Ganz gleich, ob für Unternehmen, Behörden oder private Nutzer: Die Anforderung, digitale Informationen langfristig zu speichern - über Jahre, Jahrzehnte oder Jahrhunderte - der PDF/A-Standard ist heute die bevorzugte Wahl beim Dateiformat.
PDF/A, ein auf PDF basierendes Archivformat, bietet einen Mechanismus zur Darstellung elektronischer Dokumente, sodass deren visuelle Darstellung über die Zeit erhalten bleibt, unabhängig von den zur Erstellung, Speicherung und Reproduktion verwendeten Werkzeugen und Systemen. PDF/A wurde 2005 als ISO-Standard veröffentlicht. Seitdem wird es kontinuierlich weiterentwickelt, um geschäftliche Anforderungen, neue Technologien und Normen zu erfüllen.
Viele Institutionen weltweit empfehlen PDF/A oder verlangen explizit die Nutzung dieses Standards, der eine wichtige Rolle im Dokumentenmanagement spielt.
Warum ist Langzeitarchivierung wichtig?
Mit exponentiell wachsenden Daten, die durch neue Informationstechnologien kontinuierlich zunehmen, wird die digitale Archivierung immer wichtiger. Das Ziel, Daten über lange Zeiträume zu archivieren, zu speichern und bei Bedarf darauf zugreifen zu können, gilt als essenziell.
Heute können wir zum Beispiel nicht alle Dokumente öffnen, die wir vor 20 oder mehr Jahren erstellt oder erhalten haben. Die heute verfügbaren Softwarewerkzeuge können viele damals erzeugte Dokumente nicht mehr interpretieren. Aufgrund technologischer Änderungen besteht keine Formatkompatibilität mehr.
Die Lösung für diese Herausforderung ist ein Maßnahmenpaket, das Folgendes sicherstellt:
- die Kontinuität digitaler Archivbestände auf neuen Medien, sowie
- die Kontinuität einer verlässlichen Darstellung durch geeignete digitale Formate (plattformunabhängig und über lange Zeiträume hinweg).
Digitale Inhalte lassen sich effizienter verarbeiten als Papierdokumente. Das gilt auch für die Archivierung als letzte Phase der Dokumentenerstellung. Der Vorteil der digitalen Archivierung ermöglicht geringere Kosten, höhere Zuverlässigkeit, mehr Sicherheit und eine deutlich verbesserte Auffindbarkeit der in Dokumenten enthaltenen Informationen.
Warum PDF/A und nicht einfach PDF?
Das PDF, das wir täglich verwenden, kann alle Elemente eines Dokuments in sich einbetten - Schriftarten und Bilder, 3D-Objekte, Audio und Video. Aktive Inhalte sind in PDF/A verboten.
Dokumentenarchive erfordern deutlich höhere Standards. Der Inhalt muss unter allen Umständen stets exakt gleich dargestellt werden. Aufgrund seiner Verfügbarkeit und weiten Verbreitung war es dennoch naheliegend, PDF als Basis für einen Archivstandard für digitale Dokumente zu wählen.
Vereinfacht ausgedrückt ist PDF/A ein PDF, das bestimmte Funktionen verbietet, die eine Langzeitarchivierung beeinträchtigen könnten. Die Datei muss Anforderungen erfüllen, die eine zuverlässige Reproduktion gewährleisten. Sie muss PDF/A-konformzu stärken.
sein. Das bedeutet, dass bestimmte Vorkehrungen getroffen werden müssen, um ein PDF langzeitarchivfähig zu machen:
- alle erforderlichen Schriftarten müssen im PDF eingebettet sein
- eingebettete Video- und Audiodaten sind nicht zulässig
- die Datei darf keine Verweise auf externe Inhalte enthalten
- Dateien dürfen nicht mit einem Passwort verschlüsselt werden, da alle Inhalte jederzeit vollständig verfügbar sein müssen
- die Software muss unter anderem das XMP-Format für Metadaten verwenden.
