PDF/A - طویل مدتی محفوظ رکھنے کے لیے ISO معیار

چاہے بات کمپنیوں کی ہو، سرکاری اداروں کی یا نجی صارفین کی، ڈیجیٹل معلومات کو طویل عرصے تک محفوظ رکھنے کی ضرورت - چند سال، دہائیاں یا صدیاں - PDF/A معیار آج استعمال کے لیے پسندیدہ فائل فارمیٹ سمجھا جاتا ہے۔

PDF/Aجو PDF پر مبنی ایک آرکائیونگ فارمیٹ ہے، الیکٹرانک دستاویزات کی اس طرح نمائندگی کا طریقہ فراہم کرتا ہے جو وقت کے ساتھ ان کی بصری شکل کو برقرار رکھتا ہے، ان ٹولز اور سسٹمز سے آزاد ہو کر جو فائلوں کی تیاری، ذخیرہ کرنے اور دوبارہ پیش کرنے کے لیے استعمال ہوتے ہیں۔ PDF/A کو 2005 میں ISO معیار کے طور پر شائع کیا گیا۔ تب سے، کاروباری ضروریات، نئی ٹیکنالوجیز اور معیارات کو پورا کرنے کے لیے یہ مسلسل ترقی کررہا ہے۔

دنیا بھر کی کئی ادارے PDF/A کی سفارش کرتے ہیں یا خاص طور پر اس معیار کے استعمال کی شرط عائد کرتے ہیں، جو دستاویزات کے نظم و نسق میں اہم کردار ادا کرتا ہے۔

طویل مدتی آرکائیونگ اہم کیوں ہے؟

تیزی سے بڑھتے ہوئے ڈیٹا کے ساتھ، جسے نئی انفارمیشن ٹیکنالوجی کے رجحانات مسلسل تیز کررہے ہیں - ڈیجیٹل آرکائیونگ بڑھتی ہوئی اہمیت اختیار کر رہی ہے۔ ڈیٹا کو طویل عرصے تک محفوظ رکھنے اور ضرورت پڑنے پر اس تک رسائی فراہم کرنے کا مقصد بنیادی سمجھا جاتا ہے۔

آج مثلاً ہم ان سب دستاویزات کو نہیں کھول سکتے جو ہم نے 20 یا اس سے زیادہ سال پہلے بنائیں یا موصول کی تھیں۔ آج ہمارے پاس موجود سافٹ ویئر ٹولز ان میں سے بہت سی پرانی دستاویزات کو پڑھ ہی نہیں سکتے۔ تکنیکی تبدیلیوں کی وجہ سے فارمیٹ کی مطابقت باقی نہیں رہی۔

اس چیلنج پر قابو پانے کا حل ایسی تدابیر کا مجموعہ ہے جو درج ذیل کو یقینی بنائے:

• نئے میڈیا پر ڈیجیٹل آرکائیو ریکارڈز کا تسلسل، اور ساتھ ہی
• موزوں ڈیجیٹل فارمیٹس کے ذریعے مستند پیشکش کا تسلسل (پلیٹ فارم سے قطع نظر اور طویل مدت کے بعد بھی)۔

ہارڈ کاپی کے مقابلے میں ڈیجیٹل مواد کے ساتھ کام کرنا زیادہ مؤثر ہے۔ دستاویز کی تیاری کے آخری مرحلے یعنی آرکائیونگ کے لیے بھی یہی بات درست ہے۔ ڈیجیٹل آرکائیونگ کی بدولت کم لاگت، زیادہ قابل اعتماد، بہتر سکیورٹی اور دستاویزات میں موجود معلومات کو بہت بہتر طریقے سے تلاش کرنے کے امکانات حاصل ہوتے ہیں۔

صرف PDF نہیں، PDF/A کیوں؟

جو PDF ہم روزانہ استعمال کرتے ہیں وہ کسی دستاویز کے تمام عناصر کو اپنے اندر ضم کر سکتی ہے - فونٹس اور تصاویر، 3D آبجیکٹس، آڈیو اور ویڈیو۔ PDF/A میں ایکٹیو مواد ممنوع ہے۔

