Είτε πρόκειται για εταιρείες, δημόσιους φορείς ή ιδιώτες χρήστες, η ανάγκη αποθήκευσης ψηφιακών πληροφοριών για μεγάλο χρονικό διάστημα - λίγα χρόνια, δεκαετίες ή αιώνες - το πρότυπο PDF/A είναι σήμερα η προτιμώμενη επιλογή μορφής αρχείου.
PDF/A, μια μορφή αρχειοθέτησης βασισμένη στο PDF, παρέχει έναν μηχανισμό αναπαράστασης ηλεκτρονικών εγγράφων με τρόπο που διατηρεί την οπτική τους εμφάνιση με την πάροδο του χρόνου, ανεξάρτητα από τα εργαλεία και τα συστήματα που χρησιμοποιούνται για την παραγωγή, αποθήκευση και αναπαραγωγή των αρχείων. Το PDF/A δημοσιεύτηκε ως πρότυπο ISO το 2005. Έκτοτε εξελίσσεται συνεχώς ώστε να ανταποκρίνεται στις επιχειρηματικές ανάγκες, τις νέες τεχνολογίες και τα πρότυπα.
Πολλοί οργανισμοί παγκοσμίως συνιστούν το PDF/A ή απαιτούν ρητά τη χρήση αυτού του προτύπου, το οποίο παίζει σημαντικό ρόλο στη διαχείριση εγγράφων.
Τι κάνει τη μακροχρόνια αρχειοθέτηση σημαντική;
Με τα δεδομένα να αυξάνονται εκθετικά, επιταχυνόμενα συνεχώς από τις νέες τάσεις της πληροφορικής - η ψηφιακή αρχειοθέτηση γίνεται ολοένα και πιο σημαντική. Ο στόχος της αρχειοθέτησης και αποθήκευσης δεδομένων για μεγάλα χρονικά διαστήματα και της παροχής πρόσβασης σε αυτά όταν χρειάζεται θεωρείται ουσιώδης.
Σήμερα, για παράδειγμα, δεν μπορούμε να ανοίξουμε όλα τα έγγραφα που δημιουργήσαμε ή λάβαμε πριν από 20 ή περισσότερα χρόνια. Τα λογισμικά εργαλεία που έχουμε στη διάθεσή μας σήμερα δεν μπορούν να ερμηνεύσουν πολλά από τα έγγραφα που δημιουργήθηκαν τότε. Λόγω τεχνολογικών αλλαγών, η συμβατότητα μορφών αρχείων δεν υπάρχει πλέον.
Η λύση για την αντιμετώπιση αυτής της πρόκλησης είναι ένα σύνολο μέτρων που θα εξασφαλίσουν:
- τη συνέχεια των ψηφιακών αρχείων σε νέα μέσα, καθώς και
- τη συνέχεια μιας αξιόπιστης παρουσίασης με τη χρήση κατάλληλων ψηφιακών μορφών (ανεξάρτητα από πλατφόρμες και μετά από μεγάλο χρονικό διάστημα).
Είναι πιο αποτελεσματικό να χειρίζεστε ψηφιακό περιεχόμενο παρά έντυπα αντίγραφα. Το ίδιο ισχύει και για την αρχειοθέτηση ως τελικό στάδιο στη δημιουργία ενός εγγράφου. Το πλεονέκτημα της ψηφιακής αρχειοθέτησης επιτρέπει χαμηλότερο κόστος, μεγαλύτερη αξιοπιστία, ασφάλεια και σημαντικά βελτιωμένη δυνατότητα αναζήτησης των πληροφοριών που περιέχονται στα έγγραφα.
Γιατί PDF/A και όχι απλό PDF;
Το PDF που χρησιμοποιούμε καθημερινά μπορεί να ενσωματώνει όλα τα στοιχεία ενός εγγράφου στο ίδιο το αρχείο - γραμματοσειρές και εικόνες, 3D αντικείμενα, ήχο και βίντεο. Το ενεργό περιεχόμενο απαγορεύεται στο PDF/A.
