Che si tratti di aziende, enti pubblici o utenti privati, l'esigenza di conservare informazioni digitali per lunghi periodi di tempo - alcuni anni, decenni o secoli - lo standard PDF/A è oggi la scelta preferibile di formato file da utilizzare.
PDF/A, un formato di archiviazione basato su PDF, fornisce un meccanismo per rappresentare documenti elettronici in modo da preservarne l'aspetto visivo nel tempo, indipendentemente dagli strumenti e dai sistemi utilizzati per produrre, archiviare e riprodurre i file. PDF/A è stato pubblicato come standard ISO nel 2005. Da allora è in continua evoluzione per rispondere alle esigenze aziendali, alle nuove tecnologie e alle nuove norme.
Molte istituzioni in tutto il mondo raccomandano PDF/A o richiedono esplicitamente l'uso di questo standard, che svolge un ruolo importante nella gestione documentale.
Perché è importante l'archiviazione a lungo termine?
Con una crescita esponenziale dei dati, continuamente accelerata dai nuovi trend dell'information technology - l'archiviazione digitale sta diventando sempre più importante. L'obiettivo di archiviare e conservare i dati per lunghi periodi di tempo e di renderli accessibili quando necessario è considerato essenziale.
Oggi, ad esempio, non possiamo aprire tutti i documenti che abbiamo creato o ricevuto 20 o più anni fa. Gli strumenti software a nostra disposizione oggi non riescono a interpretare molti dei documenti creati allora. A causa dei cambiamenti tecnologici, la compatibilità dei formati non esiste più.
La soluzione per superare questa sfida è un insieme di misure che garantiscano:
- la continuità dei record d'archivio digitali su nuovi supporti, nonché
- la continuità di una presentazione affidabile tramite formati digitali appropriati (indipendentemente dalle piattaforme e dopo un lungo periodo di tempo).
È più efficace lavorare con contenuti digitali che con copie cartacee. Lo stesso vale per l'archiviazione come fase finale nella creazione di un documento. Il vantaggio dell'archiviazione digitale consente costi inferiori, maggiore affidabilità, sicurezza e una ricerca delle informazioni contenute nei documenti notevolmente migliorata.
Perché PDF/A e non solo PDF?
Il PDF che utilizziamo ogni giorno può incorporare al suo interno tutti gli elementi di un documento - font e immagini, oggetti 3D, audio e video. I contenuti attivi sono vietati in PDF/A.
Gli archivi documentali richiedono standard decisamente più elevati. Il contenuto deve apparire sempre esattamente uguale in ogni circostanza. Tuttavia, per la sua disponibilità e ampia diffusione, la scelta del PDF per creare uno standard di archiviazione dei documenti digitali è stata una scelta ovvia.
In termini semplici, PDF/A è un PDF che vieta alcune funzioni che potrebbero ostacolare l'archiviazione a lungo termine. Il file deve soddisfare requisiti che garantiscono una riproduzione affidabile. Deve essere conforme a PDF/A.
Questo implica che, per rendere un PDF pronto per l'archiviazione a lungo termine, è necessario adottare alcune precauzioni:
- tutti i font richiesti devono essere incorporati nel PDF
- i dati video e audio incorporati sono vietati
- il file non contiene riferimenti a contenuti esterni
- i file non devono essere crittografati con una password, poiché tutto il contenuto deve essere sempre completamente disponibile
- il software deve inoltre utilizzare il formato XMP per i metadati, solo per citarne alcuni.
In pratica vengono utilizzati diversi formati digitali per l'archiviazione dei documenti. Tuttavia, il formato digitale consigliato per la conservazione a lungo termine dei documenti è PDF/A.
formato PDF/A deve essere indipendente da dispositivo/software/versione, autonomo, auto-documentato e trasparente (facile da analizzare e comprendere strutturalmente). Standardizza la visualizzazione, la stampa e lo scambio, il che è molto importante poiché garantisce PDF tecnicamente accettabili nel tuo archivio.
Motivi per usare PDF/A
Oltre alla possibilità di archiviare a lungo termine i tuoi documenti, ecco alcuni altri validi motivi per considerare l'uso dello standard PDF/A:
- Ricerca full-text: PDF/A ti aiuta a trovare e accedere a informazioni specifiche all'interno di un determinato set di dati. Per quanto riguarda i documenti scansionati, lo standard consente testo ricercabile creato tramite OCR - riconoscimento ottico dei caratteri.
- Riutilizzo dei contenuti: Il livello di conformità PDF/A A rende più semplice il riutilizzo dei contenuti. Tali file sono molto facili da convertire in altri formati.
- Documenti legalmente vincolanti: PDF/A è un'ottima opzione per i documenti firmati digitalmente. I documenti PDF/A possono sempre essere firmati digitalmente utilizzando le tecnologie più recenti.
- PDF/A in combinazione con altri standard: PDF/A è strettamente collegato agli altri standard PDF dell'ISO.
- Lo standard PDF/A multi-parte offre grande flessibilità agli utenti.
- Indipendenza dalla piattaforma: PDF/A è indipendente dalla piattaforma.
- PDF/A consente di risparmiare spazio: I documenti PDF/A sono solitamente più piccoli grazie all'uso di algoritmi di compressione efficienti.
- PDF/A ampiamente accettato: PDF/A è già raccomandato o richiesto e regolamentato per l'archiviazione a lungo termine da diversi governi e organizzazioni in Europa e Asia. In Nord America, tali raccomandazioni esistono nei settori della giurisdizione e delle biblioteche. La richiesta di questo standard è in costante crescita.
E per quanto riguarda la convalida PDF/A: è necessaria?
Poiché non è sempre facile stabilire se un PDF esistente rispetta effettivamente lo standard PDF/A dell'ISO, è preferibile eseguire un controllo di validazione che esamini tutte le parti rilevanti del documento.
Quando dovresti farla?
- Un file PDF/A dovrebbe essere convalidato immediatamente dopo la creazione, per assicurarsi che il processo sia stato eseguito correttamente.
- Se i file PDF/A vengono ricevuti o inviati, è consigliabile eseguire la convalida.
- Assicurati di convalidare i dati prima di inserirli in un archivio digitale.
Come validare i file PDF/A?
I validatori PDF/A possono essere utilizzati per confermare che un file è realmente un file PDF/A. Si tratta di strumenti online che verificano se tutti gli elementi degli standard sono stati rispettati.
I file PDF/A creati con il nostro strumento online gratuito sono conformi agli standard ISO e superano anche la convalida Vera PDF. Vera PDF è un validatore open source di formati di file che copre tutte le parti e i livelli di conformità di PDF/A.
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