Seja para empresas, órgãos públicos ou usuários particulares, a necessidade de armazenar informações digitais por um longo período de tempo - alguns anos, décadas ou séculos - o padrão PDF/A é hoje a opção de formato de arquivo preferencial.
PDF/A, um formato de arquivo para arquivamento baseado em PDF, oferece um mecanismo para representar documentos eletrônicos de forma a preservar sua aparência visual ao longo do tempo, independentemente das ferramentas e sistemas usados para produzir, armazenar e reproduzir os arquivos. O PDF/A foi publicado como padrão ISO em 2005. Desde então, vem evoluindo constantemente para atender às necessidades empresariais, às novas tecnologias e às normas.
Muitas instituições em todo o mundo recomendam o PDF/A ou exigem especificamente o uso desse padrão, que desempenha um papel importante na gestão de documentos.
Por que o arquivamento de longo prazo é importante?
Com o crescimento exponencial dos dados, continuamente acelerado pelas novas tendências em tecnologia da informação - o arquivamento digital torna-se cada vez mais importante. O objetivo de arquivar e armazenar dados por longos períodos e fornecer acesso a eles quando necessário é considerado essencial.
Hoje, por exemplo, não conseguimos abrir todos os documentos que criamos ou recebemos há 20 ou mais anos. As ferramentas de software disponíveis atualmente não conseguem interpretar muitos dos documentos criados naquela época. Devido às mudanças tecnológicas, a compatibilidade de formatos deixou de existir.
A solução para superar esse desafio é um conjunto de medidas que garanta:
- a continuidade dos registros digitais de arquivo em novas mídias, bem como
- a continuidade de uma apresentação confiável usando formatos digitais apropriados (independentemente de plataformas e após um longo período de tempo).
É mais eficiente manipular conteúdo digital do que cópias físicas. O mesmo vale para o arquivamento como etapa final na criação de um documento. A vantagem do arquivamento digital proporciona custos menores, maior confiabilidade, segurança e uma capacidade de pesquisa das informações contidas nos documentos significativamente melhor.
Por que PDF/A e não apenas PDF?
O PDF que usamos todos os dias pode incorporar todos os elementos de um documento em si - fontes e imagens, objetos 3D, áudio e vídeo. Conteúdo ativo é proibido em PDF/A.
Arquivos de documentos exigem padrões consideravelmente mais altos. O conteúdo deve sempre aparecer exatamente igual em todas as circunstâncias. No entanto, devido à sua disponibilidade e ampla aceitação, escolher o PDF para criar um padrão de arquivamento para documentos digitais foi uma escolha óbvia.
Em termos simples, PDF/A é um PDF que proíbe certas funções que poderiam impedir o arquivamento de longo prazo. O arquivo deve atender a requisitos que garantam uma reprodução confiável. Ele deve ser compatível com PDF/A.
Isso significa que, para deixar um PDF pronto para arquivamento de longo prazo, algumas precauções precisam ser tomadas:
- todas as fontes necessárias devem ser incorporadas ao PDF
- dados de vídeo e áudio incorporados são proibidos
- o arquivo não contém referências a conteúdo externo
- os arquivos não devem ser criptografados com senha, pois todo o conteúdo deve estar sempre totalmente disponível
- o software também deve usar o formato XMP para metadados, entre outros.
Na prática, vários formatos digitais são usados para arquivar documentos. Ainda assim, o formato digital recomendado para armazenamento de documentos a longo prazo é o PDF/A.
formato PDF/A precisa ser independente de dispositivo/softwares/versão, autocontido, autodocumentado e transparente (fácil de analisar e entender estruturalmente). Ele padroniza visualização, impressão e troca, o que é muito importante, pois garante PDFs tecnicamente aceitáveis em seu arquivo.
Motivos para usar PDF/A
Além da possibilidade de arquivar seus documentos por longos períodos, aqui estão alguns outros bons motivos para considerar o uso do padrão PDF/A:
- Pesquisa em texto integral: PDF/A ajuda você a encontrar e acessar informações específicas dentro de um determinado conjunto de dados. No caso de documentos digitalizados, o padrão permite texto pesquisável criado por meio de OCR - reconhecimento óptico de caracteres.
- Reutilizar conteúdo: O Nível de Conformidade A do PDF/A facilita a reutilização de conteúdo. Esses arquivos são muito fáceis de converter para outros formatos.
- Documentos juridicamente válidos: PDF/A é uma excelente opção para documentos assinados digitalmente. Documentos PDF/A podem sempre ser assinados digitalmente usando a tecnologia mais recente.
- PDF/A em combinação com outros padrões: PDF/A está intimamente relacionado a outros padrões ISO para PDF.
- O padrão PDF/A em várias partes oferece grande flexibilidade aos usuários.
- Independente de plataforma: PDF/A é independente de plataforma.
- PDF/A economiza espaço: Documentos PDF/A geralmente são menores devido ao uso de algoritmos de compactação eficientes.
- PDF/A amplamente aceito: O PDF/A já é recomendado ou exigido e regulamentado para arquivamento de longo prazo em vários governos e organizações na Europa e na Ásia. Na América do Norte, existem recomendações semelhantes em áreas de jurisdição e bibliotecas. A demanda por esse padrão cresce continuamente.
E quanto à validação PDF/A - ela é necessária?
Como nem sempre é fácil saber se um arquivo PDF existente realmente atende ao padrão PDF/A da ISO, é recomendável realizar uma verificação de validação que analise todas as partes relevantes do seu documento.
Quando você deve fazer isso?
- Um arquivo PDF/A deve ser validado imediatamente após a criação, para garantir que o processo foi concluído com sucesso.
- Se arquivos PDF/A forem recebidos ou enviados, a validação também é recomendada.
- Certifique-se de validar os dados antes de colocá-los em um arquivo digital.
Como validar arquivos PDF/A?
Validadores PDF/A podem ser usados para confirmar se um arquivo é realmente um arquivo PDF/A. São ferramentas online que verificam se todos os elementos das normas foram atendidos.
Arquivos PDF/A criados com nossa ferramenta online gratuita são compatíveis com a ISO e também passam na validação Vera PDF. Vera PDF é um validador de formato de arquivo de código aberto que cobre todas as partes e níveis de conformidade de PDF/A.
Converter PDF em PDF/A online
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