企業、官公庁、個人ユーザーのいずれにおいても、数年、数十年、あるいは数世紀という長期間にわたってデジタル情報を保存する必要性が高まる中で、 PDF/A 規格は 現在、利用するファイル形式として望ましい選択肢となっています。
PDF/AはPDFをベースにしたアーカイブ形式であり、ファイルの作成、保存、再生に使用されるツールやシステムに依存せず、電子文書の視覚的な見た目を時間が経過しても保持できるように表現する仕組みを提供します。PDF/Aは2005年にISO規格として公開されました。それ以来、ビジネスニーズや新しい技術、規格に対応するために継続的に発展しています。
世界中の多くの機関がPDF/Aを推奨、またはこの標準の使用を義務付けており、文書管理において重要な役割を果たしています。
長期アーカイブが重要な理由とは？
新しい情報技術のトレンドによりデータ量が指数関数的に増加し続けている今、 デジタルアーカイブ化 の重要性はますます高まっています。データを長期間保存し、必要なときにアクセスできるようにするアーカイブと保管の目的は不可欠なものと考えられています。
例えば、私たちは今日、20年以上前に作成または受信したすべての文書を開くことはできません。現在利用できるソフトウェアでは、当時作成された多くの文書を解釈できない場合があります。技術の変化により、形式の互換性が失われているためです。
この課題を克服するための解決策は、次の点を保証するための一連の対策を講じることです。
- 新しい媒体上でのデジタルアーカイブ記録の継続性と、 さらに
- 適切なデジタル形式を用いた信頼できる表示の継続性を確保すること （プラットフォームに依存せず、長期間経過した後でも有効であること）。
紙の原本よりも、デジタルコンテンツを扱う方が効率的です。これは、文書作成の最終段階であるアーカイブにおいても同様です。デジタルアーカイブ化の利点により、コスト削減、高い信頼性とセキュリティ、文書内の情報検索性の大幅な向上が可能になります。
なぜ単なるPDFではなくPDF/Aなのか？
私たちが日常的に使用しているPDFは、フォントや画像、3Dオブジェクト、音声、動画など、文書のあらゆる要素をファイル内に埋め込むことができます。PDF/Aではアクティブコンテンツは禁止されています。
文書アーカイブには、より高い水準が求められます。コンテンツは、あらゆる状況下でも常にまったく同じように表示されなければなりません。しかし、PDFは広く普及し受け入れられているため、デジタル文書のアーカイブ標準をPDFに基づいて策定するのは自然な選択でした。
簡単に言うと、PDF/Aとは、長期アーカイブを妨げる可能性のある特定の機能を禁止したPDFです。ファイルは、確実な再現性を保証する要件を満たしている必要があります。それが「 PDF/A準拠を高めることでもあります。
である」ということです。つまり、PDFを長期アーカイブに対応させるためには、次のような対策が必要です。
- 必要なすべてのフォントをPDF内に埋め込む
- 埋め込み動画および音声データは禁止
- ファイル内で外部コンテンツを参照しない
- すべてのコンテンツに常に完全にアクセスできるよう、ファイルをパスワードで暗号化しない
- メタデータにはXMP形式を使用する、などがあります。
実際には、文書アーカイブには複数のデジタル形式が使用されていますが、長期的な文書保存に推奨されるデジタル形式はPDF/Aです。
PDF\/A形式 は、デバイス・ソフトウェア・バージョンに依存せず、自己完結型で、自己記述的であり、かつ透明性（解析や構造理解が容易）を備えている必要があります。閲覧、印刷、交換の方法を標準化することで、アーカイブ内のPDFが技術的に許容される品質であることを保証するうえで重要な役割を果たします。
PDF/Aを使う理由
文書を長期アーカイブできることに加えて、PDF/A規格の利用を検討すべき理由が他にもいくつかあります。
- 全文検索: PDF/Aは、特定のデータセット内から必要な情報を検索・取得するのに役立ちます。スキャン文書の場合、この規格では次の方法で作成された検索可能なテキストを許可しています。 OCR OCR（光学文字認識）。
- コンテンツの再利用: PDF/A 準拠レベルAはコンテンツの再利用を容易にします。このようなファイルは他の形式への変換も簡単です。
- 法的拘束力のある文書: PDF/Aは、電子署名付き文書に適した選択肢です。PDF/A文書には、常に最新の技術で電子署名を付与できます。
- 他の標準規格との組み合わせでのPDF/A: PDF/Aは、ISOによる他のPDF関連規格と密接に関連しています。
- マルチパートのPDF/A規格は ユーザーに大きな柔軟性を提供します。
- プラットフォーム非依存: PDF/Aはプラットフォームに依存しません。
- PDF/Aは省スペース: PDF/A文書は、高効率な圧縮アルゴリズムを使用するため、一般的にファイルサイズが小さくなります。
- PDF/Aの広範な採用状況: PDF/Aは、ヨーロッパやアジアの複数の政府機関および組織で、長期保存のために推奨または必須とされ、法制化もされています。北米でも、司法機関や図書館などの分野で同様の推奨があります。この標準への需要は継続的に高まっています。
PDF/Aの検証は必要？
既存のPDFファイルがISOのPDF/A規格を本当に満たしているかを見た目だけで判断するのは難しいため、文書のすべての関連部分をチェックする検証を行うことをおすすめします。
いつ行うべき？
- PDF/Aファイルは、作成直後に検証を行い、処理が正しく完了したことを確認する必要があります。
- PDF/Aファイルを受信・送信する場合も、検証を行うことを推奨します。
- デジタルアーカイブに保存する前に、必ずデータを検証してください。
PDF/Aファイルを検証する方法は？
PDF/Aバリデーターは、ファイルが実際にPDF/Aファイルであるかどうかを確認するために使用できます。標準のすべての要素が満たされているかを検証するオンラインツールです。
当社の無料オンラインツールで作成されたPDF/Aファイルは ISO準拠 であり、さらに Vera PDF検証にも合格します。Vera PDFは、すべてのPDF/Aパートおよび適合レベルをカバーするオープンソースのファイル形式検証ツールです。
PDFをPDF/Aにオンライン変換
PDF/A変換は、オンラインのPDF/Aコンバーターを使うことで、PDFをISO準拠のPDF/Aファイルに数秒で変換でき、手軽に行えます。
対象が プレミアムユーザーであれば、簡単に PDFをPDF/Aにオンライン変換 できる新しいPDF/A変換ツールをご利用いただけます。
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