In der Praxis werden mehrere digitale Formate zur Archivierung von Dokumenten genutzt. Dennoch ist das empfohlene digitale Format für die langfristige Speicherung von Dokumenten PDF/A.
PDF/A-Format muss geräte-, software- und versionsunabhängig, in sich abgeschlossen, selbstdokumentierend und transparent (leicht zu analysieren und strukturell zu verstehen) sein. Es standardisiert Ansicht, Druck und Austausch, was von großer Bedeutung ist, da so technisch einwandfreie PDFs in Ihrem Archiv gewährleistet werden.
Gründe für die Nutzung von PDF/A
Neben der Möglichkeit, Ihre Dokumente langfristig zu archivieren, gibt es weitere gute Gründe, den PDF/A-Standard zu verwenden:
- Volltextsuche: PDF/A hilft Ihnen, bestimmte Informationen innerhalb eines Datensatzes zu finden und darauf zuzugreifen. Bei gescannten Dokumenten erlaubt der Standard durch OCR - optische Zeichenerkennung.
- Inhalte wiederverwenden: PDF/A Konformitätsstufe A erleichtert die Wiederverwendung von Inhalten. Solche Dateien lassen sich sehr einfach in andere Formate konvertieren.
- Rechtsverbindliche Dokumente: PDF/A ist eine sehr geeignete Option für digital signierte Dokumente. PDF/A-Dokumente können jederzeit mit der jeweils neuesten Technologie digital signiert werden.
- PDF/A in Kombination mit anderen Standards: PDF/A ist eng mit anderen PDF-Standards der ISO verknüpft.
- Der mehrteilige PDF/A-Standard bietet Anwendern hohe Flexibilität.
- Plattformunabhängig: PDF/A ist plattformunabhängig.
- PDF/A spart Speicherplatz: PDF/A-Dokumente sind in der Regel kleiner, da effiziente Komprimierungsalgorithmen verwendet werden.
- PDF/A ist weit verbreitet: PDF/A wird in mehreren Regierungen und Organisationen in Europa und Asien bereits für die Langzeitarchivierung empfohlen, gefordert oder ist gesetzlich verankert. In Nordamerika gibt es entsprechende Empfehlungen in den Bereichen Justiz und Bibliotheken. Die Nachfrage nach diesem Standard wächst kontinuierlich.
Was ist mit der PDF/A-Validierung - wird sie benötigt?
Da es nicht immer einfach ist zu erkennen, ob eine vorhandene PDF-Datei tatsächlich der PDF/A-Norm der ISO entspricht, ist es empfehlenswert, eine Validierungsprüfung durchzuführen, die alle relevanten Teile Ihres Dokuments untersucht.
Wann sollten Sie sie durchführen?
- Eine PDF/A-Datei sollte unmittelbar nach ihrer Erstellung validiert werden, um sicherzustellen, dass der Vorgang erfolgreich war.
- Wenn PDF/A-Dateien empfangen oder versendet werden, ist eine Validierung ebenfalls ratsam.
- Stellen Sie sicher, dass Sie Daten validieren, bevor Sie sie in ein digitales Archiv aufnehmen.
Wie kann man PDF/A-Dateien validieren?
PDF/A-Validatoren können verwendet werden, um zu bestätigen, dass eine Datei tatsächlich eine PDF/A-Datei ist. Dies sind Online-Tools, die prüfen, ob alle Elemente der Standards erfüllt sind.
Mit unserem kostenlosen Online-Tool erstellte PDF/A-Dateien sind ISO-konform und bestehen außerdem die Vera PDF-Validierung. Vera PDF ist ein Open-Source-Dateiformat-Validator, der alle PDF/A-Teile und Konformitätsstufen abdeckt.
PDF online in PDF/A umwandeln
Der PDF/A-Konvertierungsprozess kann bequem mit einem Online-PDF/A-Konverter durchgeführt werden, der PDF in ISO-konforme PDF/A-Dateien in wenigen Sekunden umwandelt.
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