independiente de la plataforma: PDF/A es independiente de la plataforma.
- PDF/A ahorra espacio: Los documentos PDF/A suelen ser más pequeños gracias al uso de algoritmos de compresión eficientes.
- Amplia aceptación de PDF/A: PDF/A ya se recomienda o exige y está legislado para la conservación a largo plazo en varios gobiernos y organizaciones de Europa y Asia. En Norteamérica, existen recomendaciones de este tipo en los ámbitos de la jurisdicción y las bibliotecas. La demanda de este estándar crece continuamente.
¿Y qué pasa con la validación PDF/A? ¿Es necesaria?
Dado que no siempre es fácil saber si un archivo PDF existente cumple realmente con el estándar PDF/A de la ISO, es preferible realizar una verificación de validación que examine todas las partes relevantes de tu documento.
¿Cuándo deberías hacerlo?
- Un archivo PDF/A debe validarse inmediatamente después de crearlo para asegurarse de que el proceso se realizó correctamente.
- Si se reciben o envían archivos PDF/A, también se recomienda su validación.
- Asegúrate de validar los datos antes de guardarlos en un archivo digital.
¿Cómo validar archivos PDF/A?
Se pueden usar validadores PDF/A para confirmar que un archivo es realmente un archivo PDF/A. Son herramientas en línea que verifican si se han cumplido todos los elementos de los estándares.
Los archivos PDF/A creados con nuestra herramienta en línea gratuita son compatibles con ISO y también superan la validación Vera PDF. Vera PDF es un validador de formato de archivo de código abierto que cubre todas las partes y niveles de conformidad de PDF/A.
Convertir PDF a PDF/A en línea
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