دستاویزات کے آرکائیو کے لیے بہت اعلیٰ معیار درکار ہوتا ہے۔ ہر حال میں مواد ہمیشہ بالکل ایک جیسا دکھائی دینا چاہیے۔ تاہم، دستیابی اور وسیع قبولیت کی وجہ سے، ڈیجیٹل دستاویزات کے لیے آرکائیونگ معیار بنانے کے لیے PDF کا انتخاب ایک فطری فیصلہ تھا۔

سادہ الفاظ میں، PDF/A ایسا PDF ہے جس میں کچھ ایسی خصوصیات کی ممانعت ہوتی ہے جو طویل مدتی آرکائیونگ میں رکاوٹ بن سکتی ہیں۔ فائل کو ایسے تقاضوں پر پورا اترنا ہوتا ہے جو معتبر ری پروڈکشن کی ضمانت دیں۔ اسے لازماً PDF/A کے مطابقمیں اضافہ کرنے کا عمل ہے۔

ہونا چاہیے۔ اس کا مطلب ہے کہ PDF کو طویل مدتی آرکائیو کے لیے تیار کرنے کے لیے کچھ احتیاطی تدابیر اختیار کرنا ضروری ہیں:

• تمام مطلوبہ فونٹس کو PDF میں ضم کرنا ہوگا
• ضم شدہ ویڈیو اور آڈیو ڈیٹا ممنوع ہے
• فائل میں بیرونی مواد کے حوالہ جات شامل نہیں ہونے چاہئیں
• فائلوں کو پاس ورڈ کے ساتھ انکرپٹ نہیں کیا جا سکتا، کیونکہ تمام مواد ہمیشہ مکمل طور پر دستیاب ہونا چاہیے
• سافٹ ویئر کو میٹا ڈیٹا کے لیے XMP فارمیٹ بھی استعمال کرنا ہوگا، وغیرہ۔

عملی طور پر دستاویزات کے آرکائیونگ کے لیے کئی ڈیجیٹل فارمیٹس استعمال کیے جاتے ہیں۔ اس کے باوجود، طویل مدتی دستاویزی ذخیرہ کے لیے تجویز کردہ ڈیجیٹل فارمیٹ PDF/A ہے۔

PDF/A فارمیٹ کو ڈیوائس، سافٹ ویئر اور ورژن سے آزاد، خود مختار، خود تشریحی اور شفاف (آسانی سے تجزیہ اور ساختی طور پر سمجھا جا سکے) ہونا چاہیے۔ یہ دیکھنے، پرنٹ کرنے اور تبادلے کو معیاری بناتا ہے، جو اس لیے بھی اہم ہے کہ یہ آپ کے آرکائیو میں تکنیکی طور پر قابل قبول PDFs کی ضمانت دیتا ہے۔

PDF/A استعمال کرنے کی وجوہات

دستاویزات کو طویل عرصے تک آرکائیو کرنے کے امکان کے علاوہ، PDF/A معیار استعمال کرنے پر غور کرنے کی چند اور معقول وجوہات یہ ہیں:

• فل ٹیکسٹ سرچ: PDF/A آپ کو کسی مخصوص ڈیٹا سیٹ کے اندر خاص معلومات تلاش کرنے اور ان تک رسائی میں مدد دیتا ہے۔ اسکین کی گئی دستاویزات کے معاملے میں، یہ معیار اس متن کی اجازت دیتا ہے جس میں تلاش ممکن ہو اور جو OCR - آپٹیکل کریکٹر ریکگنیشن کے ذریعے تیار کیا گیا ہو۔
• مواد دوبارہ استعمال کریں: PDF/A Conformance Level A مواد کے دوبارہ استعمال کو آسان بناتا ہے۔ ایسی فائلوں کو دوسرے فارمیٹس میں تبدیل کرنا بہت آسان ہوتا ہے۔
• قانونی طور پر قابل نفاذ دستاویزات: ڈیجیٹل طور پر دستخط شدہ دستاویزات کے لیے PDF/A بہترین انتخاب ہے۔ PDF/A دستاویزات کو ہمیشہ جدید ترین ٹیکنالوجی کے ساتھ ڈیجیٹل طور پر سائن کیا جا سکتا ہے۔
• PDF/A دیگر معیارات کے ساتھ ملا کر: PDF/A کا ISO کے دیگر PDF معیارات کے ساتھ قریبی تعلق ہے۔
• ملٹی پارٹ PDF/A معیار صارفین کو بہت زیادہ لچک فراہم کرتا ہے۔
• پلیٹ فارم سے آزاد: PDF/A پلیٹ فارم سے آزاد ہے۔
• PDF/A میں کم جگہ درکار ہوتی ہے: موثر کمپریشن الگورتھم کے استعمال کی وجہ سے PDF/A دستاویزات عموماً چھوٹی ہوتی ہیں۔
• PDF/A کی وسیع قبولیت: PDF/A پہلے ہی یورپ اور ایشیا کی کئی حکومتوں اور تنظیموں میں طویل مدتی آرکائیونگ کے لیے تجویز یا لازمی اور قانوناً لازم قرار دیا جا چکا ہے۔ شمالی امریکا میں بھی دائرۂ اختیار اور لائبریریوں کے شعبوں میں ایسی سفارشات موجود ہیں۔ اس معیار کی طلب مسلسل بڑھ رہی ہے۔

PDF/A ویلیڈیشن کے بارے میں کیا خیال ہے - کیا یہ ضروری ہے؟

چونکہ ہمیشہ یہ جاننا آسان نہیں ہوتا کہ آیا موجودہ PDF فائل واقعی ISO کے PDF/A معیار پر پورا اترتی ہے یا نہیں، اس لیے بہتر ہے کہ ایک ویلیڈیشن چیک کیا جائے جو آپ کے دستاویز کے تمام متعلقہ حصوں کا جائزہ لے۔

آپ کو یہ کب کرنا چاہیے؟

• PDF/A فائل کو تخلیق کے فوراً بعد ویلیڈیٹ کرنا چاہیے تاکہ یقینی بنایا جا سکے کہ یہ عمل کامیابی سے مکمل ہوا ہے۔
• اگر PDF/A فائلیں موصول یا بھیجی جائیں تو ویلیڈیشن بھی تجویز کی جاتی ہے۔
• ڈیجیٹل آرکائیو میں محفوظ کرنے سے پہلے ڈیٹا کو لازماً ویلیڈیٹ کریں۔

PDF/A فائلوں کو کیسے ویلیڈیٹ کریں؟

PDF/A ویلیڈیٹر اس بات کی تصدیق کرنے کے لیے استعمال کیے جا سکتے ہیں کہ فائل واقعی PDF/A فائل ہے۔ یہ آن لائن ٹولز ہوتے ہیں جو چیک کرتے ہیں کہ معیار کے تمام عناصر پورے کیے گئے ہیں یا نہیں۔

ہماری مفت آن لائن ٹول کے ساتھ بنائی گئی PDF/A فائلیں ISO کے مطابق ہوتی ہیں اور وہ Vera PDF ویلیڈیشنبھی پاس کرتی ہیں۔ Vera PDF ایک اوپن سورس فائل فارمیٹ ویلیڈیٹر ہے جو PDF/A کے تمام حصوں اور کنفارمنس لیولز کا احاطہ کرتا ہے۔

PDF کو آن لائن PDF/A میں تبدیل کریں

PDF/A کنورژن کا عمل آسانی سے کسی آن لائن PDF/A کنورٹر کے ذریعے کیا جا سکتا ہے جو چند سیکنڈ میں PDF کو ISO کے مطابق PDF/A فائلوں میں تبدیل کر سکتا ہے۔

بطور Premium صارف، آپ باآسانی PDF کو آن لائن PDF/A میں تبدیل کر سکتے ہیں ہمارا نیا PDF/A کنورژن ٹول استعمال کرتے ہوئے!

ابھی تک Premium صارف نہیں ہیں؟ PDF2Go آپ کو مؤثر PDF کنورژن حل پیش کرتا ہے! اپنی دستاویزات کو طویل عرصے تک محفوظ رکھیں۔ اپنی PDF فائلوں کو باآسانی مینیج کریں۔ پریمیم حاصل کریں!