Τα αρχεία εγγράφων απαιτούν σημαντικά υψηλότερα πρότυπα. Το περιεχόμενο πρέπει πάντα να εμφανίζεται ακριβώς το ίδιο υπό όλες τις συνθήκες. Ωστόσο, λόγω της διαθεσιμότητας και της ευρείας αποδοχής του, η επιλογή του PDF για τη δημιουργία προτύπου αρχειοθέτησης για ψηφιακά έγγραφα ήταν η προφανής επιλογή.
Με απλά λόγια, το PDF/A είναι ένα PDF που απαγορεύει ορισμένες λειτουργίες οι οποίες θα μπορούσαν να εμποδίσουν τη μακροχρόνια αρχειοθέτηση. Το αρχείο πρέπει να πληροί απαιτήσεις που εγγυώνται αξιόπιστη αναπαραγωγή. Πρέπει να είναι - συμβατό με PDF/Aτου.
Αυτό σημαίνει ότι, για να καταστεί ένα PDF κατάλληλο για μακροχρόνια αρχειοθέτηση, πρέπει να ληφθούν ορισμένες προφυλάξεις:
- όλες οι απαιτούμενες γραμματοσειρές πρέπει να είναι ενσωματωμένες στο PDF
- ενσωματωμένα δεδομένα βίντεο και ήχου απαγορεύονται
- το αρχείο δεν περιέχει αναφορές σε εξωτερικό περιεχόμενο
- τα αρχεία δεν πρέπει να είναι κρυπτογραφημένα με κωδικό πρόσβασης, καθώς όλο το περιεχόμενο πρέπει να είναι πάντα πλήρως διαθέσιμο
- το λογισμικό πρέπει επίσης να χρησιμοποιεί τη μορφή XMP για μεταδεδομένα, μεταξύ άλλων.
Στην πράξη, χρησιμοποιούνται διάφορες ψηφιακές μορφές για την αρχειοθέτηση εγγράφων. Παρ' όλα αυτά, η προτεινόμενη ψηφιακή μορφή για μακροχρόνια αποθήκευση εγγράφων είναι το PDF/A.
μορφότυπο PDF/A πρέπει να είναι ανεξάρτητη από συσκευή/λογισμικό/έκδοση, αυτοτελής, αυτοτεκμηριωμένη και διαφανής (εύκολη στην ανάλυση και στη δομική κατανόηση). Τυποποιεί την προβολή, την εκτύπωση και την ανταλλαγή, κάτι που είναι ιδιαίτερα σημαντικό, καθώς εγγυάται τεχνικά αποδεκτά PDF στο αρχείο σας.
Λόγοι χρήσης του PDF/A
Πέρα από τη δυνατότητα μακροχρόνιας αρχειοθέτησης των εγγράφων σας, ακολουθούν μερικοί ακόμη καλοί λόγοι για να εξετάσετε τη χρήση του προτύπου PDF/A:
- Αναζήτηση πλήρους κειμένου: Το PDF/A σάς βοηθά να βρίσκετε και να αποκτάτε πρόσβαση σε συγκεκριμένες πληροφορίες μέσα σε ένα σύνολο δεδομένων. Στην περίπτωση σαρωμένων εγγράφων, το πρότυπο επιτρέπει κείμενο με δυνατότητα αναζήτησης, που δημιουργείται μέσω OCR - οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων.
- Επαναχρησιμοποίηση περιεχομένου: Το επίπεδο συμμόρφωσης A του PDF/A διευκολύνει την επαναχρησιμοποίηση περιεχομένου. Τέτοια αρχεία είναι πολύ εύκολο να μετατραπούν σε άλλες μορφές.
- Νομικά δεσμευτικά έγγραφα: Το PDF/A είναι μια εξαιρετική επιλογή για ψηφιακά υπογεγραμμένα έγγραφα. Τα έγγραφα PDF/A μπορούν πάντα να υπογράφονται ψηφιακά με τις πιο πρόσφατες τεχνολογίες.
- PDF/A σε συνδυασμό με άλλα πρότυπα: Το PDF/A σχετίζεται στενά με τα υπόλοιπα πρότυπα PDF του ISO.
- Το πρότυπο PDF/A πολλαπλών μερών προσφέρει μεγάλη ευελιξία στους χρήστες.
- Ανεξαρτησία πλατφόρμας: Το PDF/A είναι ανεξάρτητο πλατφόρμας.
- Το PDF/A εξοικονομεί χώρο: Τα έγγραφα PDF/A είναι συνήθως μικρότερα χάρη στη χρήση αποδοτικών αλγορίθμων συμπίεσης.
- Ευρεία αποδοχή του PDF/A: Το PDF/A ήδη προτείνεται ή απαιτείται και ρυθμίζεται νομοθετικά για μακροχρόνια αρχειοθέτηση από διάφορες κυβερνήσεις και οργανισμούς σε όλη την Ευρώπη και την Ασία. Στη Βόρεια Αμερική, ανάλογες συστάσεις υπάρχουν σε τομείς δικαιοδοσίας και βιβλιοθηκών. Η ζήτηση για αυτό το πρότυπο αυξάνεται συνεχώς.
Τι ισχύει για την επαλήθευση PDF/A; Είναι απαραίτητη;
Επειδή δεν είναι πάντα εύκολο να διαπιστωθεί αν ένα υπάρχον αρχείο PDF πληροί πραγματικά το πρότυπο PDF/A του ISO, είναι προτιμότερο να πραγματοποιείται ένας έλεγχος επαλήθευσης που εξετάζει όλα τα σχετικά μέρη του εγγράφου σας.
Πότε πρέπει να την κάνετε;
- Ένα αρχείο PDF/A πρέπει να επαληθεύεται αμέσως μετά τη δημιουργία του, για να διασφαλίζεται ότι η διαδικασία ολοκληρώθηκε με επιτυχία.
- Εάν τα αρχεία PDF/A λαμβάνονται ή αποστέλλονται, συνιστάται επίσης η επαλήθευση.
- Βεβαιωθείτε ότι επαληθεύετε τα δεδομένα πριν τα τοποθετήσετε σε ένα ψηφιακό αρχείο.
Πώς να επαληθεύσετε αρχεία PDF/A;
Οι επαληθευτές PDF/A μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να επιβεβαιώσουν ότι ένα αρχείο είναι πράγματι αρχείο PDF/A. Πρόκειται για διαδικτυακά εργαλεία που ελέγχουν αν έχουν ικανοποιηθεί όλα τα στοιχεία των προτύπων.
Τα αρχεία PDF/A που δημιουργούνται με το δωρεάν online εργαλείο μας είναι σύμφωνα με το ISO και περνούν επίσης την επαλήθευση Vera PDF. Το Vera PDF είναι ένα εργαλείο ανοικτού κώδικα για την επαλήθευση μορφής αρχείων, που καλύπτει όλα τα μέρη και τα επίπεδα συμμόρφωσης του PDF/A.
Μετατροπή PDF σε PDF/A online
Η διαδικασία μετατροπής σε PDF/A μπορεί να πραγματοποιηθεί εύκολα με έναν online μετατροπέα PDF/A που μπορεί να μετατρέπει PDF σε αρχεία PDF/A σύμφωνα με το ISO μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.
Ως Premium χρήστηςμπορείτε εύκολα να μετατρέψετε PDF σε PDF/A online χρησιμοποιώντας το νέο μας εργαλείο μετατροπής σε PDF/A!
Δεν είστε ακόμα Premium χρήστης; PDF2Go σας προσφέρει αποδοτικές λύσεις μετατροπής PDF! Διατηρήστε τα έγγραφά σας για μεγάλο χρονικό διάστημα. Διαχειριστείτε τα αρχεία PDF σας με ευκολία. Αναβαθμίστε σε Premium
